Dịch thuật công chứng là cách gọi phổ biến của quá trình chuyển ngữ giấy tờ, tài liệu sang một ngôn ngữ khác và thực hiện hình thức xác nhận phù hợp để sử dụng trong hồ sơ chính thức. Dịch vụ này thường xuất hiện trong hồ sơ visa, du học, định cư, kết hôn có yếu tố nước ngoài, lao động, đầu tư và nhiều thủ tục hành chính khác.
Tuy nhiên, không phải mọi tài liệu đều bắt buộc phải dịch công chứng và cũng không phải cứ có dấu chứng thực là hồ sơ chắc chắn được tiếp nhận. Hình thức bản dịch cần được xác định theo loại giấy tờ, quốc gia sử dụng và yêu cầu cụ thể của trường học, đại sứ quán, cơ quan di trú, cơ quan nhà nước hoặc đối tác nhận hồ sơ.
Xuất bản: 23/05/2026 | Cập nhật chuyên môn lần cuối:
Hiểu nhanh: Trong cách gọi thông thường tại Việt Nam, dịch thuật công chứng thường gồm hai công đoạn:
- Dịch thuật: Người dịch chuyển ngữ đầy đủ nội dung và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
- Chứng thực chữ ký người dịch: Cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người dịch.
Cơ quan thực hiện chứng thực không thay người dịch chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch. Việc hồ sơ có được chấp nhận hay không còn phụ thuộc vào giấy tờ gốc và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Dịch thuật công chứng là gì?
Dịch thuật công chứng là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trên thị trường để chỉ việc dịch một giấy tờ hoặc văn bản từ ngôn ngữ nguồn sang ngôn ngữ đích, sau đó thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký của người dịch tại cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Về bản chất pháp lý, thủ tục này không phải là việc cơ quan chứng thực xác nhận từng câu trong bản dịch đúng với tài liệu nguồn. Theo quy định hiện hành:
- Người dịch chịu trách nhiệm trước khách hàng và cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký người dịch trên bản dịch.
- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ quyết định việc chấp thuận tài liệu căn cứ vào quy định, yêu cầu và tiêu chí áp dụng tại thời điểm nộp.
Trong tiếng Anh, dịch thuật công chứng có thể được diễn đạt là notarized translation hoặc certified translation tùy hệ thống pháp luật và yêu cầu của từng quốc gia. Hai thuật ngữ này không phải lúc nào cũng hoàn toàn tương đương với thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam. Vì vậy, người nộp hồ sơ nên kiểm tra chính xác loại bản dịch mà cơ quan nước ngoài yêu cầu.
Căn cứ pháp lý có thể tham khảo tại Văn bản hợp nhất số 753/VBHN-BTP ngày 04/02/2026 của Bộ Tư pháp về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch.
Xem thêm: Phân biệt các hình thức dịch thuật công chứng thường gặp.
Ai chịu trách nhiệm đối với bản dịch công chứng?
Đây là điểm thường bị hiểu nhầm nhất. Nhiều người cho rằng khi bản dịch đã được đóng dấu thì cơ quan công chứng hoặc chứng thực đã xác nhận toàn bộ nội dung dịch là chính xác. Trên thực tế, trách nhiệm được phân chia như sau:
| Chủ thể | Phạm vi trách nhiệm |
|---|---|
| Người dịch | Chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của nội dung bản dịch; cách thể hiện tên riêng, số liệu, ngày tháng, chức danh và thuật ngữ. |
| Đơn vị dịch thuật | Tổ chức tiếp nhận, phân công, hiệu đính, kiểm tra chất lượng, trình bày và phối hợp thực hiện hình thức xác nhận đã thống nhất với khách hàng. |
| Người thực hiện chứng thực | Kiểm tra điều kiện, đối chiếu chữ ký người dịch và chứng thực chữ ký theo thẩm quyền. |
| Khách hàng | Cung cấp tài liệu rõ ràng, thông tin đúng sự thật và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận; xác nhận cách viết họ tên hoặc dữ liệu cần thống nhất. |
| Cơ quan tiếp nhận | Quyết định tài liệu có đáp ứng yêu cầu của thủ tục, hồ sơ hoặc giao dịch cụ thể hay không. |
Do đó, một bản dịch đã được chứng thực chữ ký người dịch vẫn có thể phải sửa đổi nếu dịch sai thông tin, sử dụng thuật ngữ không phù hợp, thiếu trang, thiếu nội dung hoặc không đáp ứng đúng yêu cầu của nơi nhận hồ sơ.
Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch?
Theo quy định hiện hành, việc chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam có thể được thực hiện tại:
- Ủy ban nhân dân cấp xã, bao gồm xã, phường và đặc khu theo cơ cấu chính quyền địa phương hiện hành.
- Tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng đủ điều kiện thực hiện hoạt động chứng thực.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi thẩm quyền lãnh sự được pháp luật quy định.
Người dịch là cộng tác viên của UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng điều kiện chuyên môn, được kiểm tra hồ sơ và đăng ký chữ ký mẫu theo quy định.
Người dịch cần đáp ứng điều kiện gì?
Theo Điều 27 Văn bản hợp nhất số 753/VBHN-BTP, người dịch phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và đáp ứng điều kiện về trình độ đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch:
- Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch; hoặc
- Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
- Đối với ngôn ngữ không phổ biến, nếu người dịch không có các bằng cấp nêu trên thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch. Khi tự dịch tài liệu phục vụ mục đích cá nhân, người dịch có thể phải chứng minh quá trình sinh sống, học tập hoặc làm việc trong môi trường sử dụng ngôn ngữ đó, đồng thời cam kết về khả năng ngôn ngữ và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.
Pháp luật hiện hành cũng cho phép người không phải cộng tác viên dịch thuật tự dịch tài liệu phục vụ mục đích cá nhân và đề nghị chứng thực chữ ký nếu đáp ứng đủ điều kiện và xuất trình giấy tờ theo quy định.
Phân biệt dịch thuật công chứng với các hình thức xác nhận khác
Tùy mục đích sử dụng, một tài liệu có thể chỉ cần dịch thường, đóng dấu công ty, chứng thực chữ ký người dịch hoặc phải tiếp tục thực hiện thủ tục lãnh sự. Các hình thức này không nên được sử dụng thay thế cho nhau khi chưa kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận.
| Hình thức | Bản chất | Trường hợp sử dụng thường gặp |
|---|---|---|
| Dịch thuật thông thường | Chuyển ngữ nội dung, không kèm xác nhận của đơn vị hoặc cơ quan có thẩm quyền. | Tài liệu tham khảo, trao đổi cá nhân, nội dung nội bộ hoặc trường hợp nơi nhận không yêu cầu xác nhận. |
| Bản dịch đóng dấu công ty | Đơn vị dịch thuật xác nhận mình là đơn vị cung cấp bản dịch. | Hồ sơ doanh nghiệp, giao dịch thương mại hoặc thủ tục mà bên tiếp nhận chấp nhận dấu của công ty dịch thuật. |
| Chứng thực chữ ký người dịch | Cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người dịch. | Hồ sơ visa, du học, định cư, lao động, hộ tịch hoặc thủ tục hành chính có yêu cầu. |
| Chứng thực bản sao từ bản chính | Xác nhận bản sao có nội dung đúng với bản chính được dùng để đối chiếu; không thực hiện chuyển ngữ. | Nộp bản sao thay cho bản chính trong các thủ tục được phép sử dụng bản sao chứng thực. |
| Chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự | Xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ để tài liệu được xem xét sử dụng giữa Việt Nam và nước ngoài. | Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài hoặc giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam trong trường hợp không được miễn. |
Để hiểu rõ hai thủ tục lãnh sự thường bị nhầm lẫn, bạn có thể đọc bài phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Khi nào cần dịch thuật công chứng?
Không có một quy tắc chung rằng tất cả giấy tờ sử dụng ở nước ngoài đều phải dịch công chứng. Nhu cầu thực hiện phụ thuộc vào:
- Loại tài liệu và cơ quan ban hành.
- Mục đích sử dụng của hồ sơ.
- Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tiếp nhận.
- Yêu cầu của đại sứ quán, trường học, cơ quan di trú, tòa án hoặc đối tác.
- Việc hồ sơ được nộp trực tiếp, trực tuyến hay qua một tổ chức trung gian.
- Yêu cầu về bản gốc, bản sao chứng thực, bản dịch tuyên thệ hoặc thủ tục lãnh sự.
Dưới đây là các nhóm hồ sơ BKMOS thường tiếp nhận:
1. Hồ sơ xin visa
Hồ sơ visa có thể bao gồm giấy tờ nhân thân, công việc, tài chính, tài sản, quan hệ gia đình, lịch trình và tài liệu của người bảo lãnh. Điểm quan trọng không chỉ là dịch đúng từng giấy tờ mà còn phải duy trì sự thống nhất giữa họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, địa chỉ và chức danh.
