Quy trình dịch thuật chuyên nghiệp tại BKMOS

Một bản dịch có thể đúng về ngữ pháp nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu sử dụng nếu sai thuật ngữ, thiếu nội dung, nhầm tên riêng, sai số liệu hoặc không phù hợp với mục đích của hồ sơ. Vì vậy, chất lượng dịch thuật không chỉ phụ thuộc vào năng lực của một biên dịch viên mà còn phụ thuộc vào cách tài liệu được tiếp nhận, phân tích, phân công, hiệu đính và kiểm tra trước khi bàn giao.

Tại BKMOS, mỗi dự án được tổ chức thành các bước rõ ràng nhằm kiểm soát nội dung, thuật ngữ, tiến độ, định dạng, bảo mật và trách nhiệm sau bàn giao. Mức độ kiểm tra có thể được điều chỉnh theo loại tài liệu, quy mô dự án, thời gian thực hiện và phạm vi dịch vụ đã được thống nhất với khách hàng.

Được thành lập từ năm 2009, BKMOS từng bước hoàn thiện quy trình dựa trên kinh nghiệm xử lý giấy tờ cá nhân, hồ sơ pháp lý, tài liệu doanh nghiệp và nhiều nhóm tài liệu chuyên ngành. Thông tin tổng quan về doanh nghiệp được trình bày tại trang Giới thiệu Công ty TNHH Dịch thuật BKMOS.

Quy trình dịch thuật tại BKMOS không chỉ trả lời câu hỏi “dịch như thế nào”, mà còn xác định ai chịu trách nhiệm, kiểm tra những gì và kết quả đầu ra của từng giai đoạn.

Tổng quan quy trình dịch thuật tại BKMOS

Quy trình chung được tổ chức thành tám bước, bắt đầu từ thời điểm khách hàng gửi tài liệu và tiếp tục đến giai đoạn hỗ trợ sau bàn giao.

Bước Nội dung chính Kết quả đầu ra
1. Tiếp nhận Nhận tài liệu và ghi nhận yêu cầu của khách hàng. Thông tin ban đầu của dự án.
2. Phân tích Xác định ngôn ngữ, chuyên ngành, dung lượng, định dạng và mục đích sử dụng. Phạm vi công việc dự kiến.
3. Báo giá Thông báo chi phí, tiến độ, hình thức bàn giao và điều kiện thực hiện. Xác nhận đặt dịch vụ.
4. Phân công Lựa chọn người quản lý dự án, biên dịch viên, hiệu đính viên và nguồn lực hỗ trợ. Phương án nhân sự phù hợp.
5. Biên dịch Thực hiện bản dịch, quản lý thuật ngữ, tên riêng, số liệu và nội dung lặp lại. Bản dịch sơ bộ hoàn chỉnh.
6. Hiệu đính Đối chiếu bản gốc, kiểm tra nội dung, thuật ngữ, số liệu và tính nhất quán. Bản dịch đã được kiểm soát chất lượng.
7. Hoàn thiện Trình bày, kiểm tra kỹ thuật, công chứng nếu có và bàn giao. Bản dịch theo đúng định dạng đã thống nhất.
8. Hỗ trợ Tiếp nhận phản hồi, kiểm tra và xử lý nội dung thuộc phạm vi dịch vụ. Dự án được hoàn tất và lưu vết phản hồi.

qiuy trình dịch thuật tại BKMOS
qiuy trình dịch thuật tại BKMOS

Bước 1. Tiếp nhận tài liệu và yêu cầu của khách hàng

Quy trình bắt đầu khi BKMOS nhận được tài liệu hoặc thông tin sơ bộ về nhu cầu dịch thuật. Khách hàng có thể gửi bản scan, ảnh chụp rõ nét, tệp điện tử hoặc mang bản giấy đến văn phòng tùy theo loại hồ sơ.

Các kênh tiếp nhận gồm:

  • Biểu mẫu yêu cầu báo giá trên website;
  • Email: dichthuat@bkmos.com;
  • Hotline: 0936.693.125 hoặc 0931.931.616;
  • Zalo hoặc kênh liên lạc được công bố trên website;
  • Tiếp nhận trực tiếp tại văn phòng BKMOS;
  • Chuyển phát đối với hồ sơ cần gửi bản giấy.

