Câu hỏi thường gặp về dịch vụ dịch thuật tại BKMOS

Để kiểm tra tài liệu và lập báo giá phù hợp, BKMOS cần một số thông tin cơ bản:

• File, bản scan hoặc ảnh chụp tài liệu cần dịch;
• Ngôn ngữ của tài liệu gốc và ngôn ngữ cần dịch sang;
• Mục đích sử dụng bản dịch, chẳng hạn nộp cơ quan nhà nước, đại sứ quán, trường học, đối tác hoặc sử dụng nội bộ;
• Thời hạn mong muốn nhận bản dịch;
• Yêu cầu dịch thường, đóng dấu công ty, công chứng hoặc chứng thực;
• Số lượng bản giấy hoặc bản công chứng cần nhận;
• Định dạng bàn giao mong muốn như Word, PDF, Excel hoặc bản in;
• Tài liệu tham khảo, bảng thuật ngữ hoặc bản dịch cũ nếu có;
• Yêu cầu bảo mật đặc biệt của dự án.

Khách hàng chưa xác định được đầy đủ các thông tin trên vẫn có thể gửi tài liệu. Chuyên viên BKMOS sẽ kiểm tra và trao đổi lại những vấn đề cần làm rõ trước khi báo giá.

Xem thêm: Quy trình dịch thuật tại BKMOS.

Có. Trong phần lớn trường hợp, khách hàng có thể gửi ảnh chụp hoặc bản scan rõ nét để BKMOS kiểm tra nội dung, số trang, ngôn ngữ, mức độ phức tạp và yêu cầu thực hiện.

Ảnh chụp nên đáp ứng các điều kiện sau:

• Không bị mất góc hoặc thiếu mép tài liệu;
• Không bị phản sáng, nhòe hoặc che khuất nội dung;
• Chụp đầy đủ cả hai mặt nếu giấy tờ có nội dung ở mặt sau;
• Các con dấu, chữ ký, số giấy tờ và ngày tháng phải đọc được;
• Các trang nên được sắp xếp theo đúng thứ tự.

Bản scan hoặc ảnh chụp thường đủ để kiểm tra và dịch trước. Tuy nhiên, với hồ sơ cần công chứng hoặc chứng thực, khách hàng có thể phải cung cấp bản gốc hoặc bản sao phù hợp ở giai đoạn hoàn thiện thủ tục.

Có. Sau khi kiểm tra tài liệu, BKMOS sẽ xác nhận với khách hàng các nội dung chính gồm:

• Phạm vi tài liệu cần dịch;
• Số trang hoặc khối lượng công việc được tính phí;
• Ngôn ngữ và chiều dịch;
• Đơn giá hoặc tổng chi phí dự kiến;
• Phí công chứng, bản bổ sung, chuyển phát hoặc thuế nếu có;
• Thời gian hoàn thành;
• Định dạng và hình thức bàn giao;
• Điều kiện tạm ứng, thanh toán hoặc thực hiện hợp đồng.

BKMOS chỉ triển khai sau khi khách hàng xác nhận báo giá, trừ trường hợp hai bên đã có hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận dịch vụ khác.

Khách hàng có thể tham khảo trước bảng giá dịch thuật theo trang tài liệu gốc.

Có. Khách hàng có thể gửi một phần tài liệu, bản dự thảo hoặc một số trang đại diện để BKMOS đánh giá sơ bộ về ngôn ngữ, chuyên ngành, định dạng và đơn giá dự kiến.

Tuy nhiên, báo giá sơ bộ có thể cần điều chỉnh khi nhận đủ tài liệu nếu xuất hiện những yếu tố chưa có trong bản mẫu, chẳng hạn:

• Số trang thực tế thay đổi;
• Nội dung chuyên ngành phức tạp hơn dự kiến;
• Tài liệu có nhiều bảng biểu, hình ảnh hoặc chữ viết tay;
• Khách hàng bổ sung yêu cầu giữ nguyên bố cục;
• Thời hạn bàn giao được rút ngắn;
• Phát sinh yêu cầu công chứng hoặc thêm bản giấy.

Với dự án thường xuyên cập nhật nội dung, hai bên nên thống nhất cách kiểm soát phiên bản để tránh dịch nhầm hoặc bỏ sót phần thay đổi.

