Thuật ngữ hành chính – pháp lý tiếng Anh theo từng loại hồ sơ

Thuật ngữ hành chính – pháp lý tiếng Anh thường xuất hiện trong giấy tờ cá nhân, hồ sơ visa, văn bản do cơ quan nhà nước ban hành, tài liệu tư pháp, hồ sơ thầu và các thủ tục có yếu tố nước ngoài. Điểm khó của nhóm thuật ngữ này không nằm ở số lượng từ, mà ở việc phải xác định đúng cơ quan, loại văn bản, chủ thể và mục đích sử dụng.

Một cách dịch có thể đúng về nghĩa thông thường nhưng chưa phù hợp với hồ sơ chính thức. Chẳng hạn, tên một cơ quan phải thể hiện đúng cấp quản lý; tên giấy tờ phải phản ánh đúng chức năng; còn thuật ngữ pháp lý cần giữ nguyên phạm vi quyền, nghĩa vụ và hiệu lực được thể hiện trong văn bản nguồn.

Hub này được tổ chức theo quá trình đọc và xử lý một bộ hồ sơ, giúp người đọc biết nên tra cứu nhóm thuật ngữ nào trước, thay vì học một danh sách từ rời rạc.

Đây là một phần của Kho từ vựng và thuật ngữ đa ngôn ngữ do BKMOS xây dựng.

Một hồ sơ hành chính – pháp lý thường có năm lớp thông tin

Trước khi tra từ, người đọc nên xác định thuật ngữ đang thuộc lớp thông tin nào trong tài liệu.

1. Cơ quan ban hành: bộ, sở, ủy ban nhân dân, tòa án, cơ quan công an hoặc đơn vị chuyên môn.
2. Tên văn bản: giấy chứng nhận, giấy xác nhận, quyết định, thông báo, giấy phép, bản án hoặc hợp đồng.
3. Chủ thể: cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp, người đại diện, người có thẩm quyền hoặc các bên tham gia.
4. Nội dung pháp lý: quyền, nghĩa vụ, xác nhận, cho phép, từ chối, yêu cầu, cam kết hoặc xử lý vi phạm.
5. Phần xác nhận: chữ ký, chức danh, con dấu, số hiệu, ngày cấp và cơ quan cấp.

Cách phân lớp này giúp tránh lỗi thường gặp là chỉ nhìn vào một từ riêng lẻ mà bỏ qua chức năng của từ đó trong toàn bộ văn bản.

1. Tra cứu tên cơ quan và đơn vị ban hành

Tên cơ quan là thành phần xuất hiện thường xuyên trong giấy khai sinh, căn cước, giấy xác nhận cư trú, lý lịch tư pháp, quyết định hành chính, văn bằng và nhiều hồ sơ công chứng.

Người dịch cần thể hiện đúng cả cấp cơ quan và tên đơn vị. Bộ, sở, phòng, cục, ủy ban và cơ quan công an không thể được thay thế cho nhau chỉ vì cùng thực hiện chức năng quản lý nhà nước.

Danh sách tên các bộ, ngành và cơ quan nhà nước

Bài Tên tiếng Anh các bộ, ngành, cơ quan nhà nước là điểm tra cứu ban đầu cho tên Chính phủ, các bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và một số đơn vị quản lý nhà nước.

Khi sử dụng danh sách này, cần kiểm tra thêm tên cơ quan được thể hiện trên văn bản gốc. Nếu tài liệu cũ ghi tên một cơ quan tại thời điểm trước khi đổi tên hoặc sắp xếp lại, bản dịch không nên tự ý thay bằng tên hiện tại.

Phân biệt cơ quan nhà nước theo từng cấp

Để hiểu rõ hơn sự khác nhau giữa bộ, sở, ủy ban nhân dân, tòa án, viện kiểm sát và cơ quan công an, người đọc nên tham khảo bài Cơ quan nhà nước tiếng Anh là gì?.

