Dịch thuật Hồ sơ thầu tại Hải Phòng

Một bộ hồ sơ thầu xây lắp không chỉ có vài tài liệu giới thiệu doanh nghiệp. Đây là hệ thống tài liệu dùng để chứng minh tư cách pháp lý, năng lực tài chính, kinh nghiệm thực hiện hợp đồng, nhân sự, thiết bị và khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của nhà thầu.

Khi hồ sơ được sử dụng trong một gói thầu có yếu tố nước ngoài, mỗi thông tin trong bản dịch cần thống nhất với tài liệu chứng minh đi kèm. Tên doanh nghiệp trên hồ sơ năng lực phải phù hợp với đăng ký doanh nghiệp; doanh thu kê khai phải đối chiếu được với báo cáo tài chính; kinh nghiệm được trình bày trong bảng năng lực phải tương ứng với hợp đồng, biên bản nghiệm thu và xác nhận hoàn thành; giải pháp kỹ thuật phải sử dụng cùng hệ thống thuật ngữ với tiến độ, danh mục thiết bị và biện pháp thi công.

BKMOS cung cấp dịch vụ dịch thuật hồ sơ thầu tại Hải Phòng theo hai mô hình:

• Tiếp nhận trực tiếp tại văn phòng 172A Đình Đông – Lê Chân – Hải Phòng;
• Tiếp nhận và cung cấp dịch vụ online cho doanh nghiệp ở xa, có nhiều phòng ban cùng tham gia hoặc cần trao đổi tài liệu điện tử.

Trước khi triển khai, BKMOS kiểm tra loại gói thầu, cặp ngôn ngữ, cấu trúc hồ sơ, số trang, định dạng, thời hạn đóng thầu, yêu cầu xác nhận và phương thức bàn giao. Với dự án khối lượng lớn, hồ sơ được chia theo nhóm chuyên môn và quản lý bằng hệ thống thuật ngữ dùng chung.

Hồ sơ thầu xây lắp là một chuỗi tài liệu chứng minh năng lực

Trong hồ sơ thầu, các tài liệu không tồn tại độc lập. Một nội dung được nhà thầu kê khai thường cần được chứng minh bằng một hoặc nhiều tài liệu khác.

Ví dụ, khi hồ sơ năng lực nêu rằng doanh nghiệp đã thực hiện một dự án xây dựng có giá trị nhất định, thông tin này có thể được đối chiếu với:

• Hợp đồng xây dựng hoặc hợp đồng tương tự;
• Phụ lục về phạm vi công việc và giá trị hợp đồng;
• Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành;
• Hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu thanh toán nếu được yêu cầu;
• Quyết định phê duyệt, bàn giao hoặc đưa công trình vào sử dụng;
• Danh sách nhân sự, thiết bị và hạng mục đã triển khai.

Nếu hồ sơ năng lực sử dụng một cách dịch tên dự án nhưng hợp đồng và biên bản nghiệm thu lại sử dụng cách dịch khác, bên tiếp nhận có thể gặp khó khăn khi đối chiếu. Tương tự, nếu giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện hoặc phạm vi công việc không thống nhất giữa các tài liệu, hồ sơ có thể phải làm rõ hoặc bổ sung.

Vì vậy, BKMOS không tổ chức dự án chỉ theo phương pháp “chia đều số trang”. Hồ sơ cần được phân tích thành các nhóm chứng cứ có liên hệ với nhau, sau đó mới bố trí biên dịch viên phù hợp.

BKMOS nhận dịch những nhóm tài liệu nào trong hồ sơ thầu?

Phạm vi thực tế phụ thuộc vào yêu cầu của từng gói thầu. Một bộ hồ sơ dự thầu xây lắp thường có thể bao gồm các nhóm sau:

Những tài liệu có nội dung chuyên sâu có thể được phối hợp với các nhóm dịch vụ liên quan như dịch tài liệu kỹ thuật tại Hải Phòng, dịch tài liệu tài chính tại Hải Phòng và dịch tài liệu pháp luật tại Hải Phòng.

Bốn ma trận kiểm soát dành cho hồ sơ thầu xây lắp

Với bộ hồ sơ có hàng trăm trang và nhiều tài liệu chứng minh năng lực, việc chỉ sử dụng một danh sách thuật ngữ là chưa đủ. BKMOS có thể tổ chức dự án theo bốn ma trận kiểm soát chính.