Tham khảo: Dịch thuật công chứng hồ sơ visa.
2. Hồ sơ du học
Hồ sơ du học thường có học bạ, bảng điểm, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, giấy xác nhận sinh viên, thư giới thiệu, hồ sơ tài chính và tài liệu của người bảo trợ. Cách dịch tên trường, môn học, hệ đào tạo và kết quả học tập cần được thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
Tham khảo: Dịch thuật công chứng hồ sơ du học và bài giấy tờ học tập tiếng Anh là gì.
3. Hồ sơ định cư, bảo lãnh và đoàn tụ
Hồ sơ định cư thường liên quan đến nhiều giấy tờ hộ tịch được cấp ở những thời điểm khác nhau. Bản dịch cần thể hiện đúng mối quan hệ gia đình, lịch sử thay đổi nhân thân, tình trạng hôn nhân, nơi cư trú và chuỗi thời gian của hồ sơ.
Tham khảo: Dịch thuật công chứng hồ sơ định cư và đoàn tụ.
4. Hồ sơ kết hôn có yếu tố nước ngoài
Nhóm này thường gồm hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy đăng ký kết hôn trước đây, bản án hoặc quyết định ly hôn, giấy chứng tử và giấy tờ cư trú.
Tham khảo: Dịch thuật công chứng hồ sơ kết hôn với người nước ngoài.
5. Hồ sơ lao động và việc làm
Các tài liệu thường gặp gồm hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, giấy xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm, bảng lương, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề và hồ sơ xin giấy phép lao động.
Tham khảo: Dịch thuật công chứng hồ sơ lao động và bài hồ sơ lao động tiếng Anh là gì.
6. Hồ sơ doanh nghiệp và đầu tư
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, điều lệ, nghị quyết, biên bản họp, báo cáo tài chính, giấy ủy quyền và hồ sơ giao dịch có thể cần dịch để làm việc với cơ quan quản lý, ngân hàng, nhà đầu tư hoặc đối tác nước ngoài.
Tham khảo: Dịch thuật công chứng hồ sơ doanh nghiệp và đầu tư.
Với hợp đồng, hồ sơ tranh chấp hoặc văn bản có thuật ngữ pháp lý chuyên sâu nhưng không bắt buộc chứng thực chữ ký người dịch, khách hàng có thể lựa chọn dịch thuật pháp luật để có phương án xử lý phù hợp hơn.
Những loại giấy tờ nào thường được dịch công chứng?
| Nhóm tài liệu | Giấy tờ thường gặp | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Nhân thân và hộ tịch | Căn cước, hộ chiếu, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, xác nhận cư trú, lý lịch tư pháp. | Visa, định cư, bảo lãnh, kết hôn, thủ tục hành chính. |
| Học tập | Học bạ, bảng điểm, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, giấy xác nhận sinh viên, thư giới thiệu. | Du học, học bổng, công nhận văn bằng, xin việc. |
| Lao động | Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, xác nhận công tác, xác nhận kinh nghiệm, bảng lương, chứng chỉ nghề. | Giấy phép lao động, định cư tay nghề, tuyển dụng quốc tế. |
| Tài chính và tài sản | Sao kê, xác nhận số dư, sổ tiết kiệm, chứng từ thuế, giấy tờ nhà đất và tài sản. | Chứng minh tài chính, visa, đầu tư, giao dịch. |
| Doanh nghiệp | Đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, nghị quyết, biên bản họp, báo cáo tài chính, giấy chứng nhận đầu tư. | Đầu tư, thành lập doanh nghiệp, M&A, giao dịch quốc tế. |
| Pháp lý và tố tụng | Bản án, quyết định, đơn kiện, giấy ủy quyền, di chúc, hồ sơ tranh chấp. | Tòa án, trọng tài, thi hành án và thủ tục có yếu tố nước ngoài. |
| Y tế | Giấy khám sức khỏe, bệnh án, chứng nhận tiêm chủng, giấy chứng sinh và kết quả xét nghiệm. | Visa, lao động, điều trị, bảo hiểm và định cư. |
Bạn có thể xem thêm bảng thuật ngữ và cách dịch từng loại tài liệu trong bài giấy tờ cá nhân tiếng Anh là gì.