Khách hàng nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan, trường học, đại sứ quán, đối tác hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Mỗi nơi có thể yêu cầu một hình thức xác nhận khác nhau.

BKMOS có thể hỗ trợ phân tích tài liệu và tư vấn dựa trên:

• Mục đích sử dụng bản dịch;
• Quốc gia hoặc cơ quan tiếp nhận;
• Loại giấy tờ cần nộp;
• Yêu cầu về bản gốc, bản sao và số lượng bản;
• Thông báo hoặc danh sách hồ sơ của đơn vị tiếp nhận.

Tuy nhiên, quyết định cuối cùng về việc chấp nhận hồ sơ thuộc cơ quan tiếp nhận. Vì vậy, với thủ tục quan trọng, khách hàng nên cung cấp cho BKMOS văn bản hướng dẫn hoặc xác nhận trực tiếp với nơi nhận hồ sơ.

Tham khảo dịch vụ dịch thuật công chứng và dịch thuật chuyên ngành.

BKMOS tính chi phí dựa trên số trang có nội dung cần dịch trong tài liệu gốc, không mặc định quy đổi 300 từ thành một trang.

Cách tính theo tài liệu gốc giúp khách hàng có thể kiểm tra khối lượng trước khi đặt dịch vụ và tránh trường hợp số trang tăng lên sau khi bản dịch đã được trình bày.

Đối với tài liệu có mật độ nội dung bất thường, bảng biểu phức tạp, bản vẽ kỹ thuật, khổ giấy lớn hoặc định dạng đặc biệt, BKMOS sẽ kiểm tra riêng và thông báo cách tính trước khi thực hiện.

Xem chi tiết tại trang Báo giá dịch thuật BKMOS.

Cách xác định số trang phụ thuộc vào định dạng tài liệu:

• PDF, ảnh scan và giấy tờ: mỗi mặt có nội dung cần dịch được tính là một trang. Trang trắng hoặc mặt không có nội dung không được tính;
• Word và PowerPoint: số trang được xác định theo phiên bản file khách hàng gửi tại thời điểm báo giá;
• Excel: BKMOS kiểm tra số sheet, vùng nội dung, mật độ dữ liệu và yêu cầu trình bày;
• Bản vẽ kỹ thuật: cần xem xét khổ giấy, lượng chữ, chú thích và yêu cầu chèn nội dung dịch;
• Biểu mẫu và bảng biểu: được đánh giá theo mức độ dày nội dung và công việc xử lý định dạng.

Nếu tài liệu được cập nhật hoặc thay đổi đáng kể sau khi báo giá, BKMOS sẽ kiểm tra lại phần phát sinh và thông báo trước khi tiếp tục thực hiện.

Hai tài liệu có cùng số trang vẫn có thể có mức giá khác nhau. Những yếu tố thường ảnh hưởng đến báo giá gồm:

• Ngôn ngữ nguồn, ngôn ngữ đích và chiều dịch;
• Mức độ phổ biến của cặp ngôn ngữ;
• Chuyên ngành và độ phức tạp của thuật ngữ;
• Chất lượng bản gốc, độ rõ của ảnh hoặc bản scan;
• Mật độ chữ, bảng biểu, con dấu và chữ viết tay;
• Yêu cầu giữ hoặc khôi phục bố cục;
• Thời hạn hoàn thành;
• Yêu cầu hiệu đính độc lập hoặc kiểm tra chuyên sâu;
• Công chứng, chứng thực, số lượng bản và hình thức giao nhận;
• Yêu cầu bảo mật, hợp đồng hoặc quản lý dự án riêng.

Tài liệu pháp lý, y tế, tài chính, kỹ thuật và hồ sơ thầu thường cần được kiểm tra trực tiếp trước khi xác nhận đơn giá. Khách hàng có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ dịch thuật chuyên ngành.