Thông tin khách hàng nên cung cấp

Để BKMOS đánh giá chính xác phạm vi công việc, khách hàng nên cung cấp những thông tin sau nếu đã xác định được:

  • Tài liệu cần dịch;
  • Ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích;
  • Mục đích sử dụng của bản dịch;
  • Thời hạn mong muốn;
  • Yêu cầu công chứng hoặc chứng thực;
  • Số lượng bản in nếu cần;
  • Định dạng bàn giao;
  • Tài liệu tham khảo hoặc bảng thuật ngữ có sẵn;
  • Yêu cầu bảo mật đặc biệt;
  • Quy định riêng của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

Khách hàng chưa xác định được ngôn ngữ, hình thức chứng thực hoặc loại dịch vụ phù hợp vẫn có thể gửi tài liệu để BKMOS kiểm tra sơ bộ trước khi báo giá.

Kiểm tra tài liệu ban đầu

Ở bước tiếp nhận, chuyên viên phụ trách kiểm tra sơ bộ:

  • Tệp có mở được hay không;
  • Ảnh chụp hoặc bản scan có đọc rõ nội dung không;
  • Có thiếu trang hoặc thiếu mặt giấy tờ không;
  • Tài liệu có chữ viết tay, con dấu, bảng biểu hoặc hình ảnh phức tạp không;
  • Có cần bản gốc hoặc bản sao phục vụ công chứng không;
  • Có nội dung đặc biệt cần trao đổi trước khi thực hiện không.

Bước kiểm tra ban đầu giúp hạn chế việc báo giá hoặc triển khai dựa trên tài liệu thiếu thông tin, không đọc được hoặc không đúng với hồ sơ khách hàng cần sử dụng.

Bước 2. Phân tích tài liệu và xác định phạm vi công việc

Sau khi tiếp nhận, tài liệu được phân tích để xác định cách thức thực hiện phù hợp. Đây là bước quan trọng bởi hai tài liệu có số trang tương đương vẫn có thể khác nhau đáng kể về độ khó, yêu cầu chuyên ngành và thời gian xử lý.

Các yếu tố được phân tích

  • Cặp ngôn ngữ: Ngôn ngữ nguồn, ngôn ngữ đích và biến thể ngôn ngữ nếu có.
  • Loại tài liệu: Giấy tờ cá nhân, hợp đồng, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ y tế, hồ sơ thầu hoặc nội dung khác.
  • Chuyên ngành: Pháp lý, hành chính, tài chính, kỹ thuật, xây dựng, y tế, giáo dục, công nghệ hoặc thương mại.
  • Dung lượng: Số từ, số trang, số tệp hoặc khối lượng nội dung cần xử lý.
  • Chất lượng bản gốc: Tệp điện tử, PDF, bản scan, ảnh chụp, chữ viết tay hoặc tài liệu bị mờ.
  • Định dạng: Word, Excel, PowerPoint, PDF, hình ảnh, bản vẽ hoặc định dạng chuyên biệt.
  • Mục đích sử dụng: Nộp hồ sơ, ký kết hợp đồng, xuất bản, lưu hành nội bộ, đấu thầu hoặc tham khảo.
  • Thời hạn: Tiến độ thông thường, gấp hoặc chia thành nhiều đợt bàn giao.
  • Yêu cầu pháp lý: Công chứng, chứng thực bản dịch, số lượng bản và yêu cầu về tài liệu gốc.
  • Bảo mật: Mức độ nhạy cảm của dữ liệu và yêu cầu ký thỏa thuận bảo mật.

Với tài liệu chuyên ngành, BKMOS xác định lĩnh vực trước khi lựa chọn nhân sự. Khách hàng có thể tham khảo thêm năng lực dịch thuật chuyên ngành của công ty.

Làm rõ mục đích sử dụng

Mục đích sử dụng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách dịch. Một văn bản dùng để tham khảo nội bộ có thể có yêu cầu khác với tài liệu dùng để ký kết, công bố, nộp cho cơ quan nhà nước hoặc sử dụng trong thủ tục quốc tế.