Những giấy tờ nào không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch?
Theo quy định về chứng thực, một số giấy tờ, văn bản không đủ điều kiện để dịch và đề nghị chứng thực chữ ký người dịch, bao gồm:
- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
- Tài liệu bị hư hỏng, cũ nát, mờ hoặc không thể xác định được nội dung.
- Giấy tờ đóng dấu mật hoặc có ghi rõ không được dịch.
- Tài liệu có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc thuộc những trường hợp bị pháp luật cấm chứng thực.
- Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp pháp luật yêu cầu và không thuộc diện được miễn.
Ngoài các trường hợp nêu trên, cơ quan thực hiện chứng thực có thể yêu cầu làm rõ, bổ sung hoặc từ chối xử lý nếu hồ sơ có dấu hiệu giả mạo, thiếu trang, thiếu dấu, thiếu chữ ký, không xác định được cơ quan ban hành hoặc có thông tin bất thường cần xác minh.
Lưu ý: Giấy tờ hết thời hạn không đương nhiên thuộc nhóm “không được dịch”. Tuy nhiên, tài liệu hết giá trị sử dụng có thể không được cơ quan tiếp nhận chấp nhận. Người nộp hồ sơ nên kiểm tra thời hạn của giấy tờ trước khi dịch để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch không?
Đối với giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, việc dịch và chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam thường cần được xem xét cùng thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo quy định về chứng thực, giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự thuộc trường hợp không được dùng để dịch và chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật chuyên ngành.
Do đó, không nên áp dụng một câu trả lời giống nhau cho mọi tài liệu nước ngoài. Trước khi thực hiện, cần xác định:
- Quốc gia cấp giấy tờ.
- Cơ quan phát hành tài liệu.
- Loại giấy tờ và mục đích sử dụng tại Việt Nam.
- Quốc gia đó có thỏa thuận miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam hay không.
- Cơ quan tiếp nhận có quy định riêng hay không.
Tham khảo thêm bài chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau như thế nào.
Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?
Khách hàng có thể gửi ảnh chụp hoặc bản scan rõ nét để đơn vị dịch thuật kiểm tra tài liệu, báo giá và chuẩn bị bản dịch. Tuy nhiên, tại bước thực hiện chứng thực, hồ sơ phải đáp ứng yêu cầu của UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Tùy loại tài liệu và phương án xử lý, khách hàng có thể được yêu cầu cung cấp:
- Bản chính để đối chiếu.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính.
- Giấy tờ, văn bản cần dịch còn nguyên vẹn và có thể xác định đầy đủ nội dung.
- Bản hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài thuộc diện phải hợp pháp hóa.
- Tài liệu tham chiếu để thống nhất họ tên, tên doanh nghiệp hoặc thuật ngữ đã sử dụng trước đó.
Vì vậy, việc nhận hồ sơ trực tuyến không đồng nghĩa với mọi tài liệu đều có thể hoàn tất thủ tục chỉ bằng bản scan. BKMOS sẽ thông báo yêu cầu cụ thể sau khi kiểm tra tài liệu.
Bạn có thể gửi ảnh chụp hoặc bản scan rõ nét, kèm thông tin về quốc gia và cơ quan tiếp nhận. BKMOS sẽ kiểm tra sơ bộ trước khi báo giá để hạn chế việc dịch sai hình thức hoặc phát sinh thủ tục không cần thiết.
Gửi hồ sơ để BKMOS kiểm tra
Chi phí dịch thuật công chứng được tính như thế nào?
Chi phí dịch thuật công chứng thường gồm nhiều thành phần, không chỉ có phí biên dịch. Tại BKMOS, giá được xác định dựa trên số trang tài liệu thực tế và phạm vi xử lý đã thống nhất.
