Dịch thuật hồ sơ thầu

Dịch thuật hồ sơ thầu không đơn thuần là chuyển ngữ một tập tài liệu có khối lượng lớn. Hồ sơ thầu thường tập hợp nhiều nhóm nội dung khác nhau như yêu cầu của bên mời thầu, hồ sơ năng lực, tài liệu pháp lý, báo cáo tài chính, bảo lãnh, biện pháp thi công, thông số thiết bị, bảng khối lượng và tiến độ dự án. Vì vậy, bản dịch phải đồng thời duy trì chính xác thuật ngữ, số liệu, tên dự án, tên pháp nhân, mã hạng mục, tiêu chí kỹ thuật và mối liên hệ giữa các tài liệu.

Với hơn 15 năm hoạt động, BKMOS cung cấp dịch vụ dịch hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và tài liệu dự án cho doanh nghiệp xây dựng, nhà cung cấp thiết bị, đơn vị công nghệ, nhà thầu cơ điện, doanh nghiệp năng lượng và nhiều lĩnh vực khác. Mỗi dự án được phân tích theo loại gói thầu, cặp ngôn ngữ, cấu trúc hồ sơ, thời hạn đóng thầu và yêu cầu đầu ra trước khi tổ chức nhân sự thực hiện.

Dịch thuật hồ sơ thầu là gì và vì sao cần kiểm soát riêng?

Dịch thuật hồ sơ thầu là quá trình chuyển ngữ các tài liệu được sử dụng trong hoạt động mời thầu, dự thầu, đánh giá hồ sơ, thương thảo và triển khai hợp đồng. Đây là một nhóm dịch vụ quan trọng trong hệ thống dịch thuật chuyên ngành tại BKMOS.

Không giống một tài liệu đơn lẻ, một bộ hồ sơ thầu có thể kết hợp nội dung pháp lý, tài chính và kỹ thuật trong cùng một dự án. Chất lượng bản dịch cần được kiểm soát đồng thời ở nhiều lớp:

• Đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Tiêu chí đánh giá, điều kiện hợp lệ, phạm vi công việc, biểu mẫu và hướng dẫn dự thầu phải được chuyển tải đầy đủ, không làm thay đổi mức độ bắt buộc.
• Thống nhất tên dự án và hạng mục: Tên gói thầu, địa điểm, nhà thầu, chủ đầu tư, thiết bị và hạng mục phải đồng nhất trong toàn bộ hồ sơ.
• Chính xác số liệu: Giá trị, tỷ lệ, khối lượng, thời hạn, tiến độ, thông số, đơn vị tiền tệ và đơn vị đo cần được đối chiếu độc lập.
• Đồng bộ tài liệu pháp lý: Tên pháp nhân, người đại diện, giấy phép, chứng chỉ, hợp đồng tương tự và tài liệu ủy quyền phải phù hợp với hồ sơ tham chiếu.
• Đúng thuật ngữ kỹ thuật: Biện pháp thi công, thông số thiết bị, bản vẽ, tiêu chuẩn và quy trình nghiệm thu cần được xử lý bởi nhân sự phù hợp với chuyên ngành.
• Giữ nguyên cấu trúc biểu mẫu: Bảng khối lượng, biểu giá, tiến độ, biểu mẫu kê khai và phụ lục phải thuận tiện cho việc đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ.
• Kiểm soát phiên bản: Hồ sơ thường được cập nhật nhiều lần trước thời điểm nộp, vì vậy phải phân biệt rõ file gốc, file sửa đổi và bản bàn giao cuối cùng.
• Đáp ứng tiến độ: Thời hạn đóng thầu không thể tự kéo dài, nhưng dịch gấp vẫn cần có hiệu đính, QA và đầu mối quản lý dự án.

Rủi ro thường gặp và giải pháp kiểm soát tại BKMOS

Một lỗi nhỏ trong tên biểu mẫu, số hiệu bảo lãnh, giá trị dự thầu hoặc mã hạng mục có thể gây khó khăn khi tổng hợp và đối chiếu hồ sơ. BKMOS tổ chức kiểm tra riêng những nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến tính thống nhất và khả năng sử dụng của bộ tài liệu.

BKMOS nhận dịch những loại hồ sơ thầu nào?

BKMOS tiếp nhận cả hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, đồng thời xử lý các tài liệu hỗ trợ liên quan đến pháp lý, tài chính, kỹ thuật và thương mại. Mỗi nhóm tài liệu được phân loại trước khi bố trí nhân sự.