BKMOS không quyết định thay cơ quan tiếp nhận rằng hồ sơ chắc chắn sẽ được chấp thuận. Tuy nhiên, việc hiểu đúng mục đích sử dụng giúp công ty lựa chọn cách diễn đạt, định dạng và hình thức xử lý phù hợp hơn với yêu cầu mà khách hàng cung cấp.

Bước 3. Báo giá, thống nhất tiến độ và xác nhận thực hiện

Sau khi phân tích tài liệu, BKMOS thông báo cho khách hàng phạm vi công việc, thời gian dự kiến và chi phí thực hiện.

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá

  • Cặp ngôn ngữ;
  • Dung lượng tài liệu;
  • Mức độ chuyên ngành;
  • Chất lượng bản gốc;
  • Yêu cầu trình bày;
  • Thời hạn hoàn thành;
  • Yêu cầu công chứng hoặc chứng thực;
  • Số lượng bản in;
  • Phương thức giao nhận;
  • Yêu cầu bảo mật, hiệu đính hoặc kiểm tra chuyên sâu;
  • Các dịch vụ bổ sung đã được khách hàng yêu cầu.

Khách hàng có thể tham khảo nguyên tắc tính giá tại trang Báo giá dịch thuật BKMOS. Báo giá tham khảo trên website không thay thế cho báo giá cụ thể sau khi tài liệu được kiểm tra.

Nội dung cần được xác nhận

Trước khi triển khai, hai bên nên thống nhất những nội dung chính:

  • Tệp và phần nội dung cần dịch;
  • Ngôn ngữ cần thực hiện;
  • Thời gian bàn giao;
  • Định dạng bản dịch;
  • Yêu cầu công chứng và số lượng bản;
  • Phương thức giao nhận;
  • Chi phí và điều kiện thanh toán;
  • Yêu cầu bảo mật;
  • Đầu mối trao đổi của mỗi bên.

Điều kiện tạm ứng và thanh toán không áp dụng cứng nhắc giống nhau cho mọi dự án. Nội dung này được xác định theo báo giá, hợp đồng, quy mô công việc và thỏa thuận giữa BKMOS với khách hàng.

Các nguyên tắc giao dịch chung có thể được tham khảo tại trang Điều khoản dịch vụ.

Bước 4. Lập phương án và phân công nhân sự

Sau khi khách hàng xác nhận, bộ phận quản lý dự án lập phương án thực hiện và lựa chọn nhân sự phù hợp. BKMOS không phân công tài liệu chỉ dựa trên việc một người biết ngôn ngữ cần dịch.

Tiêu chí lựa chọn biên dịch viên

  • Năng lực sử dụng ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích;
  • Kinh nghiệm với loại tài liệu tương tự;
  • Kiến thức hoặc kinh nghiệm trong chuyên ngành;
  • Khả năng tra cứu và xử lý thuật ngữ;
  • Khả năng đáp ứng thời hạn;
  • Kinh nghiệm sử dụng công cụ hỗ trợ nếu dự án yêu cầu;
  • Kết quả thực hiện những dự án trước;
  • Khả năng tuân thủ hướng dẫn và bảo mật.

Các vai trò có thể tham gia

Tùy quy mô dự án, nguồn lực có thể gồm:

  • Chuyên viên tư vấn;
  • Người quản lý dự án;
  • Biên dịch viên;
  • Hiệu đính viên;
  • Người phụ trách chuyên môn;
  • Chuyên gia tư vấn thuật ngữ;
  • Nhân sự trình bày và xử lý tệp;
  • Nhân sự phụ trách công chứng hoặc giao nhận;
  • Bộ phận hỗ trợ khách hàng.

Cách BKMOS tổ chức và phối hợp nguồn lực được trình bày tại trang Cơ cấu tổ chức và đội ngũ BKMOS.

Lập kế hoạch thực hiện

Với dự án lớn hoặc có nhiều người tham gia, người quản lý dự án có thể:

  • Chia tài liệu thành các phần hợp lý;
  • Xác định thứ tự ưu tiên;
  • Thiết lập thời hạn cho từng giai đoạn;
  • Chuẩn bị hướng dẫn dịch thuật;
  • Thống nhất quy tắc đặt tên tệp;
  • Lập bảng thuật ngữ ban đầu;
  • Xác định người tổng hợp và hiệu đính;
  • Lên kế hoạch bàn giao từng phần hoặc toàn bộ.