Các khoản chi phí được tách rõ trong báo giá chính thức. Thông thường, khách hàng cần phân biệt:

• Phí biên dịch: chi phí chuyển nội dung từ ngôn ngữ nguồn sang ngôn ngữ đích;
• Phí công chứng hoặc chứng thực: xác định theo loại hồ sơ và hình thức thực hiện;
• Phí bản bổ sung: áp dụng khi khách hàng cần thêm bản giấy hoặc bộ chứng thực;
• Phí trình bày đặc biệt: áp dụng với tài liệu có bảng biểu, bản vẽ hoặc bố cục phức tạp;
• Phí chuyển phát: phụ thuộc địa chỉ và phương thức giao nhận;
• Phụ phí tiến độ: chỉ áp dụng khi yêu cầu gấp làm phát sinh nguồn lực;
• Thuế giá trị gia tăng: việc đơn giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế được ghi rõ trong báo giá.

BKMOS không tự ý bổ sung dịch vụ hoặc khoản chi phí ngoài phạm vi đã thống nhất khi chưa có sự đồng ý của khách hàng.

BKMOS không áp dụng một tỷ lệ tạm ứng cố định cho mọi khách hàng và mọi dự án. Điều kiện thanh toán được xác định dựa trên:

• Giá trị và thời gian thực hiện dự án;
• Khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp;
• Dịch vụ dịch thường hay công chứng;
• Chi phí phải thanh toán cho bên thứ ba;
• Hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc lịch sử hợp tác;
• Hình thức bàn giao và nghiệm thu.

Với dự án doanh nghiệp, hai bên có thể thống nhất tạm ứng, thanh toán theo giai đoạn hoặc thanh toán sau nghiệm thu. Với hồ sơ cá nhân hoặc công chứng, điều kiện thanh toán được thông báo khi báo giá.

Nếu tài liệu và yêu cầu không thay đổi, BKMOS thực hiện theo phạm vi đã xác nhận. Trường hợp khách hàng bổ sung trang, thay đổi thời hạn hoặc yêu cầu thêm dịch vụ, phần chi phí phát sinh sẽ được thông báo trước.

Các quy định chung được trình bày tại Điều khoản dịch vụ của BKMOS.

Không có một thời gian cố định áp dụng cho tất cả tài liệu. BKMOS xác định tiến độ dựa trên:

• Số trang và lượng nội dung cần dịch;
• Cặp ngôn ngữ và khả năng bố trí nhân sự;
• Mức độ chuyên ngành;
• Độ rõ và tính đầy đủ của tài liệu gốc;
• Yêu cầu hiệu đính, trình bày và giữ bố cục;
• Yêu cầu công chứng hoặc chứng thực;
• Thời điểm khách hàng xác nhận dịch vụ;
• Hình thức bàn giao bản mềm hoặc bản giấy.

Các giấy tờ cá nhân ngắn, rõ ràng và thuộc ngôn ngữ phổ biến thường được xử lý nhanh hơn tài liệu chuyên ngành, dự án nhiều trang hoặc hồ sơ có định dạng phức tạp.

Thời gian chính thức sẽ được ghi trong báo giá hoặc xác nhận dịch vụ để khách hàng chủ động kế hoạch sử dụng hồ sơ.

Có thể, tùy theo dung lượng, ngôn ngữ, chuyên ngành, hình thức công chứng và nguồn lực tại thời điểm tiếp nhận.

Khi nhận yêu cầu gấp, BKMOS sẽ kiểm tra:

• Khối lượng thực tế có thể hoàn thành trong thời gian yêu cầu hay không;
• Có thể bố trí người dịch và người kiểm tra phù hợp hay không;
• Hồ sơ có cần công chứng, in ấn hoặc chuyển phát không;
• Mức độ kiểm soát chất lượng có thể thực hiện trong khoảng thời gian đó;
• Có phát sinh phụ phí do bổ sung nhân sự hoặc làm ngoài tiến độ thông thường không.

BKMOS chỉ xác nhận dịch gấp khi có phương án thực hiện khả thi. Với thời hạn quá ngắn, công ty sẽ trao đổi rõ về tiến độ, cách bàn giao và phạm vi kiểm tra trước khi khách hàng quyết định.

Tiến độ dịch thuật công chứng thường gồm nhiều giai đoạn:

1. Kiểm tra hồ sơ và hình thức chứng thực;
2. Biên dịch nội dung;
3. Đối chiếu và hiệu đính;
4. Trình bày, in bản dịch và chuẩn bị hồ sơ;
5. Thực hiện công chứng hoặc chứng thực;
6. Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng.