1. Hồ sơ mời thầu và tài liệu yêu cầu

• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, làm rõ.
• Thông báo mời thầu, thư mời thầu và chỉ dẫn dành cho nhà thầu.
• Phạm vi công việc – Scope of Work và yêu cầu kỹ thuật.
• Tiêu chuẩn đánh giá, điều kiện hợp đồng và biểu mẫu dự thầu.
• Lịch trình, mốc tiến độ và yêu cầu về nhân sự, thiết bị, kinh nghiệm.
• Biểu khối lượng, bảng giá, danh mục thiết bị và phụ lục liên quan.
• Biên bản làm rõ, câu hỏi của nhà thầu và văn bản trả lời của bên mời thầu.

2. Hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất

• Đơn dự thầu, thư chào thầu và các biểu mẫu kê khai.
• Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính.
• Thuyết minh giải pháp, phương án cung cấp và kế hoạch thực hiện.
• Tiến độ tổng thể, tiến độ chi tiết và phương án huy động nguồn lực.
• Bảng giá dự thầu, bảng phân tích đơn giá và tài liệu thương mại.
• Danh sách nhân sự, thiết bị, nhà thầu phụ và đối tác liên danh.
• Văn bản làm rõ, sửa đổi và tài liệu bổ sung hồ sơ dự thầu.

3. Hồ sơ năng lực và tài liệu pháp lý của nhà thầu

• Hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp và năng lực kinh nghiệm.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép hoạt động và điều lệ.
• Quyết định bổ nhiệm, giấy ủy quyền và tài liệu chứng minh thẩm quyền ký.
• Hợp đồng tương tự, biên bản nghiệm thu và xác nhận hoàn thành.
• Chứng chỉ năng lực, chứng chỉ hành nghề và giấy phép chuyên ngành.
• Hồ sơ liên danh, thỏa thuận hợp tác và tài liệu của nhà thầu phụ.
• Thư giới thiệu, thư xác nhận và tài liệu tham chiếu của khách hàng.

Những hồ sơ này có thể được xử lý kết hợp với giải pháp dịch thuật pháp luật nhằm duy trì tên pháp nhân, chức danh, điều khoản và thông tin đăng ký nhất quán trong toàn bộ bộ hồ sơ.

Tham khảo dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ doanh nghiệp và đầu tư

4. Hồ sơ tài chính, bảo lãnh và tài liệu thương mại

• Báo cáo tài chính riêng, hợp nhất và báo cáo kiểm toán.
• Xác nhận số dư, hạn mức tín dụng và tài liệu chứng minh nguồn lực tài chính.
• Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng.
• Thư tín dụng, thỏa thuận tài trợ và các tài liệu ngân hàng liên quan.
• Bảng giá, điều kiện thanh toán, cơ cấu chi phí và đề xuất thương mại.
• Tài liệu thuế, doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu tài chính theo yêu cầu.

Với bộ báo cáo tài chính, hồ sơ kiểm toán hoặc bảo lãnh có mật độ số liệu cao, BKMOS có thể phối hợp cùng dịch vụ dịch thuật tài chính – ngân hàng để kiểm soát thuật ngữ, số liệu và định dạng.

5. Biện pháp thi công và tài liệu kỹ thuật

• Biện pháp tổ chức thi công – Method Statement.
• Thuyết minh thiết kế, yêu cầu kỹ thuật và tiêu chí nghiệm thu.
• Bản vẽ, sơ đồ, shop drawing, bản vẽ hoàn công và tài liệu M&E.
• Kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu – Inspection and Test Plan.
• Quy trình lắp đặt, chạy thử, vận hành và bảo trì.
• Catalogue, datasheet, thông số máy móc và tài liệu của nhà sản xuất.
• Kế hoạch chất lượng, an toàn, môi trường và quản lý rủi ro.
• Danh mục vật tư, thiết bị và bảng khối lượng – BOQ.

Đối với tài liệu thiết bị, bản vẽ và biện pháp thi công chuyên sâu, BKMOS kết nối quy trình với dịch vụ dịch thuật kỹ thuật để quản lý tên thiết bị, mã hiệu, đơn vị đo và thuật ngữ chuyên ngành.

6. Hồ sơ CO – CQ, chứng nhận và tài liệu sản phẩm

• Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin.
• Giấy chứng nhận chất lượng – Certificate of Quality.
• Chứng chỉ vật liệu, phiếu thử nghiệm và báo cáo kiểm định.
• Chứng nhận hệ thống quản lý, chứng nhận sản phẩm và chứng nhận nhà sản xuất.
• Catalogue, thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng và tài liệu bảo hành.
• Hồ sơ xuất xưởng, giao hàng, nghiệm thu và truy xuất nguồn gốc.

Với gói thầu có nhiều chứng nhận xuất xứ, chất lượng và tài liệu theo lô hàng, khách hàng có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật CO – CQ.