Việc phân chia dự án phải bảo đảm các thành viên sử dụng chung hướng dẫn và thuật ngữ, tránh tình trạng mỗi phần được xử lý theo một cách khác nhau.

Bước 5. Biên dịch và quản lý thuật ngữ

Biên dịch viên thực hiện bản dịch dựa trên tài liệu gốc, hướng dẫn của dự án, tài liệu tham khảo và mục đích sử dụng đã được xác định.

Nguyên tắc trong quá trình biên dịch

  • Chuyển tải đầy đủ nội dung của bản gốc;
  • Không tự ý thêm, bớt hoặc làm thay đổi ý nghĩa;
  • Sử dụng thuật ngữ phù hợp với chuyên ngành;
  • Giữ chính xác tên riêng, mã số, ngày tháng và số liệu;
  • Duy trì tính thống nhất giữa các phần;
  • Tuân thủ định dạng và hướng dẫn đã thống nhất;
  • Đánh dấu hoặc báo cáo nội dung bản gốc chưa rõ;
  • Không tự suy đoán thông tin còn thiếu trong tài liệu.

Quản lý thuật ngữ

Với tài liệu dài, nhiều tệp, nhiều người tham gia hoặc được cập nhật định kỳ, BKMOS có thể xây dựng bảng thuật ngữ để kiểm soát:

  • Thuật ngữ nguồn;
  • Phương án dịch được thống nhất;
  • Tên doanh nghiệp và tên sản phẩm;
  • Tên cơ quan và chức danh;
  • Chữ viết tắt;
  • Đơn vị đo;
  • Từ hoặc cụm từ không được dịch;
  • Ghi chú về ngữ cảnh sử dụng.

Nếu khách hàng đã có bảng thuật ngữ hoặc tài liệu tham khảo nội bộ, BKMOS sẽ xem xét sử dụng theo thỏa thuận. Trường hợp một thuật ngữ có nhiều phương án, người quản lý dự án, người phụ trách chuyên môn hoặc khách hàng có thể tham gia xác nhận phương án phù hợp.

Ứng dụng công nghệ hỗ trợ

Đối với dự án phù hợp, BKMOS có thể sử dụng công cụ hỗ trợ dịch thuật để quản lý nội dung lặp lại, thuật ngữ và phiên bản tài liệu. Công nghệ có thể hỗ trợ tăng tính nhất quán nhưng không thay thế trách nhiệm chuyên môn của người dịch và người hiệu đính.

Tài liệu có thông tin nhạy cảm chỉ được đưa vào các công cụ hoặc nền tảng phù hợp với phạm vi bảo mật đã thống nhất. Việc sử dụng trí tuệ nhân tạo hoặc công cụ trực tuyến cần được kiểm soát theo tính chất của dự án.

Bước 6. Hiệu đính và kiểm soát chất lượng

Sau khi biên dịch hoàn tất, bản dịch được chuyển sang giai đoạn kiểm tra. Mức độ hiệu đính được xác định dựa trên loại tài liệu, tầm quan trọng, thời hạn và phạm vi dịch vụ.

Tùy dự án, hình thức kiểm tra có thể gồm:

  • Biên dịch viên tự kiểm tra lại bản dịch;
  • Hiệu đính độc lập bởi một nhân sự khác;
  • Kiểm tra chéo giữa các thành viên;
  • Kiểm tra chuyên môn đối với thuật ngữ khó;
  • Kiểm tra tự động một số lỗi hình thức;
  • Rà soát cuối cùng của người quản lý dự án.

BKMOS kiểm tra những gì?