1. Ma trận pháp nhân và tên riêng

Ma trận này tập hợp cách thể hiện thống nhất của:

• Tên đầy đủ và tên viết tắt của nhà thầu;
• Tên chủ đầu tư, bên mời thầu, đơn vị tư vấn và các bên liên quan;
• Tên người đại diện, chức danh và bộ phận;
• Tên dự án, gói thầu và địa điểm thực hiện;
• Tên liên danh, nhà thầu phụ và nhà cung cấp;
• Số đăng ký, giấy phép, chứng chỉ và văn bản ủy quyền.

Thông tin được đối chiếu với tài liệu pháp lý hoặc cách viết đã được khách hàng xác nhận. Người dịch không tự thay đổi tên pháp nhân hoặc chức danh chỉ để câu văn tiếng Anh tự nhiên hơn.

2. Ma trận hợp đồng và kinh nghiệm tương tự

Đây là lớp kiểm soát đặc biệt quan trọng với hồ sơ xây lắp. Mỗi hợp đồng dùng để chứng minh năng lực có thể được ghi nhận theo các trường:

• Tên hợp đồng và tên dự án;
• Chủ đầu tư hoặc bên giao thầu;
• Phạm vi công việc;
• Giá trị ký kết và giá trị thực hiện;
• Thời gian bắt đầu, hoàn thành hoặc nghiệm thu;
• Tư cách tham gia của doanh nghiệp;
• Tài liệu chứng minh đi kèm.

Cách quản lý này giúp bản dịch của bảng kê kinh nghiệm, hợp đồng, phụ lục và biên bản nghiệm thu sử dụng cùng một cách thể hiện, hạn chế tình trạng một dự án được dịch thành nhiều tên khác nhau.

3. Ma trận số liệu tài chính

Ma trận tài chính được dùng để kiểm soát doanh thu, tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, lợi nhuận, hạn mức tín dụng, giá trị bảo lãnh và các số liệu liên quan.

BKMOS tập trung kiểm tra:

• Kỳ báo cáo và đơn vị tiền tệ;
• Dấu phân cách hàng nghìn và phần thập phân;
• Số liệu riêng lẻ và số liệu hợp nhất;
• Sự tương ứng giữa bảng kê năng lực và báo cáo tài chính;
• Tên các chỉ tiêu tài chính qua nhiều năm;
• Ý kiến và lưu ý của đơn vị kiểm toán;
• Giá trị bảo lãnh và thời hạn hiệu lực.

BKMOS không tự điều chỉnh, làm tròn hoặc quy đổi số liệu nếu việc này không nằm trong phạm vi đã được khách hàng xác nhận.

4. Ma trận thuật ngữ kỹ thuật

Đề xuất kỹ thuật xây lắp có thể liên quan đồng thời đến kết cấu, kiến trúc, cơ điện, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy, an toàn, môi trường và quản lý chất lượng.

Termbase của dự án có thể bao gồm:

• Tên hạng mục và khu vực thi công;
• Phương pháp, trình tự và công tác thi công;
• Vật liệu, thiết bị, model và thông số;
• Tiêu chuẩn, quy chuẩn và phương pháp thử;
• Chức danh nhân sự và bộ phận phụ trách;
• Biểu mẫu kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao;
• Chữ viết tắt và ký hiệu xuất hiện trong bản vẽ.

Những thuật ngữ đã được chủ đầu tư hoặc khách hàng sử dụng trong hồ sơ mời thầu, bản vẽ hay tài liệu kỹ thuật được ưu tiên làm nguồn tham chiếu.

Dịch hồ sơ năng lực doanh nghiệp xây dựng

Hồ sơ năng lực thường là tài liệu tổng hợp thông tin từ nhiều phòng ban. Một số nội dung mang tính giới thiệu, trong khi các phần về dự án, nhân sự, máy móc và chứng nhận lại cần bám sát tài liệu chứng minh.

Khi dịch hồ sơ năng lực, BKMOS kiểm soát riêng:

• Lịch sử hình thành và lĩnh vực hoạt động;
• Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận;
• Năng lực nhân sự, máy móc và thiết bị;
• Danh sách công trình hoặc hợp đồng tiêu biểu;
• Chứng chỉ năng lực và chứng nhận hệ thống quản lý;
• Thông tin về an toàn, chất lượng và môi trường;
• Hình ảnh, chú thích, sơ đồ và bảng biểu.

Bản dịch không nên tự bổ sung nhận định mang tính quảng cáo hoặc nâng cấp phạm vi năng lực ngoài nội dung tài liệu nguồn. Trường hợp phát hiện thông tin khác nhau giữa hồ sơ năng lực và tài liệu pháp lý, BKMOS đánh dấu để khách hàng xác nhận trước khi hoàn thiện.