Vì vậy, thời gian hoàn thành có thể dài hơn dịch thường. Tiến độ còn phụ thuộc vào loại giấy tờ, bản gốc hoặc bản sao khách hàng cung cấp, số lượng bản và thời gian làm việc của đơn vị thực hiện chứng thực.

BKMOS sẽ thông báo thời gian dự kiến cho toàn bộ quá trình, thay vì chỉ tính riêng thời gian biên dịch.

Đối với tài liệu có dung lượng lớn hoặc nhiều người tham gia, BKMOS có thể chỉ định người quản lý dự án và xây dựng kế hoạch riêng, bao gồm:

• Chia tài liệu thành các phần hợp lý;
• Xác định thứ tự ưu tiên;
• Lập lịch biên dịch, hiệu đính và trình bày;
• Thống nhất bảng thuật ngữ và hướng dẫn dịch;
• Quản lý phiên bản và quy tắc đặt tên file;
• Kiểm tra tính thống nhất giữa các phần;
• Ghi nhận phản hồi và cập nhật thuật ngữ;
• Bàn giao từng giai đoạn hoặc toàn bộ dự án.

Cách tổ chức này giúp hạn chế sự khác biệt về thuật ngữ, văn phong và định dạng khi dự án cần huy động nhiều nhân sự.

Xem thêm cách phối hợp nhân sự tại trang Cơ cấu tổ chức và đội ngũ BKMOS.

Có. Với dự án lớn, hồ sơ cần sử dụng theo từng giai đoạn hoặc tài liệu có thứ tự ưu tiên, khách hàng có thể đề nghị lịch bàn giao từng phần.

Hai bên nên thống nhất trước:

• Phần tài liệu cần ưu tiên;
• Mốc bàn giao của từng đợt;
• Định dạng file và cách đặt tên;
• Người tiếp nhận và phản hồi;
• Cách xử lý khi tài liệu gốc thay đổi;
• Thời điểm tổng hợp và kiểm tra toàn bộ dự án.

BKMOS có thể cập nhật tình trạng thực hiện thông qua đầu mối quản lý dự án. Đối với dự án ngắn, tiến độ thường được theo dõi theo thời hạn bàn giao đã xác nhận.

BKMOS lựa chọn biên dịch viên dựa trên cặp ngôn ngữ, loại tài liệu, chuyên ngành, kinh nghiệm thực tế và yêu cầu của dự án.

Tùy từng hồ sơ, những nhân sự có thể tham gia gồm:

• Chuyên viên tư vấn và tiếp nhận yêu cầu;
• Người quản lý dự án;
• Biên dịch viên;
• Hiệu đính viên;
• Người phụ trách chuyên môn;
• Chuyên gia tư vấn thuật ngữ;
• Nhân sự trình bày và xử lý file;
• Nhân sự phụ trách công chứng hoặc giao nhận.

Không phải mọi dự án đều cần đầy đủ tất cả các vai trò trên. Cơ cấu nhân sự được xác định theo dung lượng, mức độ khó, thời hạn và phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

Tìm hiểu thêm tại trang Đội ngũ và cơ cấu chuyên môn của BKMOS.

Khả năng ngoại ngữ không phải là tiêu chí duy nhất khi phân công người dịch. BKMOS còn xem xét:

• Kinh nghiệm xử lý loại tài liệu tương tự;
• Kiến thức về lĩnh vực pháp lý, tài chính, y tế, kỹ thuật, xây dựng, giáo dục hoặc công nghệ;
• Khả năng sử dụng thuật ngữ chuyên ngành;
• Khả năng đọc hiểu bảng biểu, ký hiệu và cấu trúc tài liệu;
• Kinh nghiệm với mục đích sử dụng cụ thể của bản dịch;
• Khả năng đáp ứng tiến độ và phối hợp với người hiệu đính.

Với thuật ngữ khó hoặc có nhiều cách hiểu, BKMOS có thể tham khảo tài liệu chuyên ngành, văn bản pháp lý, tiêu chuẩn kỹ thuật, cách dùng của cơ quan liên quan hoặc trao đổi lại với khách hàng.