Bài viết này phù hợp khi cần xác định:

• Cách dịch chung của “cơ quan nhà nước”;
• Sự khác nhau giữa cơ quan trung ương và địa phương;
• Cách dịch Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân;
• Cách thể hiện tên cơ quan cấp tỉnh, huyện, xã hoặc phường;
• Thuật ngữ chỉ cơ quan cấp giấy và cơ quan ban hành.

Cơ quan công an

Với văn bản do ngành công an cấp, có thể tham khảo bài Bộ Công an tiếng Anh là gì? và bài Công an tỉnh tiếng Anh là gì?.

Không nên dịch chung mọi cơ quan công an thành một từ duy nhất. Tên cơ quan cần phản ánh đúng cấp bộ, cục, tỉnh, thành phố, quận, huyện, xã hoặc phường được ghi trên tài liệu.

Với giấy tờ về cư trú, căn cước và dữ liệu dân cư, người đọc có thể tham khảo thêm:

• Cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội tiếng Anh là gì?
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tiếng Anh là gì?

2. Tra cứu tên giấy tờ và hồ sơ visa

Sau khi xác định cơ quan ban hành, bước tiếp theo là nhận diện đúng loại giấy tờ. Một bộ hồ sơ visa hoặc định cư có thể gồm giấy tờ hộ tịch, giấy tờ tùy thân, tài liệu học tập, chứng minh nghề nghiệp và tài liệu tài chính.

Tên các giấy tờ làm visa

Bài Tên các giấy tờ làm visa cung cấp danh sách tham khảo về bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ và một số tài liệu thường xuất hiện trong hồ sơ.

Tuy nhiên, tên giấy tờ cần được kiểm tra theo đúng văn bản thực tế. Những cụm như “giấy chứng nhận”, “giấy xác nhận”, “giấy phép” và “quyết định” thể hiện những chức năng khác nhau, không nên được dịch bằng một từ chung.

Nhóm giấy tờ cá nhân và hộ tịch

Người đọc cần tra cứu tổng quan có thể bắt đầu từ bài Giấy tờ cá nhân tiếng Anh là gì?.

Từ đó, có thể đi sâu vào từng loại tài liệu:

• Căn cước công dân tiếng Anh là gì?
• Giấy khai sinh tiếng Anh là gì?
• Giấy đăng ký kết hôn tiếng Anh là gì?
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tiếng Anh là gì?
• Giấy xác nhận cư trú tiếng Anh là gì?
• Lý lịch tư pháp tiếng Anh là gì?

Khi các giấy tờ được nộp trong cùng một bộ hồ sơ, tên người, ngày sinh, địa chỉ, số giấy tờ và tên cơ quan phải được trình bày nhất quán. Một thay đổi nhỏ trong cách viết tên riêng hoặc địa danh có thể khiến các tài liệu trông như thuộc về những người khác nhau.

Người cần xử lý hồ sơ thực tế có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ visa hoặc trang tổng hợp dịch thuật công chứng.

3. Thuật ngữ tư pháp, an ninh và quốc phòng

Nhóm này liên quan đến hành vi vi phạm, hoạt động xét xử, cơ quan bảo vệ pháp luật, cấp bậc, lực lượng và các vấn đề về chủ quyền.

Từ vựng về tội phạm

Bài Từ vựng tiếng Anh về tội phạm tập hợp một số từ liên quan đến hành vi vi phạm và người thực hiện hành vi.

Khi sử dụng nhóm từ này trong hồ sơ pháp lý, cần phân biệt:

• Tên hành vi và tên người thực hiện;
• Cáo buộc và kết luận đã có hiệu lực;
• Vi phạm hành chính và hành vi hình sự;
• Người bị tình nghi, bị can, bị cáo và người đã bị kết án;
• Ngôn ngữ báo chí và thuật ngữ dùng trong hồ sơ tố tụng.

Không nên dùng một từ mang ý nghĩa kết tội khi văn bản nguồn mới chỉ thể hiện nghi vấn, điều tra hoặc cáo buộc.