Dịch báo cáo tài chính và tài liệu chứng minh nguồn lực

Báo cáo tài chính trong hồ sơ thầu có mật độ số liệu cao và thường gồm nhiều kỳ liên tiếp. Một sai sót nhỏ ở dấu phân cách, tiêu đề cột hoặc đơn vị tiền tệ có thể ảnh hưởng đến khả năng đối chiếu.

Nhóm dịch tài chính tập trung vào các nội dung:

• Bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo tình hình tài chính;
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
• Thuyết minh báo cáo tài chính;
• Báo cáo và ý kiến kiểm toán;
• Xác nhận số dư và hạn mức tín dụng;
• Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng;
• Tài liệu chứng minh doanh thu và nguồn lực tài chính.

Trong dự án nhiều năm tài chính, tên chỉ tiêu được chuẩn hóa để thuận tiện so sánh giữa các kỳ. Các con số được đối chiếu riêng với tài liệu nguồn thay vì chỉ kiểm tra bằng cách đọc lại câu văn.

Dịch đề xuất kỹ thuật và biện pháp thi công

Đề xuất kỹ thuật là phần thể hiện phương án của nhà thầu đối với gói thầu. Nội dung có thể được xây dựng bởi nhiều kỹ sư và chứa lượng lớn thuật ngữ, hình ảnh, bảng tiến độ, sơ đồ tổ chức và dẫn chiếu.

BKMOS có thể tiếp nhận:

• Biện pháp tổ chức và thi công;
• Phương án huy động nhân sự, vật tư và thiết bị;
• Tiến độ tổng thể và tiến độ chi tiết;
• Kế hoạch quản lý chất lượng;
• Kế hoạch an toàn, sức khỏe và môi trường;
• Phương án kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao;
• Thuyết minh thiết bị và công nghệ;
• Bản vẽ, sơ đồ và bảng khối lượng liên quan.

Người dịch không tự thay đổi phương pháp, trình tự thi công hoặc tiêu chí kỹ thuật. Khi nội dung nguồn chưa rõ, mâu thuẫn với bản vẽ hoặc sử dụng chữ viết tắt chưa được giải thích, vấn đề được tổng hợp để đầu mối khách hàng xác nhận.

Dịch hợp đồng tương tự và tài liệu chứng minh năng lực

Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hợp đồng đã thực hiện để chứng minh kinh nghiệm. Mỗi hợp đồng thường có cấu trúc, cách gọi hạng mục và điều kiện riêng.

BKMOS ưu tiên kiểm soát những trường thông tin có khả năng được đối chiếu trong hồ sơ:

• Số và ngày ký hợp đồng;
• Tên các bên và người đại diện;
• Tên công trình hoặc gói thầu;
• Phạm vi công việc của nhà thầu;
• Giá trị hợp đồng và loại tiền;
• Ngày khởi công, thời gian thực hiện và ngày hoàn thành;
• Thông tin về nghiệm thu, bàn giao và thanh lý;
• Các phụ lục làm thay đổi giá trị hoặc phạm vi.

Trường hợp tài liệu chứng minh được cấp tại nhiều thời điểm và sử dụng tên gọi khác nhau, BKMOS không tự kết luận đó là cùng một dự án. Nhóm thực hiện sẽ ghi nhận điểm khác biệt để doanh nghiệp kiểm tra.

Khi nào hồ sơ thầu cần công chứng hoặc đóng dấu xác nhận?

Không phải mọi tài liệu trong hồ sơ thầu đều mặc nhiên phải dịch công chứng. Hình thức xác nhận phụ thuộc vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư, bên tiếp nhận và mục đích sử dụng tài liệu.

Một dự án có thể phát sinh các phương án:

• Bản dịch chuyên ngành không kèm xác nhận;
• Bản dịch có xác nhận của đơn vị dịch thuật;
• Bản dịch chứng thực chữ ký người dịch;
• Bản dịch kèm bản sao tài liệu nguồn;
• Bản dịch được đóng thành từng bộ theo danh mục;
• File điện tử kết hợp với bản giấy có dấu xác nhận.

Trước khi báo giá, doanh nghiệp nên gửi phần yêu cầu về ngôn ngữ và hình thức xác nhận trong hồ sơ mời thầu. BKMOS căn cứ yêu cầu được cung cấp để đề xuất phạm vi xử lý; không mặc định công chứng toàn bộ hồ sơ khi chưa có căn cứ.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm có thể tham khảo dịch thuật công chứng tại Hải Phòng.

