Giấy tờ cá nhân tiếng Anh thường được gọi chung là personal documents. Tuy nhiên, đây chỉ là thuật ngữ bao quát. Nếu nói riêng về giấy tờ chứng minh danh tính, nên dùng identity documents; nếu nói về khai sinh, kết hôn, khai tử và các sự kiện hộ tịch, dùng civil status documents.
Vì mỗi giấy tờ có tên gọi và chức năng pháp lý riêng, bản dịch chính thức không nên dùng một thuật ngữ chung cho tất cả. Bài viết này giúp bạn chọn đúng nhóm thuật ngữ, tra cứu nhanh tên tiếng Anh của những giấy tờ cá nhân thường gặp và đi đến từng bài hướng dẫn chuyên sâu.
Đây là hub chuyên đề thuộc Thuật ngữ hành chính – pháp lý tiếng Anh do BKMOS xây dựng. Cụm tập trung vào giấy tờ nhận dạng, hộ tịch, cư trú và tư pháp của cá nhân; giấy tờ học tập và lao động được tổ chức thành các cụm nội dung riêng.
Trả lời nhanh: “Giấy tờ cá nhân” thường là personal documents. “Giấy tờ tùy thân” là identity documents hoặc identification documents. “Giấy tờ hộ tịch” là civil status documents. Khi dịch một văn bản cụ thể, cần dùng đúng tên của văn bản đó, chẳng hạn Birth Certificate, Marriage Certificate hoặc Criminal Record Certificate.
Tra cứu nhanh các bài trong cụm giấy tờ cá nhân
| Giấy tờ cần tra cứu | Thuật ngữ chính | Hướng dẫn chuyên sâu |
|---|---|---|
| Căn cước công dân, thẻ căn cước | Citizen Identity Card / Identity Card | Căn cước công dân tiếng Anh là gì? |
| Giấy khai sinh, trích lục khai sinh | Birth Certificate / Extract of Birth Registration | Giấy khai sinh tiếng Anh là gì? |
| Giấy đăng ký, chứng nhận kết hôn | Marriage Certificate | Giấy đăng ký kết hôn tiếng Anh là gì? |
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | Certificate of Marital Status | Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tiếng Anh là gì? |
| Giấy xác nhận thông tin về cư trú, CT07 | Certificate of Residence Information | Giấy xác nhận cư trú tiếng Anh là gì? |
| Phiếu lý lịch tư pháp số 1, số 2 | Criminal Record Certificate | Lý lịch tư pháp tiếng Anh là gì? |
Giấy tờ cá nhân tiếng Anh là gì?
Personal documents là cách gọi phù hợp khi đề cập chung đến một nhóm tài liệu liên quan đến danh tính, hộ tịch, cư trú hoặc tình trạng pháp lý của một cá nhân.
Ví dụ:
- Please submit the required personal documents. – Vui lòng nộp các giấy tờ cá nhân được yêu cầu.
- The personal documents must be translated into English. – Các giấy tờ cá nhân phải được dịch sang tiếng Anh.
Tuy nhiên, không nên đặt tiêu đề bản dịch của căn cước, giấy khai sinh hoặc giấy kết hôn là “Personal Document”. Trong bản dịch hồ sơ, tên tài liệu phải thể hiện đúng loại giấy tờ và chức năng xác nhận của văn bản gốc.
Phân biệt các nhóm thuật ngữ dễ nhầm
| Thuật ngữ | Phạm vi sử dụng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Personal documents | Cách gọi chung cho giấy tờ của một cá nhân trong bộ hồ sơ | Căn cước, hộ chiếu, khai sinh, kết hôn, cư trú |
| Identity documents | Giấy tờ dùng để nhận dạng và chứng minh danh tính | Căn cước, hộ chiếu, giấy tờ nhận dạng hợp lệ |
| Civil status documents | Giấy tờ ghi nhận sự kiện hộ tịch | Khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử |
| Residence documents | Giấy tờ thể hiện hoặc xác nhận thông tin cư trú | CT07, giấy tờ cư trú, sổ hộ khẩu cũ |
| Vital records | Cách gọi thường gặp trong một số hệ thống, đặc biệt tại Hoa Kỳ, đối với hồ sơ khai sinh, kết hôn và khai tử | Birth, marriage and death records |
“Hồ sơ cá nhân” cũng không có một bản dịch cố định. Tùy bối cảnh, có thể dùng personal documents khi nói về bộ giấy tờ cần nộp, personal file trong quản lý nhân sự hoặc personal records khi nói về dữ liệu, hồ sơ được lưu giữ.