Khách hàng có thể xem các lĩnh vực BKMOS tiếp nhận tại trang Dịch thuật chuyên ngành.

Có. Sau khi biên dịch, tài liệu được kiểm tra theo phạm vi và mức độ phù hợp với từng dự án.

Các hình thức kiểm tra có thể gồm:

• Biên dịch viên tự kiểm tra lại bản dịch;
• Hiệu đính độc lập bởi một nhân sự khác;
• Kiểm tra chéo giữa các thành viên;
• Rà soát thuật ngữ chuyên môn;
• Kiểm tra tên riêng, ngày tháng, số liệu và đơn vị đo;
• Đối chiếu việc dịch đầy đủ các trang và mục;
• Kiểm tra bảng biểu, font chữ và định dạng;
• Rà soát cuối cùng của người quản lý dự án.

Mức độ hiệu đính phụ thuộc vào loại tài liệu, tầm quan trọng, thời hạn và phạm vi dịch vụ. Dự án quan trọng có thể được bố trí hiệu đính độc lập hoặc kiểm tra chuyên sâu hơn.

Quy trình kiểm soát được trình bày tại trang Quy trình dịch thuật tám bước của BKMOS.

Đối với dự án phù hợp, BKMOS có thể sử dụng công cụ hỗ trợ dịch thuật để quản lý thuật ngữ, nội dung lặp lại, bộ nhớ dịch và các phiên bản tài liệu.

Công nghệ có thể hỗ trợ:

• Tăng tính nhất quán của thuật ngữ;
• Phát hiện nội dung lặp lại;
• Quản lý dự án nhiều file;
• Kiểm tra một số lỗi hình thức;
• Hỗ trợ kiểm soát số liệu và định dạng;
• Giảm công việc trùng lặp trong dự án cập nhật định kỳ.

Tuy nhiên, công nghệ không thay thế trách nhiệm chuyên môn của người dịch, người hiệu đính và người phụ trách dự án. Việc sử dụng AI hoặc nền tảng trực tuyến phải được kiểm soát theo tính chất tài liệu và yêu cầu bảo mật.

Tài liệu có thông tin nhạy cảm không được tự ý đưa lên các công cụ công cộng ngoài phạm vi đã thống nhất với khách hàng.

Có. BKMOS khuyến khích khách hàng cung cấp:

• Bảng thuật ngữ nội bộ;
• Bản dịch đã được phê duyệt trước đây;
• Tài liệu tham khảo song ngữ;
• Hướng dẫn thương hiệu hoặc quy tắc viết;
• Cách dịch tên sản phẩm, chức danh và phòng ban;
• Quy định của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Những tài liệu này giúp người dịch sử dụng cách diễn đạt phù hợp với hệ thống thuật ngữ của khách hàng.

Sau khi bàn giao, BKMOS tiếp nhận các phản hồi liên quan đến câu dịch, thuật ngữ, tên riêng, số liệu, nội dung thiếu hoặc lỗi trình bày thuộc phạm vi công việc đã thực hiện.

Nếu khách hàng thay đổi bản gốc, bổ sung tài liệu hoặc yêu cầu dịch thêm nội dung mới, BKMOS sẽ kiểm tra và thông báo riêng phần công việc phát sinh.

Dịch thuật công chứng thường được sử dụng khi bản dịch cần nộp trong hồ sơ hành chính, pháp lý, visa, du học, lao động, kết hôn, định cư, đầu tư hoặc giao dịch với tổ chức nước ngoài.

Các loại giấy tờ thường cần dịch công chứng gồm:

• Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn và giấy tờ hộ tịch;
• Căn cước công dân, hộ chiếu và giấy xác nhận cư trú;
• Lý lịch tư pháp và giấy tờ pháp lý;
• Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, học bạ và chứng chỉ;
• Hợp đồng, giấy phép kinh doanh và hồ sơ doanh nghiệp;
• Hồ sơ lao động, tài chính, y tế hoặc tòa án.

Không phải mọi bản dịch đều cần công chứng. Tài liệu sử dụng nội bộ, tài liệu tham khảo hoặc giao dịch giữa doanh nghiệp có thể chỉ cần bản dịch chuyên ngành hoặc bản dịch đóng dấu xác nhận, tùy yêu cầu của bên tiếp nhận.