Mô hình cung cấp trực tiếp tại Đình Đông và dịch hồ sơ online

Tiếp nhận trực tiếp tại văn phòng Hải Phòng

Doanh nghiệp có thể mang tài liệu hoặc bản mẫu tới văn phòng BKMOS tại 172A Đình Đông – Lê Chân – Hải Phòng. Hình thức này phù hợp khi:

• Cần kiểm tra trực tiếp bản giấy hoặc số lượng bộ;
• Có tài liệu cần đối chiếu với bản gốc;
• Cần trao đổi về đóng dấu, sắp xếp và bàn giao hồ sơ;
• Muốn nhận bản hoàn thiện trực tiếp tại văn phòng;
• Hồ sơ có dữ liệu nhạy cảm và doanh nghiệp hạn chế gửi qua kênh thông thường.

Tiếp nhận và triển khai online

Doanh nghiệp ở xa có thể gửi danh sách file hoặc tài liệu điện tử qua kênh đã thống nhất. BKMOS kiểm tra định dạng, số trang, mật độ chữ, ngôn ngữ và cơ cấu chuyên ngành trước khi lập báo giá.

Mô hình online phù hợp với dự án mà hồ sơ được cung cấp từ nhiều phòng ban, chẳng hạn:

• Phòng hành chính cung cấp hồ sơ pháp lý;
• Phòng kế toán gửi báo cáo tài chính và bảo lãnh;
• Phòng dự án cung cấp hợp đồng và biên bản nghiệm thu;
• Bộ phận kỹ thuật gửi biện pháp thi công và bản vẽ;
• Bộ phận đấu thầu tổng hợp biểu mẫu và đề xuất thương mại.

Để hạn chế hướng dẫn chồng chéo, doanh nghiệp nên chỉ định một đầu mối tổng hợp file, xác nhận thuật ngữ và phê duyệt các vấn đề cần làm rõ.

Quy trình dịch thuật hồ sơ thầu tại BKMOS Hải Phòng

Bước 1: Xác định yêu cầu của gói thầu

BKMOS ghi nhận cặp ngôn ngữ, thời hạn đóng thầu, loại hồ sơ, yêu cầu đầu ra, số lượng bản, hình thức xác nhận và người phụ trách của khách hàng.

Bước 2: Kiểm kê và phân nhóm hồ sơ

Toàn bộ file được chia thành các nhóm pháp lý, năng lực, tài chính, hợp đồng tương tự, nhân sự, thiết bị, kỹ thuật và thương mại. File bị thiếu trang, mất góc hoặc không đọc được được liệt kê để khách hàng bổ sung.

Bước 3: Xây dựng sơ đồ chứng minh năng lực

Những nội dung quan trọng trong bảng kê năng lực được liên kết với hợp đồng, nghiệm thu, báo cáo tài chính hoặc tài liệu chứng minh tương ứng. Bước này giúp nhận diện những thông tin cần sử dụng nhất quán trong nhiều file.

Bước 4: Chốt phạm vi, báo giá và kế hoạch nhân sự

BKMOS xác định số trang, định dạng, tỷ lệ nội dung chuyên ngành, yêu cầu dàn trang, thời hạn và số lượng nhân sự cần huy động. Báo giá được gửi sau khi đã kiểm tra hồ sơ thực tế.

Bước 5: Thiết lập form chuẩn, Translation Memory và Termbase

Nhóm dự án xây dựng biểu mẫu dùng chung, cách thể hiện tên dự án, pháp nhân, hạng mục, chức danh, thuật ngữ kỹ thuật và nội dung lặp lại. Bản dịch được khách hàng phê duyệt trước đây có thể được đưa vào nguồn tham chiếu.

Bước 6: Phân công theo điểm mạnh chuyên môn

Biên dịch viên không được phân công chỉ dựa trên số trang. Hồ sơ pháp lý, tài chính, hợp đồng và đề xuất kỹ thuật được giao cho nhân sự có kinh nghiệm phù hợp với từng nhóm.

Bước 7: Biên dịch và xử lý định dạng

Nội dung được dịch theo form, Termbase và hướng dẫn dự án. Bảng biểu, tiêu đề, đánh số, phụ lục và bố cục được duy trì trong phạm vi định dạng cho phép.

Bước 8: Hiệu đính liên nhóm

Nhóm kiểm soát rà soát sự thống nhất giữa hồ sơ năng lực và tài liệu chứng minh, giữa đề xuất kỹ thuật và tiến độ, giữa báo cáo tài chính và biểu mẫu kê khai.

Bước 9: QA dữ liệu và ghép bộ

Tên riêng, số hợp đồng, giá trị, thời gian, tỷ lệ, đơn vị đo, mã hạng mục, số trang và thứ tự tài liệu được kiểm tra trước khi ghép thành từng bộ hoàn chỉnh.