Bốn nhóm giấy tờ cá nhân thường gặp
1. Giấy tờ nhận dạng cá nhân
Nhóm này dùng để xác định một người và đối chiếu các trường thông tin như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số định danh, ngày cấp và cơ quan cấp. Các giấy tờ thường gặp gồm căn cước công dân, thẻ căn cước, chứng minh nhân dân cũ, hộ chiếu và giấy xác nhận nhân thân.
Với căn cước, điều quan trọng không chỉ là chọn Citizen Identity Card hay Identity Card, mà còn phải thống nhất cách ghi họ tên, số thẻ, địa chỉ và cơ quan cấp trong toàn bộ hồ sơ. Xem phân tích tại bài cách dịch căn cước công dân sang tiếng Anh.
2. Giấy tờ hộ tịch
Giấy tờ hộ tịch ghi nhận những sự kiện pháp lý cơ bản của cá nhân, gồm khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử và tình trạng hôn nhân. Đây là nhóm tài liệu thường xuất hiện trong hồ sơ đoàn tụ, định cư, bảo lãnh thân nhân, đăng ký kết hôn với người nước ngoài và thừa kế.
Trong nhóm này, cần phân biệt rõ:
- Birth Certificate: giấy khai sinh;
- Marriage Certificate: giấy chứng nhận hoặc giấy đăng ký kết hôn theo cách gọi thông dụng;
- Certificate of Marital Status: giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Divorce Judgment và Divorce Decision: bản án và quyết định ly hôn;
- Death Certificate: giấy chứng tử.
Tra cứu chi tiết tại các bài giấy khai sinh tiếng Anh, giấy đăng ký kết hôn tiếng Anh và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tiếng Anh.
3. Giấy tờ cư trú
Giấy tờ cư trú thể hiện nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại hoặc lịch sử cư trú của cá nhân. Với mẫu CT07, tên văn bản “Xác nhận thông tin về cư trú” có thể được thể hiện là Confirmation of Residence Information; khi gọi tên giấy tờ, BKMOS ưu tiên Certificate of Residence Information.
Không nên nhầm CT07 với Residence Permit, Temporary Residence Card hoặc Permanent Residence Card, vì các tài liệu này có chức năng khác. Xem bảng thuật ngữ và mẫu dịch tại bài giấy xác nhận cư trú tiếng Anh là gì.
4. Giấy tờ tư pháp và xác nhận nhân thân
Nhóm này thường được dùng để chứng minh tình trạng án tích, lý lịch hoặc thông tin nhân thân trong hồ sơ visa, lao động, du học và định cư. Phiếu lý lịch tư pháp có thể được dịch là Criminal Record Certificate; trong một số yêu cầu quốc tế có thể gặp Police Clearance Certificate hoặc Judicial Record Certificate.
Việc chọn thuật ngữ phải căn cứ vào tên giấy, loại phiếu và yêu cầu của nơi nhận. Bài lý lịch tư pháp tiếng Anh là gì phân tích riêng Phiếu số 1, Phiếu số 2 và các cách gọi thường gặp.
