Dịch thuật công chứng là gì? Quy trình, chi phí và lưu ý 2026

Dịch thuật công chứng là một thủ tục pháp lý gần như bắt buộc đối với rất nhiều loại giấy tờ và hồ sơ sử dụng trong hồ sơ du học, định cư hay hợp tác kinh doanh với nước ngoài. Một bản dịch đúng chuẩn không chỉ giúp hồ sơ hợp lệ mà còn giảm đáng kể rủi ro trong quá trình xin visa, du học, đầu tư và giao dịch quốc tế.

1. Dịch thuật công chứng là gì?

Dịch thuật công chứng (Notarized Translation) là quá trình mà một bản dịch được thực hiện bởi người dịch có bằng cấp chuyên môn, sau đó được Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp Xã/phường hoặc Văn phòng Công chứng chứng thực rằng chữ ký trên bản dịch đó là của người dịch và nội dung dịch chính xác so với bản gốc.

Xem them bài: Phân biệt Dịch thuật công chứng tư nhân và Dịch thuật công chứng tư pháp

2. Phân biệt giữa dịch thuật công chứng và công chứng bản sao

Rất nhiều khách hàng nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, chúng tôi xin tóm tắt sự khác biệt tại bảng sau:

Chú ý: căn cứ pháp lý áp dụng: Nghị định 23/2015/NĐ-CP,  Luật Công chứng 2024, Quy định chứng thực chữ ký người dịch

3. Phân biệt giữa Dịch thuật công chứng và Dịch thuật đóng dấu công ty

Đây là 2 dịch vụ mà các công ty dịch thuật thường cung cấp cho khách hàng với tùy mục đích cụ thể và pháp lý riêng:

• Dịch thuật công chứng: Có giá trị pháp lý cao nhất, được cơ quan nhà nước chấp nhận cho các thủ tục hành chính, đại sứ quán của tất cả cả nước trên thế giới, thường được sử dụng cho: hồ sơ hành chính, nộp tại đại sứ quán/lãnh sự quán, sử dụng trong giao dịch quốc tế, nộp tại trường học, doanh nghiệp nước ngoài, sử dụng trong hồ sơ pháp lý, tòa án, đầu tư
• Dịch thuật đóng dấu công ty: Chỉ có giá trị xác nhận nội dung của đơn vị dịch thuật, thường dùng cho mục đích tham khảo nội bộ hoặc một số trường hợp ít quan trọng trong nước như hồ sơ giao dịch giữa các công ty với nhau .v.v

4. Những tài liệu nào không dịch thuật công chứng được?

Một số giấy tờ có thể bị từ chối công chứng:

• Giấy tờ bị chỉnh sửa/tẩy xóa
• Tài liệu giả mạo
• Giấy tờ không rõ nguồn gốc
• Văn bản có nội dung vi phạm pháp luật
• Giấy tờ hết hiệu lực trong một số trường hợp

Ngoài ra, có loại giấy tờ cần:

• Hợp pháp hóa lãnh sự
• Chứng nhận lãnh sự
• Công chứng sao y trước khi dịch

5. Những loại tài liệu nào thường được dịch thuật công chứng

Tại Việt Nam, dịch thuật công chứng thường được sử dụng cho:

• Hồ sơ xin visa
• Hồ sơ du học
• Hồ sơ xuất khẩu lao động
• Hồ sơ kết hôn với người nước ngoài
• Giấy tờ doanh nghiệp
• Hợp đồng thương mại quốc tế
• Hồ sơ tòa án, pháp lý
• Hồ sơ đấu thầu
• Chứng chỉ, bằng cấp

Các hồ sơ cụ thể thường bao gồm:

• Hồ sơ cá nhân: CCCD/CMND Hộ chiếu Giấy khai sinh Sổ hộ khẩu Giấy kết hôn Giấy xác nhận độc thân Lý lịch tư pháp Giấy khám sức khỏe.
• Hồ sơ học thuật: Bằng tốt nghiệp Học bạ Bảng điểm Chứng chỉ IELTS/TOEIC Giấy xác nhận sinh viên Thư giới thiệu.
• Hồ sơ doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh Báo cáo tài chính Hợp đồng kinh tế Hồ sơ đấu thầu Hồ sơ đầu tư CO, CQ Chứng nhận ISO
• Hồ sơ xuất ngoại: Visa, hồ sơ chứng minh tài chính, hồ sơ bảo lãnh.
• Hồ sơ pháp lý – tòa án: Đơn kiện Hồ sơ tranh chấp Di chúc Văn bản ủy quyền Quyết định của tòa án Hợp đồng pháp luật

6. Chi phí dịch thuật công chứng được tính thế nào?

Chi phí dịch thuật công chứng được tính dựa trên:

• Ngôn ngữ cần dịch: Các ngôn ngữ phổ biến (Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật) luôn có giá rẻ hơn. Ngược lại, các ngôn ngữ hiếm (Tiếng Đức, Tiếng Pháp, Tiếng Nga, Tiếng Ả Rập, Tiếng Thái…) sẽ có chi phí cao hơn từ 30% đến 50%.
• Loại tài liệu:

Tài liệu phổ thông (giấy tờ cá nhân): Căn cước công dân, giấy khai sinh, bằng lái xe, hộ chiếu… thường được tính giá trọn gói theo trang (dao động từ 50.000 – 150.000 VNĐ/trang).

Tài liệu chuyên ngành: Hợp đồng kinh tế, báo cáo tài chính, hồ sơ thầu, tài liệu y khoa… đòi hỏi thuật ngữ chính xác nên mức phí cao hơn, thường tính từ 150.000 – 300.000 VNĐ/trang.