Bước 10: Xác nhận, bàn giao và hỗ trợ phản hồi

BKMOS thực hiện hình thức đóng dấu hoặc chứng thực đã được thống nhất, sau đó bàn giao file điện tử, bản giấy hoặc cả hai. Những phản hồi thuộc phạm vi bản dịch được tiếp nhận và xử lý theo thỏa thuận dự án.

Tham khảo thêm quy trình dịch thuật và kiểm soát chất lượng tại BKMOS.

Case study: Dịch hơn 800 trang hồ sơ thầu xây lắp Việt – Anh tại Hải Phòng

BKMOS tiếp nhận một dự án dịch thuật công chứng bộ hồ sơ thầu xây lắp cho một công ty xây dựng tại khu vực Thủy Nguyên, Hải Phòng. Tên doanh nghiệp, tên gói thầu và dữ liệu thương mại được ẩn danh nhằm bảo mật thông tin khách hàng.

Phạm vi hồ sơ

Bộ hồ sơ gồm bốn nhóm nội dung chính:

• Hồ sơ năng lực và tài liệu pháp lý của doanh nghiệp;
• Báo cáo tài chính và tài liệu chứng minh nguồn lực;
• Đề xuất kỹ thuật của gói thầu xây lắp;
• Nhiều hợp đồng, phụ lục và tài liệu chứng minh kinh nghiệm thực hiện dự án.

Khối lượng lớn không phải là khó khăn duy nhất. Thách thức quan trọng hơn là nhiều thông tin xuất hiện lặp lại giữa hồ sơ năng lực, bảng kê kinh nghiệm, báo cáo tài chính, đề xuất kỹ thuật và các hợp đồng chứng minh.

Yêu cầu của khách hàng

• Dịch toàn bộ hồ sơ từ tiếng Việt sang tiếng Anh;
• Giữ thống nhất tên dự án, tên công trình và phạm vi hợp đồng;
• Phân biệt chính xác nội dung pháp lý, tài chính và kỹ thuật;
• Duy trì bố cục các biểu mẫu và tài liệu chứng minh;
• Hoàn thành cả dịch thuật, kiểm soát và đóng dấu xác nhận;
• Bàn giao bản hoàn thiện tại văn phòng Hải Phòng đúng thời hạn.

Phương án triển khai của BKMOS

1. Kiểm kê và mã hóa hồ sơ: Hơn 800 trang được lập danh mục theo nhóm năng lực, tài chính, kỹ thuật và hợp đồng. Mỗi hợp đồng chứng minh được gắn mã riêng để quản lý cùng các phụ lục, nghiệm thu hoặc tài liệu liên quan.

2. Phân chia theo loại hồ sơ: BKMOS bố trí 15 biên dịch viên tiếng Anh có kinh nghiệm. Nhân sự được phân công theo điểm mạnh thay vì chia đều số trang:

• Nhóm pháp lý xử lý đăng ký doanh nghiệp, quyết định, ủy quyền và chứng chỉ;
• Nhóm tài chính xử lý báo cáo tài chính và các bảng số liệu;
• Nhóm kỹ thuật xử lý biện pháp, phương án thi công và nội dung xây lắp;
• Nhóm hợp đồng xử lý hợp đồng tương tự, phụ lục và tài liệu nghiệm thu;
• Nhóm dàn trang xử lý biểu mẫu và cấu trúc bản dịch.

3. Xây dựng form chuẩn: Những tài liệu có cấu trúc tương tự được đưa vào form thống nhất. Tên các trường thông tin, tiêu đề, cách thể hiện ngày tháng, tiền tệ và chức danh được khóa trước khi triển khai đồng loạt.

4. Thiết lập Translation Memory riêng: Các câu, đoạn và cấu trúc lặp lại trong hồ sơ năng lực, hợp đồng và biểu mẫu được lưu trong Translation Memory của dự án. Công cụ này hỗ trợ nhận diện nội dung đã dịch và duy trì cách thể hiện thống nhất.

5. Xây dựng Termbase theo gói thầu: Termbase tập hợp tên doanh nghiệp, tên dự án, hạng mục xây lắp, thuật ngữ tài chính, chức danh, loại hợp đồng, công tác thi công và các từ viết tắt quan trọng.

6. Rà soát chéo giữa các nhóm: Sau khi biên dịch, hồ sơ không được kiểm tra từng file một cách tách biệt. BKMOS đối chiếu bảng năng lực với hợp đồng, số liệu kê khai với báo cáo tài chính và thuật ngữ kỹ thuật với nội dung đề xuất.