Cấp bậc và thuật ngữ quân đội

Những người xử lý hồ sơ quân nhân, lý lịch, văn bản quốc phòng hoặc tin tức có thể tham khảo:

• Từ vựng cấp bậc quân đội Việt Nam;
• Từ vựng tiếng Anh sử dụng trong quân đội.

Cấp bậc, chức vụ và đơn vị công tác là ba thành phần khác nhau. Một người có thể giữ một cấp bậc quân hàm nhưng đảm nhiệm một chức vụ cụ thể tại một đơn vị. Bản dịch cần thể hiện đúng từng thành phần thay vì gộp chúng thành một cụm không rõ nghĩa.

Biển đảo và chủ quyền

Bài 63 từ vựng tiếng Anh về biển đảo và chủ quyền phù hợp với tài liệu báo chí, đối ngoại, nghiên cứu hoặc nội dung liên quan đến lãnh thổ.

Với nhóm này, cần phân biệt từ vựng mô tả địa lý với thuật ngữ mang ý nghĩa pháp lý hoặc ngoại giao. Không nên thay đổi sắc thái của văn bản nguồn chỉ để câu dịch mạnh hơn hoặc mềm hơn.

4. Thuật ngữ hồ sơ thầu và tài liệu doanh nghiệp

Hồ sơ thầu là nhóm tài liệu giao thoa giữa hành chính, pháp lý, tài chính và kỹ thuật. Trong cùng một bộ hồ sơ có thể xuất hiện tư cách nhà thầu, bảo lãnh, tiêu chí đánh giá, đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính và điều kiện hợp đồng.

Bài Một số thuật ngữ tiếng Anh về hồ sơ thầu cung cấp các cụm từ thường gặp trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.

Khi sử dụng thuật ngữ hồ sơ thầu, cần chú ý:

• Phân biệt bên mời thầu, chủ đầu tư và nhà thầu;
• Không nhầm hồ sơ mời thầu với hồ sơ dự thầu;
• Giữ chính xác tên biểu mẫu và tài liệu đính kèm;
• Thống nhất thuật ngữ giữa phần pháp lý, tài chính và kỹ thuật;
• Không tự ý thay đổi điều kiện, tiêu chí hoặc phạm vi cam kết.

Người đang xử lý một bộ hồ sơ hoàn chỉnh có thể tham khảo thêm bài lưu ý khi dịch thuật hồ sơ thầu quốc tế và dịch vụ dịch thuật hồ sơ thầu.

5. Thuật ngữ bằng cấp và văn bản giáo dục

Bằng cấp và chứng chỉ vừa là tài liệu giáo dục vừa có giá trị sử dụng trong các thủ tục hành chính như xin việc, du học, công nhận văn bằng, visa và định cư.

Bài Thông tư hướng dẫn ghi bằng cấp bằng tiếng Anh giúp người đọc tham khảo cách thể hiện một số thông tin trên văn bằng.

Khi dịch tài liệu học tập, cần kiểm soát riêng:

• Tên loại bằng và trình độ đào tạo;
• Tên cơ sở giáo dục;
• Ngành và chuyên ngành;
• Hình thức đào tạo;
• Ngày cấp, số hiệu và số vào sổ;
• Tên môn học và kết quả học tập.

Đối với bảng điểm hoặc chương trình đào tạo, người đọc nên chuyển sang hub Tên môn học và ngành học bằng tiếng Anh.

Bốn nguyên tắc lựa chọn thuật ngữ hành chính – pháp lý

1. Dịch theo chức năng của văn bản

Trước khi chọn tên tiếng Anh, cần xác định tài liệu dùng để chứng nhận, xác nhận, cho phép, thông báo, quyết định hay ghi nhận một sự kiện pháp lý.

Hai giấy tờ có tên tiếng Việt gần giống nhau vẫn có thể có chức năng khác nhau và cần cách dịch khác nhau.