Bảng tiếng Anh các giấy tờ cá nhân thường gặp
| Tên tiếng Việt | Tiếng Anh tham khảo | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy tờ cá nhân | Personal documents | Cách gọi chung, không dùng thay tên văn bản cụ thể |
| Giấy tờ tùy thân | Identity documents / Identification documents | Nhóm giấy tờ chứng minh danh tính |
| Căn cước công dân | Citizen Identity Card | Thống nhất với bản dịch các giấy tờ liên quan |
| Thẻ căn cước | Identity Card / Citizen Identity Card | Dịch theo tên và nội dung trên bản gốc |
| Chứng minh nhân dân | Identity Card | Dùng khi dịch giấy tờ cũ |
| Hộ chiếu | Passport | Không dịch hoặc thay đổi dữ liệu hộ chiếu |
| Giấy khai sinh | Birth Certificate | Phân biệt với trích lục khai sinh |
| Trích lục khai sinh | Extract of Birth Registration | Dịch theo đúng tên mẫu được cấp |
| Giấy đăng ký kết hôn | Marriage Certificate | Không dịch máy móc là Marriage Registration Paper |
| Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân | Certificate of Marital Status | Không mặc định mọi trường hợp là Single Status Certificate |
| Bản án ly hôn | Divorce Judgment | Phân biệt với quyết định ly hôn |
| Quyết định ly hôn | Divorce Decision | Bám đúng loại văn bản gốc |
| Giấy chứng tử | Death Certificate | Phân biệt với giấy báo tử hoặc giấy xác nhận nguyên nhân tử vong |
| Giấy xác nhận thông tin về cư trú | Certificate of Residence Information | Không nhầm với thẻ hoặc giấy phép cư trú |
| Sổ hộ khẩu | Household Registration Book | Dùng cho tài liệu giấy cũ cần dịch |
| Lý lịch tư pháp | Criminal Record Certificate | Có thể thay đổi theo yêu cầu của nơi nhận |
| Giấy ủy quyền | Power of Attorney / Authorization Letter | Chọn theo phạm vi ủy quyền và loại văn bản |
Bảng trên dùng để định hướng tra cứu, không thay thế việc kiểm tra văn bản gốc. Cùng một tên gọi tiếng Việt có thể cần xử lý khác nhau tùy mẫu, cơ quan cấp, thời điểm cấp và mục đích sử dụng.
Cách chọn đúng thuật ngữ trong một bộ hồ sơ
Thay vì dịch theo một danh sách từ cố định, nên kiểm tra ba yếu tố:
- Văn bản xác nhận điều gì? Danh tính, sự kiện hộ tịch, nơi cư trú hay tình trạng án tích?
- Tên và hình thức của bản gốc là gì? Giấy chứng nhận, xác nhận, trích lục, quyết định hay bản án?
- Hồ sơ được nộp cho đâu? Đại sứ quán, trường học, cơ quan di trú, tòa án hay doanh nghiệp có thể sử dụng thuật ngữ khác nhau.
Sau khi chọn thuật ngữ, cần thống nhất họ tên, ngày sinh, địa danh, số giấy tờ và tên cơ quan cấp giữa tất cả các bản dịch. Khi phải dịch tên cơ quan nhà nước, bạn có thể đối chiếu thêm tại bài cơ quan nhà nước tiếng Anh là gì.
Khi nào cần dịch giấy tờ cá nhân sang tiếng Anh?
Giấy tờ cá nhân thường cần dịch khi được sử dụng trong thủ tục có yếu tố nước ngoài, phổ biến nhất là:
- Hồ sơ xin visa: xác minh danh tính, quan hệ gia đình, cư trú và lý lịch;
- Hồ sơ du học: giấy tờ cá nhân thường đi cùng giấy tờ học tập;
- Hồ sơ kết hôn với người nước ngoài: khai sinh, tình trạng hôn nhân, cư trú, ly hôn và giấy tờ nhận dạng;
- Hồ sơ định cư, đoàn tụ: giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân và quá trình cư trú;
- Hồ sơ lao động, cấp phép, tuyển dụng hoặc xác minh lý lịch ở nước ngoài. Các giấy tờ việc làm nên được tra cứu riêng tại hub hồ sơ lao động tiếng Anh là gì.
Dịch giấy tờ cá nhân có bắt buộc công chứng không?
Không có một yêu cầu chung áp dụng cho mọi hồ sơ. Hình thức bản dịch phụ thuộc vào cơ quan tiếp nhận, quốc gia, mục đích sử dụng và loại thủ tục. Nơi nhận có thể chấp nhận bản dịch thông thường, yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, bản dịch công chứng hoặc yêu cầu thêm chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự.