7. Kiểm tra số liệu và tài liệu chứng minh: Giá trị hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện, tên chủ đầu tư, số báo cáo, kỳ tài chính và các dữ liệu quan trọng được kiểm tra riêng trước khi ghép bộ.

8. Đóng dấu xác nhận và bàn giao: Sau khi hoàn thành dịch thuật, hiệu đính, QA và in ấn, hồ sơ được đóng dấu xác nhận theo phạm vi đã thống nhất. BKMOS hoàn thành toàn bộ dự án trong 16 ngày, bao gồm thời gian hoàn thiện xác nhận, sau đó bàn giao trực tiếp tại văn phòng 172A Đình Đông – Lê Chân – Hải Phòng.

Case study thể hiện phương án tổ chức của một dự án đã thực hiện. Thời gian đối với hồ sơ mới được xác định riêng sau khi BKMOS kiểm tra số trang, chuyên ngành, định dạng, yêu cầu xác nhận và nguồn lực tại thời điểm tiếp nhận.

Cách BKMOS phân công 15 người mà vẫn duy trì sự thống nhất

Việc tăng số lượng biên dịch viên có thể giúp xử lý nhiều trang đồng thời, nhưng cũng làm tăng nguy cơ sử dụng thuật ngữ khác nhau. Để kiểm soát rủi ro này, dự án cần có một cơ chế điều phối tập trung.

Không chia một chuỗi tài liệu liên quan cho nhiều người tùy ý

Hợp đồng, phụ lục và biên bản nghiệm thu của cùng một dự án nên được đặt trong cùng một nhóm xử lý hoặc sử dụng chung bộ thông tin đã được khóa. Tương tự, các kỳ báo cáo tài chính nên dùng cùng hệ thống chỉ tiêu.

Mỗi nhóm có một đầu mối kiểm soát

Đầu mối nhóm chịu trách nhiệm giải quyết thuật ngữ, tổng hợp câu hỏi và kiểm tra tính nhất quán trước khi chuyển tài liệu sang giai đoạn QA toàn bộ.

Mọi nhân sự sử dụng cùng Termbase

Biên dịch viên không tự thay đổi cách dịch tên dự án, hạng mục hoặc chức danh đã được phê duyệt. Đề xuất điều chỉnh phải được cập nhật tập trung để áp dụng đồng thời cho các phần liên quan.

Có vòng hiệu đính liên nhóm

Hồ sơ pháp lý có thể đúng khi đọc riêng nhưng vẫn không thống nhất với hồ sơ năng lực. Vì vậy, sau hiệu đính từng nhóm cần có một vòng kiểm tra sự liên kết giữa các nhóm tài liệu.

Những lỗi cần tránh trong bản dịch hồ sơ thầu

Không thống nhất tên gói thầu và công trình

Một tên dự án có thể xuất hiện trong hồ sơ năng lực, hợp đồng, nghiệm thu và đề xuất kỹ thuật. Việc sử dụng nhiều cách dịch làm giảm khả năng nhận diện và đối chiếu.

Nhầm tư cách của các bên trong hợp đồng

Các khái niệm chủ đầu tư, bên giao thầu, bên nhận thầu, nhà thầu chính, nhà thầu phụ và thành viên liên danh cần được xác định theo đúng tài liệu nguồn.

Sai giá trị hoặc thời gian thực hiện hợp đồng

Giá trị ban đầu, giá trị sau phụ lục, giá trị đã thực hiện và giá trị được sử dụng để chứng minh năng lực không phải lúc nào cũng giống nhau. Người dịch không tự lựa chọn con số thay cho doanh nghiệp.

Dịch sai mức độ cam kết

Các từ thể hiện nghĩa vụ, yêu cầu, khuyến nghị hoặc quyền lựa chọn cần được chuyển ngữ đúng mức độ. Không nên làm nhẹ hoặc làm mạnh hơn nội dung nguồn.

Nhầm mã hạng mục và đơn vị đo

Bảng khối lượng, danh mục thiết bị và đề xuất kỹ thuật có nhiều mã, kích thước, công suất và đơn vị. Đây là nhóm dữ liệu cần được QA độc lập.

Không nhận diện file trùng hoặc tài liệu thay thế

Doanh nghiệp có thể gửi cùng một tài liệu ở nhiều thư mục hoặc gửi bản đã sửa đổi. Nếu không lập danh mục, nhóm dịch có thể xử lý lặp hoặc ghép nhầm bản cũ.

Thay đổi bố cục khiến hồ sơ khó đối chiếu

Bản dịch cần thuận tiện cho việc so sánh với tài liệu nguồn. Việc tự thay đổi bảng, thứ tự mục hoặc cách đánh số có thể gây khó khăn khi kiểm tra.