Định lượng trang dịch: Một trang chuẩn thường được quy đổi tối đa khoảng 300 – 450 từ. Nếu trang tài liệu của bạn có chữ quá dày, đơn vị dịch thuật sẽ đếm tổng số từ (qua Word) để quy ra số trang thực tế nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Ngoài ra, phí dịch thuật công chứng có thể phát sinh nếu bạn cần lấy bản dịch công chứng gấp trong vài tiếng hoặc trong ngày, các đơn vị thường thu thêm phụ phí từ 25% đến 50% tổng giá trị đơn hàng

Lời khuyên: Khi đi làm dịch thuật công chứng, bạn nên hỏi rõ đơn vị báo giá đã bao gồm “Phí công chứng” chưa, hay mới chỉ là “Phí dịch thuật” để tránh nhầm lẫn khi thanh toán

7. Quy trình Dịch thuật công chứng được thực hiện như thế nào?

Để đảm bảo bản dịch được chấp nhận tại các cơ quan ngoại giao hoặc sở ban ngành, quy trình phải tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận tài liệu

Khách hàng có thể gửi:

• Bản scan
• File PDF/Word
• Hình ảnh
• Hồ sơ giấy trực tiếp

Bước 2: Phân tích tài liệu

Đơn vị dịch thuật sẽ đánh giá:

• Ngôn ngữ
• Chuyên ngành
• Số lượng trang
• Mức độ khó
• Yêu cầu pháp lý

Bước 3: Dịch thuật

Tài liệu được giao cho đúng biên dịch viên chuyên ngành.

Ví dụ:

• Hồ sơ pháp lý → người dịch pháp luật
• Hồ sơ kỹ thuật → người dịch kỹ thuật
• Hồ sơ y khoa → người dịch y khoa

Bước 4: Kiểm tra và hiệu đính

Đây là bước cực kỳ quan trọng nhằm:

• Kiểm tra thuật ngữ
• Soát lỗi chính tả
• Đối chiếu số liệu
• Kiểm tra format
• Đảm bảo đồng nhất nội dung

Bước 5: Công chứng/chứng thực bản dịch

Người dịch ký tên và thực hiện chứng thực chữ ký tại cơ quan tư pháp hoặc văn phòng công chứng.

Bước 6: Bàn giao hồ sơ

Khách hàng nhận:

• Bản dịch công chứng giấy
• File scan (nếu yêu cầu)
• Hóa đơn VAT
• Hồ sơ gốc

8. Những lưu ý “vàng” để tránh bị từ chối hồ sơ

Dưới đây là kinh nghiệm xương máu giúp bạn tránh mất tiền oan và thời gian:

• Bản gốc phải hợp lệ: Các giấy tờ nước ngoài muốn dịch công chứng tại Việt Nam thường phải qua bước Hợp pháp hóa lãnh sự.
• Sự đồng nhất về tên riêng: Đảm bảo họ tên, ngày tháng năm sinh trong bản dịch phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu hoặc các giấy tờ liên quan khác.
• Thời hạn của bản sao: Một số cơ quan chỉ chấp nhận bản dịch công chứng trong vòng 3 đến 6 tháng gần nhất.
• Lựa chọn đơn vị uy tín: Một lỗi sai nhỏ trong số liệu tài chính hay ngày tháng cũng có thể khiến hồ sơ của bạn bị loại ngay lập tức.

9. Tại sao nên chọn dịch vụ tại bkmos?

Tại BKMOS, chúng tôi hiểu rằng mỗi trang tài liệu là một cơ hội của khách hàng. Chúng tôi cam kết:

• Độ chính xác 100%: Đội ngũ biên dịch viên giàu kinh nghiệm, am hiểu thuật ngữ pháp lý.
• Tốc độ nhanh chóng: Hỗ trợ lấy ngay trong ngày với các loại giấy tờ cá nhân đơn giản.
• Bảo mật tuyệt đối: Mọi thông tin khách hàng đều được mã hóa và bảo mật nghiêm ngặt.
• Chi phí tối ưu: Giá cả minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn.

10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?

Thông thường cần bản scan rõ nét hoặc bản gốc đối chiếu tùy loại hồ sơ.

Bản dịch công chứng có thời hạn không?

Thông thường bản dịch không có thời hạn riêng, nhưng giấy tờ gốc có thể có thời hạn sử dụng. Ngoài ra, Một số quốc gia hoặc cơ quan yêu cầu bản dịch công chứng phải có thời hạn trong 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm

Có thể dịch công chứng online không?

Có. Hiện nhiều đơn vị nhận hồ sơ online bằng cách nhận bản scan rõ nét, dịch công chứng xong và chuyển phát tận nơi.

Dịch công chứng lấy gấp trong ngày được không?

Có thể với các ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh, Trung, Nhật, Hàn.

Nên chọn đơn vị dịch thuật công chứng như thế nào?

Nên ưu tiên các đơn vị: Có kinh nghiệm hồ sơ quốc tế, có cộng tác viên công chứng hợp lệ, báo giá minh bạch, có khả năng xử lý nhiều ngôn ngữ, hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần

Không nên chọn đơn vị dịch thuật công chứng nào?

Nên tránh: Các đơn vị dịch thuật công chứng giá quá rẻ,không có địa chỉ rõ ràng, không cam kết chỉnh sửa, không xuất hóa đơn/chứng từ

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng để những sai sót nhỏ trong dịch thuật làm chậm trễ kế hoạch lớn của bạn. Hãy liên hệ với chuyên gia tại BKMOS để được tư vấn miễn phí hoặc tham khảo dịch vụ Dịch thuật công chứng của chúng tôi để biết thêm chi tiết!