Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa, du học, định cư, thăm thân hoặc bảo lãnh gia đình, người nộp hồ sơ thường phải dịch nhiều loại giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng Anh. Việc sử dụng đúng tên giấy tờ không chỉ giúp nội dung bản dịch rõ ràng mà còn bảo đảm các thông tin về họ tên, ngày sinh, quan hệ gia đình, quá trình học tập và tình trạng cư trú được thể hiện thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
Danh sách dưới đây tổng hợp tên tiếng Anh của những giấy tờ thường gặp khi làm visa. Nội dung được sắp xếp theo từng nhóm để người đọc thuận tiện tra cứu. Bạn cũng có thể tham khảo thêm bảng tổng hợp giấy tờ cá nhân tiếng Anh hoặc tìm hiểu dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ visa tại BKMOS.
Lưu ý: Không phải hồ sơ visa nào cũng yêu cầu đầy đủ tất cả giấy tờ trong danh sách. Thành phần hồ sơ thực tế phụ thuộc quốc gia đến, loại visa, mục đích chuyến đi và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận tại thời điểm nộp hồ sơ.
Tên tiếng Anh các giấy tờ thường dùng làm visa
1. Giấy tờ học tập và bằng cấp
| Tiếng Việt | Tiếng Anh chuẩn hóa |
|---|---|
| Bằng tốt nghiệp tiểu học | Primary School Completion Certificate |
| Bằng tốt nghiệp cao học | Master’s Degree |
| Bằng tốt nghiệp trung học | High School Diploma / Upper Secondary School Graduation Diploma |
| Bằng tốt nghiệp đại học | Bachelor’s Degree |
| Báo cáo của trường | School Report |
| Bảng điểm | Academic Transcript |
| Chứng chỉ ngoại ngữ | Foreign Language Certificate |
Đối với giấy tờ học tập, không nên dùng một thuật ngữ chung cho tất cả các loại văn bằng. Chẳng hạn, Degree, Diploma và Certificate có phạm vi sử dụng khác nhau. Người đọc có thể xem thêm hướng dẫn về bằng tốt nghiệp tiếng Anh, học bạ tiếng Anh và bảng điểm tiếng Anh để phân biệt cách dùng trong từng loại tài liệu.
2. Giấy tờ hộ tịch, nhân thân và cư trú
| Tiếng Việt | Tiếng Anh chuẩn hóa |
|---|---|
| Giấy chứng nhận kết hôn, công dân VN và người nước ngoài | Marriage Certificate between a Vietnamese Citizen and a Foreign National – Form No. 09 |
| Marriage Certificate between a Vietnamese Citizen and a Foreign National – Form No. 15 | |
| Giấy CMND | Identity Card |
| Sơ yếu lý lịch | Personal History Form / Curriculum Vitae |
| Giấy khai sinh | Birth Certificate |
| Giấy chứng tử | Copy of Death Certificate |
| Original Death Certificate | |
| Trích lục bản sao khai sinh | Birth Registration Extract / Extract of Birth Registration |
| Hộ khẩu/tờ khai gia đình | Household Registration Book / Family Information Form |
| Sổ hộ khẩu | Household Registration Book |
| Đăng ký tạm trú | Temporary Residence Registration |
| Giấy chứng nhận chổ ở tập thể | Certificate of Residence at Collective Accommodation |
| Đơn đăng ký kết hôn | Marriage Registration Application |
| Đơn ly hôn | Petition for Divorce |
| Giấy chứng nhận kết hôn | Duplicate Marriage Certificate – Form No. 15 |
| Quyết định thuận tình ly hôn | Decision on Recognition of Mutual Consent Divorce |
| Quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự | Decision Recognizing the Agreement of the Parties Concerned |
Trong nhóm giấy tờ này, người dịch cần phân biệt rõ tên của giấy tờ với tên của thủ tục. Ví dụ, Marriage Certificate là giấy chứng nhận kết hôn, trong khi Marriage Registration là việc đăng ký kết hôn. Tương tự, Birth Certificate là giấy khai sinh, còn Birth Registration Extract là trích lục khai sinh.
Bạn có thể tra cứu chi tiết cách dịch giấy khai sinh tiếng Anh, giấy đăng ký kết hôn tiếng Anh, căn cước công dân tiếng Anh và giấy xác nhận cư trú tiếng Anh trong các bài phân tích chuyên sâu của BKMOS.