Xem hướng dẫn chi tiết: Dịch thuật công chứng là gì?

Khách hàng thường có thể gửi bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét để BKMOS kiểm tra, báo giá và tiến hành chuẩn bị bản dịch trước.

Tuy nhiên, khi thực hiện công chứng hoặc chứng thực, yêu cầu về bản gốc hoặc bản sao phụ thuộc vào:

• Loại giấy tờ;
• Tình trạng và nguồn gốc tài liệu;
• Hình thức chứng thực cần thực hiện;
• Cơ quan hoặc đơn vị thực hiện;
• Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ;
• Việc tài liệu được cấp tại Việt Nam hay nước ngoài.

BKMOS sẽ kiểm tra và hướng dẫn khách hàng cung cấp loại bản phù hợp trước khi tiến hành bước công chứng. Giấy tờ bị tẩy xóa, hư hỏng, không rõ nguồn gốc hoặc không đọc được có thể cần được cấp lại hoặc bổ sung tài liệu xác minh.

Không có một thời hạn chung áp dụng cho mọi bản dịch công chứng. Khả năng sử dụng hồ sơ phụ thuộc vào:

• Thời hạn hoặc tình trạng hiệu lực của giấy tờ gốc;
• Thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu hồ sơ được cấp;
• Tính chất của thủ tục;
• Quy định của quốc gia hoặc tổ chức tiếp nhận;
• Việc thông tin trên giấy tờ có thay đổi hay không.

Ví dụ, một số cơ quan có thể yêu cầu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khỏe hoặc chứng minh tài chính được cấp trong một khoảng thời gian gần với ngày nộp hồ sơ.

Khách hàng nên kiểm tra danh sách hồ sơ của nơi tiếp nhận trước khi dịch và công chứng để tránh sử dụng giấy tờ không còn đáp ứng yêu cầu về thời điểm cấp.

Việc một bản dịch được chấp nhận ở nước ngoài phụ thuộc vào cơ quan, quốc gia và mục đích sử dụng. Một số nơi chấp nhận bản dịch được công chứng hoặc chứng thực tại Việt Nam, trong khi nơi khác có thể yêu cầu thêm:

• Chứng nhận lãnh sự;
• Hợp pháp hóa lãnh sự;
• Chứng thực hoặc công chứng theo quy định riêng;
• Bản dịch do người dịch được cơ quan tiếp nhận công nhận;
• Bản dịch thực hiện tại quốc gia nơi hồ sơ được nộp;
• Mẫu tuyên thệ hoặc xác nhận riêng của người dịch.

Trước khi thực hiện, khách hàng nên gửi cho BKMOS hướng dẫn của đại sứ quán, trường học, cơ quan di trú hoặc đối tác tiếp nhận. BKMOS có thể hỗ trợ kiểm tra hình thức hồ sơ nhưng quyết định chấp nhận cuối cùng thuộc cơ quan tiếp nhận.

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự thường được đặt ra khi giấy tờ được cấp tại một quốc gia nhưng cần sử dụng chính thức tại quốc gia khác.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần thực hiện các bước theo một trình tự nhất định, chẳng hạn:

1. Chứng thực hoặc xác nhận giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền;
2. Chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự;
3. Dịch tài liệu sang ngôn ngữ được yêu cầu;
4. Công chứng hoặc chứng thực bản dịch;
5. Nộp hồ sơ cho cơ quan tiếp nhận.

Trình tự có thể thay đổi tùy quốc gia, loại giấy tờ, điều ước quốc tế và quy định của nơi nhận hồ sơ. Vì vậy, khách hàng không nên tự mặc định rằng mọi giấy tờ nước ngoài đều thực hiện giống nhau.

Tham khảo bài viết: Phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

Tài liệu được sử dụng để kiểm tra phạm vi công việc, lập báo giá và tổ chức dịch thuật theo yêu cầu của khách hàng.