Hồ sơ thầu được bảo mật như thế nào?

Hồ sơ dự thầu có thể chứa dữ liệu chưa công bố như giá chào, giải pháp kỹ thuật, danh sách đối tác, năng lực tài chính, thông tin ngân hàng và chiến lược tham gia gói thầu.

Tùy phạm vi dự án, BKMOS có thể triển khai các biện pháp:

• Ký thỏa thuận bảo mật hoặc NDA theo yêu cầu;
• Chỉ cấp quyền truy cập cho nhân sự trực tiếp tham gia;
• Phân chia tài liệu theo nhóm công việc;
• Hạn chế hiển thị bảng giá cho nhân sự không cần tiếp cận;
• Thống nhất kênh gửi và nhận file;
• Quản lý danh sách tài liệu đã bàn giao;
• Không tự ý sử dụng tên dự án hoặc tài liệu làm nội dung truyền thông;
• Thống nhất phương án lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu sau dự án.

Trường hợp doanh nghiệp chưa thể gửi toàn bộ hồ sơ, có thể gửi trước danh sách file hoặc một số trang mẫu đã che thông tin để BKMOS đánh giá khối lượng và chuyên ngành.

Thời gian dịch hồ sơ thầu tại Hải Phòng

Thời gian thực hiện không chỉ phụ thuộc số trang. BKMOS cần xem xét đồng thời:

• Cặp ngôn ngữ và chiều dịch;
• Tỷ lệ nội dung pháp lý, tài chính và kỹ thuật;
• Số lượng bảng biểu, bản vẽ và file Excel;
• Chất lượng bản scan hoặc tài liệu nguồn;
• Số lượng hợp đồng và phụ lục cần đối chiếu;
• Mức độ lặp lại của biểu mẫu;
• Yêu cầu đóng dấu, chứng thực hoặc in thành bộ;
• Thời hạn đóng thầu và lịch chốt nội bộ của khách hàng;
• Khả năng cung cấp tài liệu tham chiếu và phản hồi câu hỏi.

BKMOS không mặc định mọi hồ sơ thầu đều có thể hoàn thành trong ngày. Với hồ sơ hàng trăm trang, cần dành thời gian cho phân tích, xây dựng Termbase, hiệu đính, QA số liệu và hoàn thiện bản giấy.

Báo giá dịch thuật hồ sơ thầu được xác định thế nào?

BKMOS chủ yếu tính phí biên dịch theo số trang hoặc khối lượng quy đổi của tài liệu nguồn. Báo giá chính thức được lập sau khi kiểm tra hồ sơ.

Doanh nghiệp có thể tham khảo báo giá dịch thuật tại Hải Phòng. Mức giá trên bảng chỉ mang tính tham khảo; hồ sơ thầu cần được kiểm tra thực tế trước khi xác nhận chi phí.

Vì sao doanh nghiệp lựa chọn BKMOS dịch hồ sơ thầu tại Hải Phòng?

• Có văn phòng tiếp nhận tại Hải Phòng: thuận tiện giao tài liệu, nhận bản giấy và trao đổi tại 172A Đình Đông – Lê Chân;
• Cung cấp dịch vụ online: hỗ trợ doanh nghiệp tại Thủy Nguyên, Cát Hải, An Dương và các khu vực ở xa văn phòng;
• Phân loại theo chuyên môn: tài liệu pháp lý, tài chính, kỹ thuật và hợp đồng được giao cho nhân sự phù hợp;
• Quản lý chuỗi tài liệu chứng minh: đối chiếu hồ sơ năng lực với hợp đồng, nghiệm thu và tài liệu tài chính;
• Ứng dụng Translation Memory và Termbase: hỗ trợ duy trì thuật ngữ trong hồ sơ có nhiều trang và nhiều người thực hiện;
• Có khả năng tổ chức dự án lớn: xây dựng kế hoạch nhân sự, form chuẩn và các lớp kiểm soát riêng;
• Kiểm tra dữ liệu quan trọng: tên pháp nhân, giá trị hợp đồng, số liệu tài chính, thời gian và thông số được QA trước khi bàn giao;
• Hỗ trợ đóng dấu và hoàn thiện bản giấy: thực hiện theo yêu cầu đã được thống nhất;
• Có thể ký NDA: phù hợp với hồ sơ chứa giá chào, giải pháp và thông tin dự án chưa công bố;
• Báo giá theo hồ sơ thực tế: doanh nghiệp biết phạm vi, tiến độ và chi phí trước khi triển khai.