7. Hồ sơ thầu xây dựng, thiết bị, công nghệ và các lĩnh vực khác

• Gói thầu xây dựng dân dụng, công nghiệp, hạ tầng và giao thông.
• Gói thầu cơ điện, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy và HVAC.
• Gói thầu cung cấp, lắp đặt và chuyển giao máy móc, dây chuyền sản xuất.
• Gói thầu năng lượng, môi trường, dầu khí và hệ thống xử lý.
• Gói thầu công nghệ thông tin, viễn thông, phần mềm và trung tâm dữ liệu.
• Gói thầu cung cấp thiết bị y tế, phòng thí nghiệm và giải pháp chuyên ngành.
• Gói thầu tư vấn, đào tạo, khảo sát, thiết kế và quản lý dự án.

Dịch hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu khác nhau thế nào?

Mặc dù cùng thuộc một gói thầu, hai nhóm tài liệu có mục tiêu sử dụng khác nhau và cần phương pháp xử lý riêng.

BKMOS chỉ thực hiện dịch thuật, hiệu đính, chuẩn hóa thuật ngữ và trình bày theo tài liệu nguồn. Chúng tôi không tự ý thay đổi tiêu chí của hồ sơ mời thầu, không soạn thay giải pháp dự thầu và không bảo đảm kết quả lựa chọn nhà thầu.

Quản trị thuật ngữ cho bộ hồ sơ có nhiều chuyên ngành

Một gói thầu lớn thường có đồng thời tài liệu xây dựng, cơ điện, pháp lý, tài chính và quản lý dự án. Nếu từng nhóm file được dịch độc lập mà không có cơ sở thuật ngữ chung, tên hạng mục, thiết bị và chức danh có thể bị sai lệch giữa các phần.

BKMOS tổ chức cơ sở thuật ngữ dự án theo các nguyên tắc:

• Tổng hợp tên chính thức của dự án, gói thầu, chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan.
• Thiết lập danh sách tên hạng mục, thiết bị, vật tư, chức danh và chữ viết tắt.
• Thu thập hồ sơ mời thầu, bản dịch kỳ trước, catalogue và tài liệu do khách hàng phê duyệt.
• Xây dựng Translation Memory và Glossary dùng chung cho toàn bộ nhóm thực hiện.
• Ghi nhận nội dung cần giữ nguyên như mã hàng, model, tag thiết bị và ký hiệu bản vẽ.
• Cập nhật thuật ngữ sau mỗi vòng phản hồi của khách hàng hoặc kỹ sư phụ trách.
• Kiểm tra tính nhất quán giữa hồ sơ kỹ thuật, thương mại, tài chính và pháp lý.

Tổ chức dự án dịch hồ sơ thầu khối lượng lớn và tiến độ gấp

Dịch gấp không có nghĩa là bỏ qua hiệu đính và QA. Với hồ sơ khối lượng lớn, BKMOS tổ chức dự án theo cơ chế quản lý tập trung để nhiều nhân sự có thể làm việc đồng thời mà vẫn sử dụng chung hướng dẫn và thuật ngữ.

Phân tích khối lượng trước khi nhận tiến độ

Trước khi xác nhận, BKMOS kiểm tra số file, số trang, chuyên ngành, định dạng, mức độ lặp lại, tài liệu cần ưu tiên và thời điểm đóng thầu. Tiến độ chỉ được cam kết sau khi xác định có thể bố trí đủ nhân sự và thời gian kiểm soát chất lượng.

Chia file theo cấu trúc hợp lý

Tài liệu được phân chia theo chương, nhóm chuyên môn hoặc loại hồ sơ, tránh tách một nội dung liên tục thành các phần không liên quan. Các chương quan trọng như yêu cầu kỹ thuật, biện pháp thi công, biểu giá và bảo lãnh được chỉ định người phụ trách phù hợp.

Thiết lập đầu mối quản lý dự án

Người quản lý dự án theo dõi danh sách file, phiên bản, tiến độ từng phần, câu hỏi thuật ngữ, phản hồi khách hàng và trạng thái hiệu đính. Việc trao đổi tập trung giúp hạn chế thông tin bị phân tán giữa nhiều người.

Bàn giao cuốn chiếu khi cần thiết

Với dự án gấp, hai bên có thể thống nhất thứ tự ưu tiên và bàn giao theo từng nhóm tài liệu. Mỗi phần vẫn phải hoàn thành bước dịch, hiệu đính, QA và kiểm tra định dạng trước khi chuyển cho khách hàng.

Chốt phiên bản cuối

Trước lần bàn giao cuối, BKMOS đối chiếu danh sách file đã nhận, file bổ sung, file sửa đổi và phiên bản đã hoàn thành nhằm hạn chế bỏ sót hoặc nhầm tài liệu.

Xử lý Excel, PDF, bản scan và hồ sơ có định dạng phức tạp

Hồ sơ thầu thường bao gồm nhiều loại file, từ biểu mẫu Word đến bảng giá Excel, PDF scan, bản vẽ và catalogue. Phạm vi xử lý định dạng được xác định trước khi báo giá.