| Khoản chi phí | Cách xác định |
|---|---|
| Phí biên dịch | Phụ thuộc ngôn ngữ, số trang, mật độ nội dung, mức độ chuyên ngành và chất lượng tài liệu nguồn. |
| Phí chứng thực | Phụ thuộc loại tài liệu, số lượng bản và biểu phí của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực. |
| Phí hiệu đính, định dạng | Có thể phát sinh với tài liệu nhiều bảng biểu, bản scan khó đọc, hợp đồng song ngữ hoặc hồ sơ cần trình bày đặc biệt. |
| Phí bản bổ sung | Áp dụng khi khách hàng yêu cầu thêm số lượng bản giấy ngoài phạm vi ban đầu. |
| Phụ phí xử lý gấp | Chỉ áp dụng sau khi thông báo và được khách hàng xác nhận nếu dự án cần huy động thêm nhân sự hoặc hoàn thành trong thời gian ngắn. |
| Phí giao nhận | Phụ thuộc địa chỉ, hình thức chuyển phát và thời gian khách hàng yêu cầu nhận hồ sơ. |
Lưu ý: BKMOS tính giá dịch theo trang tài liệu, không mặc định quy đổi tất cả tài liệu theo một số lượng từ cố định. Với trang có mật độ chữ quá cao, nhiều bảng biểu hoặc nội dung chuyên ngành phức tạp, phạm vi và đơn giá sẽ được xác nhận trước khi thực hiện.
Khách hàng có thể tham khảo bảng giá dịch thuật theo trang tại BKMOS. Báo giá chính thức được lập sau khi kiểm tra tài liệu, ngôn ngữ, số lượng bản, hình thức chứng thực và tiến độ.
Quy trình dịch thuật công chứng được thực hiện như thế nào?
Bước 1: Tiếp nhận và xác định mục đích sử dụng
Khách hàng gửi bản scan, ảnh chụp, file PDF, Word hoặc hồ sơ giấy; đồng thời cung cấp thông tin về quốc gia, cơ quan tiếp nhận, ngôn ngữ cần dịch, ngày nộp và số lượng bản.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ
Đơn vị dịch thuật kiểm tra:
- Tài liệu có rõ ràng, đầy đủ và nguyên vẹn hay không.
- Ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích.
- Nhóm chuyên ngành của tài liệu.
- Hình thức xác nhận mà hồ sơ có thể cần.
- Khả năng phải chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
- Số trang, tiến độ và số lượng bản cần bàn giao.
Bước 3: Báo giá và thống nhất phạm vi
Khách hàng được thông báo rõ phí dịch, phí chứng thực, thời gian dự kiến, số lượng bản, phương thức giao nhận và các khoản có thể phát sinh trước khi xác nhận thực hiện.
Bước 4: Biên dịch và kiểm tra nội dung
Tài liệu được phân công cho người dịch phù hợp với ngôn ngữ và lĩnh vực. Sau khi dịch, nội dung cần được kiểm tra về:
- Họ tên, ngày sinh và thông tin định danh.
- Số hiệu, ngày tháng và số liệu.
- Tên cơ quan, chức danh và địa danh.
- Thuật ngữ chuyên ngành.
- Tính đầy đủ của con dấu, chữ ký và ghi chú.
- Sự thống nhất giữa các giấy tờ trong cùng bộ hồ sơ.
Bước 5: Chứng thực chữ ký người dịch
Khi tài liệu đủ điều kiện và khách hàng có yêu cầu, bản dịch được chuẩn bị để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng theo phương án đã thống nhất.
Đối với bản dịch từ hai trang trở lên, tài liệu cần được đánh số trang, có chữ ký theo quy định và đóng dấu giáp lai nếu gồm từ hai tờ trở lên.
Bước 6: Kiểm tra và bàn giao
BKMOS kiểm tra lần cuối số lượng bản, trang tài liệu, dấu, chữ ký và thông tin giao nhận trước khi bàn giao trực tiếp hoặc chuyển phát đến khách hàng.
Bạn có thể xem thêm quy trình dịch thuật 8 bước tại BKMOS.
Những lỗi thường khiến hồ sơ phải sửa đổi hoặc bổ sung
1. Không kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Khách hàng làm bản dịch đóng dấu công ty trong khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch, hoặc làm dịch công chứng trong khi hồ sơ lại cần bản dịch tuyên thệ theo quy định của quốc gia khác.
2. Họ tên không thống nhất với hộ chiếu
Họ tên trong giấy khai sinh, bằng cấp hoặc đăng ký kết hôn có thể được trình bày khác với hộ chiếu. Người dịch không nên tự ý lựa chọn một cách viết mà cần có tài liệu tham chiếu và thống nhất trước.
3. Dịch sai tên cơ quan và chức danh
Tên UBND, sở, bộ, trường học, tòa án hoặc chức danh người ký cần được dịch đúng cấp hành chính và đúng bối cảnh. Dịch máy móc có thể khiến cơ quan nước ngoài hiểu sai thẩm quyền của đơn vị ban hành.