Đối với hồ sơ Việt – Anh, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch thuật tiếng Anh tại Hải Phòng. Nội dung chuyên sâu cấp quốc gia được trình bày tại trang dịch thuật hồ sơ thầu BKMOS.

Câu hỏi thường gặp về dịch thuật hồ sơ thầu tại Hải Phòng

BKMOS có nhận dịch hồ sơ thầu xây dựng hơn 500 trang không?

Có, nếu sau khi thẩm định BKMOS xác định có thể bố trí đủ nhân sự, hiệu đính, QA và hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn yêu cầu. Dự án lớn cần được phân nhóm và quản lý bằng Termbase, Translation Memory và danh mục tài liệu tập trung.

Doanh nghiệp cần gửi gì để được báo giá?

Nên gửi toàn bộ danh sách file hoặc một nhóm tài liệu đại diện, cặp ngôn ngữ, ngày cần nhận, số lượng bản, yêu cầu xác nhận và định dạng đầu ra. Hồ sơ mời thầu, bản dịch kỳ trước và danh sách thuật ngữ nên được gửi kèm nếu có.

Có thể chỉ dịch hồ sơ năng lực và hợp đồng tương tự không?

Có. BKMOS có thể tiếp nhận toàn bộ bộ hồ sơ hoặc một nhóm tài liệu riêng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin thống nhất về tên dự án, pháp nhân và cách viết đã sử dụng trong các phần còn lại.

BKMOS có dịch báo cáo tài chính trong hồ sơ thầu không?

Có. Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, xác nhận số dư, bảo lãnh và tài liệu ngân hàng được phân công cho nhân sự có kinh nghiệm nội dung tài chính.

Có nhận dịch biện pháp thi công và bản vẽ không?

Có. BKMOS tiếp nhận biện pháp thi công, yêu cầu kỹ thuật, bảng khối lượng, bản vẽ và tài liệu thiết bị. Với file bản vẽ hoặc định dạng chuyên dụng, cần kiểm tra mẫu trước khi xác nhận cách xử lý.

Hồ sơ thầu có bắt buộc phải dịch công chứng không?

Không phải mọi hồ sơ đều bắt buộc dịch công chứng. Doanh nghiệp cần căn cứ hồ sơ mời thầu và hướng dẫn của bên tiếp nhận. BKMOS tư vấn hình thức bản dịch sau khi kiểm tra yêu cầu cụ thể.

Có thể gửi tài liệu online và nhận bản giấy không?

Có. Doanh nghiệp gửi file điện tử để BKMOS kiểm tra và triển khai. Sau khi hoàn thiện, file được bàn giao online và bản giấy có thể được nhận tại văn phòng hoặc chuyển phát tới địa chỉ đã xác nhận.

BKMOS có bảo đảm doanh nghiệp trúng thầu không?

Không. BKMOS chịu trách nhiệm trong phạm vi dịch thuật, hiệu đính, quản trị thuật ngữ, trình bày và hình thức xác nhận đã thống nhất. Kết quả lựa chọn nhà thầu phụ thuộc vào năng lực, giá dự thầu, giải pháp và quá trình đánh giá của bên có thẩm quyền.

Có thể ký NDA trước khi gửi hồ sơ không?

Có. Doanh nghiệp có thể đề nghị thỏa thuận bảo mật trước khi cung cấp giá chào, đề xuất kỹ thuật hoặc các tài liệu chưa công bố.

BKMOS có hỗ trợ chỉnh sửa khi chủ đầu tư yêu cầu làm rõ không?

BKMOS có thể cập nhật hoặc hiệu chỉnh nội dung thuộc phạm vi bản dịch. Nếu khách hàng bổ sung file mới hoặc thay đổi nội dung nguồn, khối lượng và thời gian xử lý sẽ được kiểm tra lại.

Gửi hồ sơ thầu để BKMOS kiểm tra và lập kế hoạch

Để nhận báo giá và thời gian thực hiện, doanh nghiệp nên cung cấp:

• Tên hoặc loại gói thầu;
• Cặp ngôn ngữ cần dịch;
• Danh sách file hoặc tổng số trang dự kiến;
• Cơ cấu hồ sơ pháp lý, tài chính và kỹ thuật;
• Thời hạn đóng thầu và thời điểm cần nhận bản dịch;
• Định dạng đầu ra;
• Yêu cầu công chứng hoặc đóng dấu xác nhận;
• Số lượng bản giấy;
• Tài liệu tham chiếu hoặc bản dịch kỳ trước;
• Yêu cầu NDA nếu có.

BKMOS – Chuyên gia dịch thuật của bạn.