Nhóm kiểm tra Nội dung cần rà soát
Độ đầy đủ Có thiếu đoạn, thiếu trang, thiếu ô bảng, tiêu đề, chú thích hoặc nội dung trong hình ảnh không.
Ý nghĩa Bản dịch có phản ánh đúng nội dung và quan hệ logic của bản gốc không.
Thuật ngữ Thuật ngữ có phù hợp chuyên ngành và được sử dụng thống nhất không.
Tên riêng Tên người, doanh nghiệp, địa danh, cơ quan và sản phẩm có chính xác không.
Số liệu Ngày tháng, số tiền, mã số, đơn vị đo, phần trăm và thông số có khớp bản gốc không.
Ngôn ngữ Câu văn có rõ nghĩa, đúng ngữ pháp và phù hợp với loại tài liệu không.
Tính nhất quán Các phần, tệp và phiên bản có sử dụng chung một hệ thuật ngữ không.
Định dạng Tiêu đề, đánh số, bảng biểu, chú thích, header và footer có đúng không.
Yêu cầu riêng Bản dịch có tuân thủ hướng dẫn hoặc quy định do khách hàng cung cấp không.

Xử lý nội dung cần điều chỉnh

Nếu người hiệu đính phát hiện lỗi hoặc điểm chưa thống nhất, nội dung được chỉnh sửa hoặc chuyển lại cho biên dịch viên để xác nhận. Đối với vấn đề có nhiều cách hiểu, người phụ trách chuyên môn có thể xem xét dựa trên:

  • Ngữ cảnh của tài liệu;
  • Thuật ngữ đã thống nhất;
  • Tài liệu tham khảo đáng tin cậy;
  • Cách dùng của cơ quan hoặc lĩnh vực liên quan;
  • Yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Ông Nguyễn Đình Phúc – Founder/CEO BKMOS phụ trách định hướng chuyên môn và có thể tham gia xem xét những trường hợp cần thống nhất cách xử lý trong phạm vi phù hợp.

Bước 7. Trình bày, kiểm tra kỹ thuật và bàn giao

Sau khi hoàn tất phần nội dung, bản dịch được trình bày theo định dạng đã thống nhất. Mục tiêu của bước này là giúp khách hàng dễ đối chiếu với bản gốc và sử dụng tài liệu đúng mục đích.

Trình bày và xử lý tệp

Tùy loại tài liệu, bộ phận trình bày có thể thực hiện:

  • Khôi phục bố cục tương ứng với bản gốc;
  • Trình bày tài liệu Word, Excel và PowerPoint;
  • Xử lý bảng biểu, mục lục, tiêu đề và chú thích;
  • Chèn bản dịch vào biểu mẫu có sẵn;
  • Kiểm tra font chữ và ký tự đặc biệt;
  • Định dạng tệp phục vụ in ấn;
  • Xử lý PDF, hình ảnh hoặc bản scan trong phạm vi kỹ thuật cho phép;
  • Chuẩn bị tệp hoặc bản in phục vụ công chứng.

Kiểm tra kỹ thuật trước khi bàn giao

Trước khi gửi khách hàng, BKMOS kiểm tra những yếu tố cần thiết như:

  • Tệp có mở được hay không;
  • Tên và số lượng tệp có đúng không;
  • Không thiếu trang hoặc thiếu phần nội dung;
  • Đánh số trang và mục có hợp lý không;
  • Bảng biểu có bị lệch hoặc tràn nội dung không;
  • Font chữ và ký tự có hiển thị đúng không;
  • Tệp bàn giao có đúng định dạng được yêu cầu không;
  • Số lượng bản in hoặc bản công chứng có đúng không;
  • Thông tin giao nhận có chính xác không.

Bàn giao bản mềm

Bản mềm có thể được bàn giao qua email, liên kết truyền tệp hoặc phương thức điện tử khác đã được thống nhất. Với dự án có nhiều tệp, BKMOS có thể tổ chức tài liệu theo thư mục và quy tắc đặt tên để khách hàng dễ kiểm tra.

Bàn giao bản giấy hoặc bản công chứng

Khách hàng có thể nhận trực tiếp hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát tùy theo địa chỉ và yêu cầu. Với hồ sơ công chứng, BKMOS kiểm tra trước yêu cầu về bản gốc, bản sao, số lượng bản và hình thức chứng thực.

Quy trình dịch hồ sơ cần công chứng có thêm các bước đặc thù. Khách hàng có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật công chứng.