4. Bỏ sót dấu, ghi chú và nội dung viết tay
Dấu treo, dấu giáp lai, thông tin sửa đổi, ghi chú mặt sau và nội dung viết tay đều có thể có ý nghĩa đối với việc đối chiếu giấy tờ.
5. Gửi ảnh chụp bị cắt hoặc mờ
Tài liệu thiếu mép, mất số hiệu, không đọc được dấu hoặc chữ ký có thể khiến bản dịch thiếu thông tin và không đủ điều kiện thực hiện thủ tục tiếp theo.
6. Cho rằng mọi giấy tờ nước ngoài đều có quy trình giống nhau
Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và hình thức bản dịch có thể khác nhau theo quốc gia, loại giấy tờ và cơ quan tiếp nhận.
7. Không kiểm tra thời hạn của giấy tờ gốc
Bản dịch có thể được thực hiện chính xác nhưng hồ sơ vẫn bị từ chối nếu phiếu lý lịch tư pháp, xác nhận tình trạng hôn nhân, sao kê hoặc giấy khám sức khỏe đã quá thời hạn mà nơi nhận quy định.
8. Hiểu rằng dịch công chứng bảo đảm hồ sơ được phê duyệt
Bản dịch đúng giúp hạn chế rủi ro phát sinh từ ngôn ngữ và hình thức tài liệu, nhưng không thay thế điều kiện xét visa, du học, định cư, đầu tư hoặc thủ tục hành chính.
Tham khảo thêm: Kinh nghiệm dịch thuật công chứng và các điểm cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ.
Bản dịch công chứng có thời hạn bao lâu?
Pháp luật không quy định một thời hạn chung áp dụng cho tất cả bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch. Tuy nhiên, giá trị sử dụng trên thực tế phụ thuộc vào ba yếu tố:
- Thời hạn của giấy tờ nguồn: Một số giấy tờ chỉ có giá trị trong khoảng thời gian nhất định.
- Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận: Trường học, đại sứ quán hoặc cơ quan di trú có thể yêu cầu tài liệu được cấp hoặc dịch trong một thời gian gần đây.
- Thông tin có thay đổi hay không: Bản dịch cũ có thể không còn phù hợp nếu người sở hữu đổi hộ chiếu, thay đổi địa chỉ, tình trạng hôn nhân hoặc thông tin pháp nhân.
Vì vậy, thay vì mặc định bản dịch công chứng có thời hạn ba hoặc sáu tháng, người nộp hồ sơ nên kiểm tra quy định cụ thể của nơi tiếp nhận.
Có thể dịch thuật công chứng online không?
Có thể thực hiện phần lớn quá trình tiếp nhận và chuẩn bị hồ sơ từ xa:
- Gửi ảnh chụp hoặc file scan để kiểm tra và báo giá.
- Xác nhận cách viết họ tên, thuật ngữ và dữ liệu qua email hoặc Zalo.
- Nhận bản dịch nháp để kiểm tra khi cần thiết.
- Nhận file scan sau khi hoàn thành.
- Nhận bản giấy qua dịch vụ chuyển phát.
Tuy nhiên, nếu cơ quan thực hiện chứng thực yêu cầu xuất trình bản chính hoặc hồ sơ cần hoàn tất thủ tục lãnh sự, khách hàng có thể phải gửi hoặc cung cấp bản giấy theo hướng dẫn.
Dịch thuật công chứng có thể lấy trong ngày không?
Một số giấy tờ cá nhân ngắn, ngôn ngữ phổ biến và tài liệu rõ ràng có thể được hỗ trợ dịch nhanh trong ngày. Thời gian hoàn tất toàn bộ hồ sơ còn phụ thuộc vào:
- Thời điểm khách hàng gửi tài liệu.
- Ngôn ngữ và số lượng trang.
- Mức độ chuyên ngành.
- Tình trạng bản gốc.
- Yêu cầu hiệu đính, trình bày và số lượng bản.
- Lịch làm việc của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực.
Đơn vị dịch thuật chỉ nên xác nhận tiến độ sau khi đã kiểm tra hồ sơ, không nên cam kết lấy ngay cho mọi ngôn ngữ và mọi loại tài liệu.
Nên lựa chọn đơn vị dịch thuật công chứng như thế nào?