2. Giữ đúng tên cơ quan trên tài liệu nguồn

Không tự ý đổi tên cơ quan cũ sang tên mới, nâng cấp cơ quan cấp dưới thành cơ quan cấp trên hoặc lược bỏ đơn vị trực thuộc.

Nếu cơ quan đã công bố tên tiếng Anh chính thức, nên ưu tiên cách thể hiện đó và sử dụng nhất quán trong toàn bộ hồ sơ.

3. Không làm thay đổi mức độ pháp lý

Các từ thể hiện nghĩa vụ, quyền, điều kiện, cho phép, cấm hoặc xác nhận phải được lựa chọn thận trọng. Không nên làm mềm một yêu cầu bắt buộc hoặc biến một khả năng thành một quyền chắc chắn.

4. Thống nhất tên riêng và thuật ngữ

Trước khi dịch một bộ hồ sơ nhiều trang, nên lập danh sách tên người, địa danh, cơ quan, chức danh, loại giấy tờ và các thuật ngữ lặp lại.

Danh sách này giúp hạn chế việc một đối tượng bị thể hiện bằng nhiều cách khác nhau trong cùng bộ hồ sơ.

Danh sách kiểm tra trước khi sử dụng thuật ngữ

Người muốn luyện cách đặt thuật ngữ vào một văn bản hoàn chỉnh có thể tiếp tục với hub Thực hành dịch thuật pháp lý – hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Thuật ngữ hành chính và thuật ngữ pháp lý có giống nhau không?

Không hoàn toàn. Thuật ngữ hành chính thường liên quan đến cơ quan quản lý, giấy tờ, xác nhận và thủ tục. Thuật ngữ pháp lý thường liên quan đến quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm, tranh chấp và hậu quả pháp luật. Nhiều tài liệu có thể chứa đồng thời cả hai nhóm.

Tên cơ quan nhà nước có thể dịch từng chữ không?

Không nên dịch máy móc từng thành phần. Cần kiểm tra tên chính thức, cấp cơ quan, chức năng và cách trình bày trên văn bản nguồn.

Một loại giấy tờ có thể có nhiều tên tiếng Anh không?

Có. Sự khác nhau có thể đến từ hệ thống pháp luật, cách dùng của từng quốc gia hoặc cách thể hiện do cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Phương án được chọn phải phản ánh đúng bản chất của giấy tờ Việt Nam.

Có nên dịch tên cơ quan trên giấy tờ cũ theo tên hiện tại?

Không nên tự ý cập nhật. Bản dịch cần phản ánh đúng cơ quan được ghi trên tài liệu tại thời điểm ban hành, trừ khi khách hàng hoặc cơ quan tiếp nhận có yêu cầu khác.

Có thể dùng danh sách từ vựng để tự dịch hồ sơ không?

Danh sách thuật ngữ hỗ trợ tra cứu ban đầu nhưng chưa đủ để xử lý một bộ hồ sơ chính thức. Người dịch còn phải kiểm tra ngữ cảnh, tính nhất quán, định dạng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Thuật ngữ pháp lý có nên được diễn giải cho dễ hiểu không?

Người dịch có thể điều chỉnh cấu trúc câu để bản dịch rõ ràng nhưng không được tự bổ sung, lược bỏ hoặc giải thích làm thay đổi nội dung pháp lý của văn bản nguồn.

Tiếp tục tra cứu trong hệ thống BKMOS

• Tên tiếng Anh các bộ, ngành, cơ quan nhà nước
• Tên các giấy tờ làm visa
• Thuật ngữ tiếng Anh về hồ sơ thầu
• Từ vựng tiếng Anh về tội phạm
• Từ vựng cấp bậc quân đội Việt Nam
• Từ vựng tiếng Anh sử dụng trong quân đội
• Hướng dẫn ghi bằng cấp bằng tiếng Anh
• Từ vựng tiếng Anh chuyên ngành

Nội dung được biên soạn và kiểm duyệt bởi Nguyễn Đình Phúc – Founder/CEO BKMOS, chuyên gia dịch thuật.

BKMOS – Chuyên gia dịch thuật của bạn.