Bước 8. Tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ sau bàn giao

Trách nhiệm của BKMOS không kết thúc ngay khi tệp hoặc bản giấy được giao cho khách hàng. Nếu phát hiện nội dung cần kiểm tra, khách hàng có thể gửi phản hồi kèm vị trí cụ thể để BKMOS đối chiếu.

Phản hồi thuộc phạm vi bản dịch

BKMOS tiếp nhận và xử lý các phản hồi liên quan đến:

  • Thuật ngữ hoặc câu dịch cần kiểm tra lại;
  • Tên riêng, số liệu hoặc ngày tháng;
  • Nội dung bị thiếu hoặc trình bày sai;
  • Sự không thống nhất giữa các phần;
  • Lỗi thuộc phạm vi công việc BKMOS đã thực hiện;
  • Yêu cầu giải thích phương án dịch trong trường hợp cần thiết.

Nội dung được kiểm tra dựa trên bản gốc, yêu cầu ban đầu, tài liệu tham khảo và phạm vi đã thống nhất.

Yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi

Những trường hợp sau có thể được xem là công việc bổ sung:

  • Khách hàng thay đổi hoặc cập nhật bản gốc;
  • Bổ sung tài liệu mới;
  • Yêu cầu dịch thêm nội dung chưa có trong báo giá;
  • Thay đổi ngôn ngữ đích;
  • Thay đổi đáng kể về định dạng;
  • Yêu cầu thêm bản công chứng hoặc bản in;
  • Yêu cầu thực hiện dịch vụ mới ngoài phạm vi ban đầu.

BKMOS sẽ thông báo phạm vi và chi phí phát sinh trước khi thực hiện, thay vì tự động bổ sung mà không có xác nhận của khách hàng.

Quy trình được điều chỉnh theo từng loại dự án

Tám bước trên là khung quy trình chung. Tùy loại tài liệu, BKMOS điều chỉnh phương án nhân sự, kiểm tra và bàn giao để phù hợp với yêu cầu thực tế.

Đối với tài liệu chuyên ngành

  • Xác định chính xác lĩnh vực trước khi phân công;
  • Ưu tiên người dịch có kinh nghiệm chuyên ngành;
  • Thu thập tài liệu tham khảo và thuật ngữ của khách hàng;
  • Lập bảng thuật ngữ nếu tài liệu dài hoặc có nhiều người tham gia;
  • Bố trí hiệu đính phù hợp với mức độ chuyên môn;
  • Kiểm soát tên sản phẩm, thông số, tiêu chuẩn và đơn vị đo.

Đối với hồ sơ dịch thuật công chứng

  • Kiểm tra loại bản gốc hoặc bản sao cần sử dụng;
  • Đối chiếu đầy đủ hai mặt giấy tờ;
  • Kiểm tra tên riêng, số giấy tờ, ngày tháng và cơ quan cấp;
  • Xác định hình thức chứng thực phù hợp với yêu cầu khách hàng cung cấp;
  • Thống nhất số lượng bản;
  • Chuẩn bị bản in và thực hiện bước chứng thực;
  • Bàn giao trực tiếp hoặc chuyển phát.

Đối với dự án đa ngôn ngữ

  • Xác định bản nguồn chuẩn dùng chung;
  • Thống nhất tên riêng, thương hiệu và thuật ngữ cốt lõi;
  • Phân công từng nhóm ngôn ngữ;
  • Kiểm soát phiên bản giữa các ngôn ngữ;
  • Đồng bộ bố cục và cấu trúc tệp;
  • Kiểm tra tính nhất quán ở cấp độ toàn dự án.

Doanh nghiệp có tài liệu sử dụng tại nhiều thị trường có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật đa ngôn ngữ.

Đối với tài liệu cần dịch gấp

BKMOS kiểm tra khả năng đáp ứng trước khi nhận dự án gấp. Phương án có thể gồm chia tài liệu cho nhiều biên dịch viên, thiết lập bảng thuật ngữ sớm và bố trí người tổng hợp chung.

Tuy nhiên, việc tăng số người không phải lúc nào cũng rút ngắn thời gian một cách tương ứng. Dự án vẫn cần thời gian để phân công, phối hợp, hiệu đính và tổng hợp. BKMOS chỉ xác nhận tiến độ sau khi đánh giá tài liệu và nguồn lực thực tế.