3. Giấy tờ thường gặp trong hồ sơ visa định cư và bảo lãnh
| Tiếng Việt | Tiếng Anh chuẩn hóa |
|---|---|
| Khai sinh | Birth Certificate |
| Giấy ly dị hoặc khai tử của người phối ngẫu trước | Divorce Decree or Death Certificate of Any Previous Spouse |
| Hôn thú | Marriage Certificate |
| Lý lịch tư pháp – bao gồm nơi cư trú từ khi 16 tuổi | Police Certificates from All Places of Residence Since the Age of 16 |
| Giấy CN khám sức khỏe | Medical Examination Certificate |
| Bảo trợ tài chánh I-864 | Evidence of Financial Support – Form I-864, Affidavit of Support |
| Đơn xin chiếu khán di dân và đăng ký thường trú nhân, DS-230 cả phần I và phần 2 | Application for Immigrant Visa and Alien Registration – Form DS-230, Parts I and II (Historical Form) |
| 2 ảnh làm chiếu khán | Two Immigrant Visa Photographs |
| Những bằng chứng hôn phối và quan hệ vợ chồng | Evidence of the Marriage and Spousal Relationship |
| Lệ phí | Immigrant Visa Processing Fees |
Cập nhật về biểu mẫu visa Hoa Kỳ: DS-230 là biểu mẫu giấy từng được sử dụng cho đơn xin thị thực định cư và đăng ký người nước ngoài. Trong quy trình thị thực định cư thông thường hiện nay, đương đơn chủ yếu hoàn thành mẫu điện tử DS-260 – Immigrant Visa and Alien Registration Application. Người nộp hồ sơ cần kiểm tra hướng dẫn của Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc cơ quan di trú phụ trách hồ sơ của mình trước khi khai biểu mẫu.
Đối với Phiếu lý lịch tư pháp, cách dịch không nên chỉ dừng ở cụm từ chung Police Certificate. Người dịch còn phải kiểm tra loại phiếu, cơ quan cấp, phạm vi thông tin và mục đích sử dụng. Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết tại bài lý lịch tư pháp tiếng Anh là gì.
Lưu ý khi dịch tên các giấy tờ làm visa
- Thống nhất họ tên với hộ chiếu: Họ tên trên bản dịch giấy khai sinh, căn cước, bằng cấp, giấy kết hôn và các giấy tờ khác cần thống nhất với hộ chiếu đang sử dụng.
- Không tự quy đổi loại giấy tờ: Người dịch không nên tự chuyển một văn bằng, quyết định hoặc giấy xác nhận của Việt Nam thành loại giấy tờ tương đương trong hệ thống nước ngoài nếu bản gốc không thể hiện như vậy.
- Phân biệt bản chính, bản sao và trích lục: Original, Copy, Certified Copy và Extract thể hiện những loại tài liệu khác nhau.
- Kiểm tra tên cơ quan cấp: Tên Ủy ban nhân dân, cơ quan công an, cơ quan tư pháp, tòa án và cơ quan hộ tịch cần được dịch đúng cấp quản lý.
- Đối chiếu yêu cầu của nơi tiếp nhận: Mỗi quốc gia, loại visa và cơ quan xét duyệt có thể yêu cầu thành phần hồ sơ, thời hạn giấy tờ và hình thức chứng thực khác nhau.
Nếu cần tra cứu thêm các thuật ngữ xuất hiện trên giấy tờ hộ tịch, quyết định, giấy xác nhận hoặc văn bản của cơ quan nhà nước, bạn có thể xem bài tổng hợp thuật ngữ hành chính – pháp lý tiếng Anh. Bài viết này cũng thuộc hệ thống Kho từ vựng và thuật ngữ đa ngôn ngữ do BKMOS xây dựng.
Kết luận
Tên tiếng Anh của các giấy tờ làm visa cần được lựa chọn theo đúng loại văn bản, nội dung trên bản gốc và mục đích sử dụng thực tế. Một thuật ngữ có thể đúng về nghĩa thông thường nhưng vẫn chưa phù hợp nếu dùng sai cho bản chính, bản sao, trích lục, giấy xác nhận hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Khi xử lý một bộ hồ sơ gồm nhiều giấy tờ, người dịch cần kiểm soát đồng thời tên riêng, ngày tháng, số giấy tờ, quan hệ gia đình, địa chỉ cư trú và tên cơ quan cấp. Sự thống nhất giữa các tài liệu sẽ giúp hồ sơ rõ ràng, thuận tiện hơn cho quá trình kiểm tra và đối chiếu.
Nếu bạn cần dịch giấy khai sinh, căn cước, đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận cư trú, bằng cấp, bảng điểm hoặc các giấy tờ khác để làm visa, hãy tham khảo dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ visa tại BKMOS hoặc liên hệ với BKMOS để được kiểm tra tài liệu và tư vấn phương án xử lý phù hợp.