Một đơn vị phù hợp không chỉ cần dịch nhanh mà còn phải hiểu cách tổ chức và kiểm soát một bộ hồ sơ. Khách hàng nên ưu tiên những tiêu chí sau:
- Công khai pháp nhân, địa chỉ, thông tin liên hệ và chính sách dịch vụ.
- Có kinh nghiệm với đúng nhóm hồ sơ cần xử lý.
- Kiểm tra mục đích sử dụng trước khi đề xuất hình thức bản dịch.
- Báo giá tách rõ phí dịch, phí chứng thực, bản bổ sung và giao nhận.
- Có quy trình hiệu đính, kiểm tra số liệu và thông tin định danh.
- Không cam kết tuyệt đối rằng mọi bản dịch đều được mọi cơ quan chấp nhận.
- Có chính sách chỉnh sửa đối với lỗi thuộc phạm vi bản dịch.
- Có phương án bảo mật đối với hồ sơ cá nhân, tài chính và doanh nghiệp.
Bạn đang có giấy tờ cần dịch công chứng?
Hãy gửi bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét, kèm thông tin về ngôn ngữ cần dịch, quốc gia hoặc cơ quan tiếp nhận và thời hạn nộp hồ sơ. BKMOS sẽ kiểm tra loại tài liệu, hình thức xác nhận, số trang, tiến độ và chi phí dự kiến trước khi triển khai.
Xem dịch vụ dịch thuật công chứng tại BKMOS
Gửi tài liệu để kiểm tra và nhận báo giá
Hotline/Zalo: 0936 693 125 – 0931 931 616
Email: dichthuat@bkmos.com
Câu hỏi thường gặp về dịch thuật công chứng
Dịch thuật công chứng là gì?
Dịch thuật công chứng là cách gọi phổ biến của quá trình dịch giấy tờ sang ngôn ngữ khác và thực hiện chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Người dịch chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch, còn người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch?
Việc chứng thực chữ ký người dịch có thể được thực hiện tại UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định.
Cơ quan chứng thực có xác nhận nội dung bản dịch chính xác không?
Không. Người dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm xác nhận chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người dịch.
Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không?
Khách hàng có thể gửi bản scan để kiểm tra, báo giá và chuẩn bị bản dịch. Tại bước chứng thực, việc phải xuất trình bản chính, bản sao chứng thực hoặc giấy tờ hợp lệ phụ thuộc vào loại tài liệu và yêu cầu của cơ quan thực hiện.
Bản dịch công chứng có thời hạn không?
Pháp luật không quy định một thời hạn chung cho tất cả bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch. Giá trị sử dụng còn phụ thuộc thời hạn của giấy tờ gốc và yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận.
Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch không?
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch và chứng thực tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật có liên quan.
Có thể tự dịch rồi mang đi chứng thực không?
Có thể trong trường hợp người tự dịch đáp ứng điều kiện về năng lực và trình độ ngôn ngữ, tự dịch tài liệu phục vụ mục đích cá nhân và xuất trình đầy đủ giấy tờ theo quy định.
Dịch thuật đóng dấu công ty có giống dịch thuật công chứng không?
Không. Bản dịch đóng dấu công ty xác nhận đơn vị cung cấp bản dịch. Dịch thuật công chứng theo cách gọi thông thường có thêm thủ tục chứng thực chữ ký người dịch. Hình thức nào được sử dụng phụ thuộc yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Có thể gửi hồ sơ online và lấy bản dịch trong ngày không?
Có thể đối với một số tài liệu ngắn, ngôn ngữ phổ biến và hồ sơ rõ ràng. Khả năng hoàn tất trong ngày còn phụ thuộc số trang, hình thức chứng thực và lịch làm việc của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện.
Nội dung chuyên môn được biên soạn và kiểm duyệt bởi: Nguyễn Đình Phúc – Founder/CEO BKMOS, cử nhân tiếng Anh, chuyên gia dịch thuật với hơn 15 năm kinh nghiệm xử lý tài liệu chuyên ngành, hồ sơ hành chính, visa, du học và tài liệu pháp lý đa ngôn ngữ.
Thông tin trong bài nhằm mục đích hướng dẫn chung về dịch thuật và thủ tục chứng thực. Yêu cầu thực tế có thể thay đổi theo loại giấy tờ, quốc gia, cơ quan tiếp nhận và quy định có hiệu lực tại thời điểm xử lý. Khách hàng nên xác nhận trực tiếp với cơ quan tiếp nhận đối với những hồ sơ có yêu cầu đặc thù.