Đối với dự án lớn hoặc cập nhật định kỳ

  • Chia dự án thành các giai đoạn;
  • Thống nhất lịch bàn giao từng phần;
  • Xây dựng bảng thuật ngữ và hướng dẫn dịch;
  • Quản lý bộ nhớ dịch nếu phù hợp;
  • Kiểm soát phiên bản tài liệu;
  • Đánh giá chất lượng sau từng đợt;
  • Cập nhật thuật ngữ theo phản hồi của khách hàng;
  • Duy trì đội ngũ ổn định giữa các giai đoạn khi có thể.

Bảo mật được áp dụng trong toàn bộ quy trình

Bảo mật không phải là một bước riêng được thực hiện sau khi dịch xong. Yêu cầu bảo vệ thông tin cần được áp dụng từ khi tiếp nhận đến khi dự án hoàn tất.

Giai đoạn Nguyên tắc bảo mật
Tiếp nhận Sử dụng kênh nhận tài liệu phù hợp và hạn chế thu thập thông tin không cần thiết.
Phân công Chỉ chuyển tài liệu cho những nhân sự cần tham gia dự án.
Thực hiện Nhân sự và cộng tác viên tuân thủ nghĩa vụ bảo mật và không tự ý chia sẻ dữ liệu.
Sử dụng công cụ Kiểm soát việc đưa tài liệu lên nền tảng trực tuyến hoặc công cụ trí tuệ nhân tạo.
Bàn giao Gửi bản dịch tới đúng địa chỉ hoặc đầu mối do khách hàng cung cấp.
Sau dự án Lưu trữ, hoàn trả hoặc xóa dữ liệu theo tính chất dự án và thỏa thuận giữa hai bên.

Với dự án có yêu cầu cao, hai bên có thể ký thỏa thuận không tiết lộ thông tin. Khách hàng nên thông báo mức độ bảo mật ngay từ bước báo giá để BKMOS bố trí nhân sự và phương thức xử lý phù hợp.

Xem chi tiết tại Chính sách bảo mật của BKMOS.

Quy trình mang lại giá trị gì cho khách hàng?

Một quy trình rõ ràng không có nghĩa mọi dự án đều được xử lý cứng nhắc giống nhau. Giá trị của quy trình nằm ở việc mỗi yêu cầu có đầu mối, mỗi giai đoạn có trách nhiệm và mỗi bản dịch có tiêu chí kiểm tra cụ thể.

Đối với khách hàng, quy trình này giúp:

  • Biết tài liệu được tiếp nhận và xử lý như thế nào;
  • Được thông báo phạm vi, thời gian và chi phí trước khi thực hiện;
  • Tài liệu được giao cho nhân sự phù hợp hơn;
  • Thuật ngữ và nội dung lặp lại được kiểm soát;
  • Tên riêng và số liệu được rà soát;
  • Định dạng được kiểm tra trước khi bàn giao;
  • Thông tin được phân quyền trong quá trình thực hiện;
  • Phản hồi sau dịch có đầu mối tiếp nhận.

Quy trình là một trong những yếu tố tạo nên năng lực dịch vụ của BKMOS. Khách hàng có thể tìm hiểu thêm tại trang Vì sao nên chọn BKMOS cho dự án dịch thuật?.

Câu hỏi thường gặp về quy trình dịch thuật

BKMOS có báo giá trước khi thực hiện không?

Có. Sau khi kiểm tra tài liệu, BKMOS thông báo phạm vi công việc, thời gian dự kiến và chi phí. Dự án được triển khai sau khi khách hàng xác nhận, trừ trường hợp hai bên đã có hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ khác.

Mọi bản dịch có được hiệu đính bởi một người khác không?

Mức độ hiệu đính phụ thuộc vào loại tài liệu, phạm vi dịch vụ, thời hạn và yêu cầu chất lượng. Dự án quan trọng có thể được bố trí hiệu đính độc lập hoặc kiểm tra chéo. BKMOS sẽ lựa chọn phương án phù hợp thay vì mặc định mọi tài liệu đều có quy trình kiểm tra giống nhau.