Các nguyên tắc bảo mật gồm:

• Chỉ chuyển tài liệu cho những nhân sự cần tham gia dự án;
• Phân công đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận và theo dõi;
• Nhân sự và cộng tác viên tuân thủ nghĩa vụ bảo mật;
• Kiểm soát việc sử dụng công cụ trực tuyến hoặc trí tuệ nhân tạo;
• Gửi bản dịch tới đúng địa chỉ hoặc người nhận được chỉ định;
• Hạn chế thu thập những thông tin không cần thiết;
• Áp dụng điều kiện bảo mật riêng nếu dự án yêu cầu.

Khách hàng có thể xem nội dung chi tiết tại Chính sách bảo mật của BKMOS.

Có. Với tài liệu nhạy cảm hoặc dự án có yêu cầu cao, khách hàng có thể đề nghị ký thỏa thuận không tiết lộ thông tin riêng.

NDA có thể quy định các nội dung như:

• Phạm vi thông tin được coi là bí mật;
• Những người được quyền tiếp cận tài liệu;
• Mục đích sử dụng dữ liệu;
• Phương thức truyền và lưu trữ file;
• Việc sử dụng phần mềm hoặc công cụ trực tuyến;
• Thời gian duy trì nghĩa vụ bảo mật;
• Yêu cầu hoàn trả hoặc xóa dữ liệu sau dự án;
• Trách nhiệm của các bên khi xảy ra vi phạm.

Khách hàng nên thông báo yêu cầu NDA ngay từ bước gửi báo giá để BKMOS có thể bố trí nhân sự, công cụ và phương thức xử lý phù hợp.

Bản dịch có thể được bàn giao dưới dạng file điện tử, bản giấy hoặc kết hợp cả hai, tùy theo yêu cầu đã thống nhất.

Các hình thức thường sử dụng gồm:

• File Word có thể chỉnh sửa;
• File PDF hoàn chỉnh;
• File Excel hoặc PowerPoint;
• File song ngữ hoặc file chỉ có ngôn ngữ đích;
• Bản scan của hồ sơ đã công chứng;
• Bản in đóng dấu công ty;
• Bản dịch công chứng hoặc chứng thực;
• Bàn giao qua email, liên kết truyền file hoặc kênh điện tử đã thống nhất.

Với dự án nhiều file, BKMOS có thể sắp xếp theo thư mục và quy tắc đặt tên để khách hàng thuận tiện kiểm tra, lưu trữ và chuyển cho các bộ phận liên quan.

Có. Khách hàng có thể nhận bản giấy trực tiếp tại văn phòng hoặc yêu cầu chuyển phát đến địa chỉ phù hợp.

Trước khi gửi, BKMOS kiểm tra:

• Tên và số điện thoại người nhận;
• Địa chỉ giao hồ sơ;
• Số lượng bản dịch và bản công chứng;
• Tài liệu gốc cần gửi trả nếu có;
• Hình thức đóng gói;
• Phí và thời gian chuyển phát dự kiến.

Thời gian vận chuyển không được tính là thời gian biên dịch hoặc công chứng và có thể phụ thuộc vào đơn vị giao nhận, địa chỉ và điều kiện thực tế.

Khách hàng có thể xem thông tin các khu vực BKMOS phục vụ tại:

• Dịch thuật Hà Nội;
• Dịch thuật Hải Phòng;
• Dịch thuật Đà Nẵng;
• Dịch thuật Sài Gòn.

Có. Nếu phát hiện nội dung cần kiểm tra, khách hàng có thể gửi phản hồi kèm theo vị trí cụ thể trong bản dịch để BKMOS đối chiếu.

Các phản hồi thuộc phạm vi hỗ trợ có thể gồm:

• Thuật ngữ hoặc câu dịch cần kiểm tra lại;
• Tên riêng, số liệu hoặc ngày tháng;
• Nội dung bị thiếu;
• Sự không thống nhất giữa các phần;
• Lỗi font chữ, bảng biểu hoặc trình bày;
• Yêu cầu giải thích phương án dịch;
• Lỗi thuộc phạm vi công việc BKMOS đã thực hiện.

Nội dung được kiểm tra dựa trên bản gốc, yêu cầu ban đầu, tài liệu tham khảo và phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

Trường hợp khách hàng thay đổi tài liệu gốc, bổ sung trang, thay đổi thuật ngữ sau khi đã phê duyệt hoặc yêu cầu thêm định dạng mới, BKMOS sẽ thông báo riêng phần công việc phát sinh.