Trước khi thực hiện, nên kiểm tra trực tiếp hướng dẫn của nơi nhận. Bạn có thể đọc thêm về quy trình và cách chuẩn bị tại trang dịch thuật công chứng của BKMOS.
Năm lỗi cần tránh khi dịch giấy tờ cá nhân
- Dịch từng chữ: chẳng hạn dùng “Marriage Registration Paper” thay cho “Marriage Certificate”.
- Dùng một thuật ngữ cho nhiều giấy khác nhau: CT07 không phải là Residence Permit hoặc Residence Card.
- Không thống nhất dữ liệu: họ tên, ngày sinh, địa chỉ và số giấy tờ khác nhau giữa các bản dịch.
- Tự sửa bản gốc: người dịch không tự ý thay đổi địa danh, ngày tháng, tên cơ quan hoặc thông tin đã ghi trên giấy.
- Bỏ qua yêu cầu của nơi nhận: đúng từ vựng nhưng sai mẫu, sai hình thức xác nhận hoặc không đúng thời hạn tài liệu vẫn có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.
Lưu ý khi gửi giấy tờ để dịch
- Chụp hoặc scan rõ toàn bộ hai mặt, dấu, chữ ký, mã QR và số văn bản;
- Gửi cùng lúc các giấy tờ liên quan để kiểm tra tính thống nhất;
- Cung cấp hộ chiếu nếu cần thống nhất cách ghi họ tên bằng chữ Latin;
- Thông báo rõ quốc gia, cơ quan tiếp nhận và mục đích nộp hồ sơ;
- Gửi kèm mẫu hoặc hướng dẫn riêng của nơi nhận nếu có.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ cá nhân tiếng Anh là gì?
Giấy tờ cá nhân tiếng Anh thường là personal documents. Đây là thuật ngữ chung cho các giấy tờ liên quan đến một cá nhân; tên bản dịch của từng văn bản vẫn phải dùng thuật ngữ riêng.
Giấy tờ tùy thân tiếng Anh là gì?
Giấy tờ tùy thân thường là identity documents hoặc identification documents. Ở số ít, có thể dùng identity document.
Giấy tờ hộ tịch tiếng Anh là gì?
Giấy tờ hộ tịch thường là civil status documents. Trong một số ngữ cảnh tại Hoa Kỳ có thể gặp vital records, nhưng hai cụm không nên được xem là tương đương tuyệt đối trong mọi hệ thống pháp luật.
Hồ sơ cá nhân tiếng Anh là gì?
Tùy ngữ cảnh, “hồ sơ cá nhân” có thể là personal documents, personal file hoặc personal records. Không nên mặc định dùng một cách dịch duy nhất khi chưa biết chức năng của hồ sơ.
Có nên tự dịch giấy tờ cá nhân không?
Bạn có thể tự dịch để tham khảo. Với hồ sơ chính thức, cần kiểm tra nơi nhận có yêu cầu người dịch đủ điều kiện, chứng thực chữ ký người dịch, công chứng hoặc hình thức xác nhận khác hay không.
Tên người và địa danh có được tự sửa trong bản dịch không?
Không. Bản dịch phải phản ánh trung thực tài liệu gốc. Khi có khác biệt giữa các giấy tờ, nên đối chiếu hộ chiếu, yêu cầu của nơi nhận và xử lý bằng ghi chú phù hợp thay vì tự ý sửa thông tin.
Dịch thuật giấy tờ cá nhân tại BKMOS
BKMOS tiếp nhận dịch căn cước, hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy xác nhận cư trú, lý lịch tư pháp và các giấy tờ cá nhân khác phục vụ visa, du học, định cư, kết hôn, lao động và thủ tục quốc tế.
Mỗi bộ hồ sơ được kiểm tra theo loại giấy tờ, mục đích sử dụng, yêu cầu xác nhận và tính thống nhất của dữ liệu trước khi dịch. Bản dịch được trình bày bám sát tài liệu gốc, không tự ý thêm, bớt hoặc sửa nội dung.
Bạn có thể liên hệ BKMOS hoặc gửi tài liệu để nhận báo giá dịch thuật theo ngôn ngữ, số lượng trang và hình thức xác nhận cần sử dụng.