Khách hàng có thể cung cấp bảng thuật ngữ riêng không?

Có. BKMOS khuyến khích khách hàng cung cấp thuật ngữ nội bộ, tài liệu tham khảo, bản dịch cũ hoặc hướng dẫn thương hiệu nếu có. Các tài liệu này giúp người dịch hiểu rõ cách dùng từ mà khách hàng mong muốn.

BKMOS có nhận tài liệu cần dịch gấp không?

Có thể, tùy dung lượng, ngôn ngữ, chuyên ngành và nguồn lực tại thời điểm tiếp nhận. BKMOS sẽ kiểm tra tài liệu trước khi xác nhận tiến độ. Với thời gian quá ngắn, công ty sẽ trao đổi rõ về phương án thực hiện và mức độ kiểm soát có thể áp dụng.

Tôi có cần gửi bản gốc ngay khi yêu cầu báo giá không?

Thông thường, khách hàng có thể gửi bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét để BKMOS kiểm tra và báo giá trước. Với hồ sơ cần công chứng, BKMOS sẽ hướng dẫn thêm về bản gốc hoặc bản sao cần sử dụng.

BKMOS có hỗ trợ chỉnh sửa sau khi bàn giao không?

Có. BKMOS tiếp nhận và kiểm tra phản hồi liên quan đến nội dung thuộc phạm vi bản dịch đã thực hiện. Trường hợp khách hàng thay đổi bản gốc, bổ sung tài liệu hoặc yêu cầu dịch thêm, công ty sẽ thông báo riêng về phần công việc phát sinh.

Điều kiện thanh toán có phải luôn ứng trước 50% không?

Không áp dụng một tỷ lệ cố định cho mọi dự án. Điều kiện tạm ứng và thanh toán được xác định theo giá trị công việc, loại khách hàng, hợp đồng và thỏa thuận cụ thể giữa hai bên.

BKMOS bảo mật tài liệu bằng cách nào?

Tài liệu được phân quyền theo nhu cầu thực hiện, chỉ chuyển cho những nhân sự cần tham gia và được xử lý theo chính sách bảo mật của công ty. Với dự án nhạy cảm, khách hàng có thể yêu cầu ký thỏa thuận bảo mật riêng.

Tìm hiểu thêm về BKMOS

Nội dung Thông tin cung cấp
Giới thiệu BKMOS Thông tin doanh nghiệp, định hướng thương hiệu, giá trị cốt lõi và các dịch vụ chính.
Lịch sử hình thành và phát triển Hành trình phát triển của BKMOS từ năm 2009 và quá trình hình thành năng lực chuyên môn.
Cơ cấu tổ chức – nhân sự Vai trò của quản lý dự án, biên dịch viên, hiệu đính viên và mạng lưới chuyên gia cộng tác.
Vì sao chọn BKMOS? Các yếu tố về chuyên môn, bảo mật, báo giá, tiến độ và trách nhiệm sau bàn giao.
Nguyễn Đình Phúc – Founder/CEO BKMOS Hồ sơ người sáng lập và người phụ trách định hướng chuyên môn tại BKMOS.
Hỏi đáp dịch vụ Giải đáp về thời gian, báo giá, công chứng, thanh toán và phương thức giao nhận.

Gửi tài liệu để BKMOS kiểm tra và lập phương án thực hiện

Mỗi tài liệu có yêu cầu riêng về ngôn ngữ, chuyên ngành, thời hạn và mục đích sử dụng. Khách hàng có thể gửi bản scan, ảnh chụp rõ nét hoặc tệp điện tử để BKMOS kiểm tra trước khi báo giá.

Công ty Công ty TNHH Dịch thuật BKMOS
Trụ sở chính 73 Lê Lợi, Thạch Thang, Hải Châu, Đà Nẵng
Hotline 0936.693.125 – Mr. Phúc
Hotline 0931.931.616 – Ms. Phương
Email dichthuat@bkmos.com

Gửi tài liệu cho BKMOS
Tham khảo báo giá dịch thuật

Nội dung được biên soạn và kiểm duyệt chuyên môn bởi Nguyễn Đình Phúc – Founder/CEO BKMOS. Cập nhật tháng 7/2026.