• Word: Giữ số mục, bảng biểu, header, footer, mục lục và cấu trúc biểu mẫu trong phạm vi có thể chỉnh sửa.
• Excel: Dịch tiêu đề, ghi chú, mô tả hạng mục và nội dung được yêu cầu; hạn chế thay đổi công thức hoặc liên kết nếu chưa thống nhất.
• PDF: Đánh giá khả năng trích xuất chữ, mức độ phức tạp của bảng và yêu cầu trình bày lại.
• Bản scan: Kiểm tra độ rõ, trang thiếu, con dấu, chữ viết tay và vùng không nhận diện được trước khi triển khai.
• Bản vẽ: Xác định phần text cần dịch, định dạng file nguồn, font, layer và yêu cầu xuất file.
• PowerPoint: Duy trì bố cục thuyết trình, sơ đồ, bảng và chú thích trong phạm vi đã thỏa thuận.
• Hồ sơ nhiều file: Thiết lập quy tắc đặt tên, thư mục, phiên bản và danh sách bàn giao.

Việc giữ nguyên macro, công thức, liên kết giữa sheet, layer hoặc chức năng đặc biệt của file chỉ được thực hiện khi nằm trong phạm vi công việc đã được hai bên xác nhận.

Case study: Dịch 450 trang hồ sơ dự thầu Việt – Anh – Hàn

Tháng 7/2012, BKMOS tiếp nhận dự án dịch hồ sơ dự thầu xây dựng cho một doanh nghiệp lớn tại Đà Nẵng. Bộ hồ sơ có khối lượng 450 trang, cần thực hiện từ tiếng Việt sang tiếng Anh và tiếng Hàn trong thời hạn yêu cầu bảy ngày. Tên doanh nghiệp, gói thầu và nội dung chi tiết được ẩn danh nhằm bảo mật thông tin khách hàng.

Khối lượng

450 trang hồ sơ dự thầu xây dựng.

Cặp ngôn ngữ

Tiếng Việt sang tiếng Anh và tiếng Hàn.

Nhân sự

8 biên dịch viên và 2 nhân sự phụ trách kỹ thuật.

Thời gian hoàn thành

Hoàn thành trong 5 ngày, sớm hơn thời hạn yêu cầu.

Yêu cầu trọng tâm của dự án

• Tổ chức nhiều nhân sự làm việc đồng thời nhưng vẫn duy trì thuật ngữ thống nhất.
• Đảm bảo tên dự án, hạng mục, biện pháp và tài liệu năng lực đồng bộ giữa hai ngôn ngữ đích.
• Kiểm tra số liệu, khối lượng, tiến độ và nội dung kỹ thuật trước khi bàn giao.
• Quản lý danh sách file và phiên bản để không bỏ sót tài liệu trong bộ hồ sơ lớn.
• Đáp ứng tiến độ ngắn trong khi vẫn duy trì hiệu đính và kiểm soát định dạng.

Phương án triển khai của BKMOS

BKMOS tổ chức nhóm dự án gồm biên dịch viên và nhân sự kỹ thuật, đồng thời xây dựng Translation Memory và Termbase dùng chung. Hồ sơ được chia theo nhóm nội dung, quản lý tập trung bởi đầu mối dự án và kiểm tra theo từng đợt trước khi tổng hợp bản bàn giao cuối cùng.

Kết quả dự án

Bộ hồ sơ được hoàn thành trong 5 ngày, đáp ứng thời hạn chuẩn bị và nộp hồ sơ của khách hàng. Dự án cho thấy khả năng tổ chức nhiều nhân sự, quản lý thuật ngữ và bàn giao hồ sơ thầu đa ngôn ngữ trong thời gian ngắn.

Lưu ý: Kết quả dịch thuật không đồng nghĩa với việc bảo đảm trúng thầu. BKMOS chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi dịch thuật và xử lý tài liệu đã được thống nhất.

Quy trình dịch thuật hồ sơ thầu 8 bước tại BKMOS

1. Tiếp nhận và ghi nhận thời hạn đóng thầu: Kiểm tra cặp ngôn ngữ, số file, chuyên ngành, định dạng, thời hạn, yêu cầu bảo mật và phương thức bàn giao.
2. Phân tích cấu trúc hồ sơ: Phân loại hồ sơ pháp lý, tài chính, kỹ thuật, thương mại, bản vẽ và các tài liệu cần ưu tiên.
3. Lập báo giá và kế hoạch tiến độ: Xác định khối lượng, nhân sự, thứ tự thực hiện, lịch bàn giao từng phần và phạm vi xử lý định dạng.
4. Thiết lập Glossary và hướng dẫn dự án: Tổng hợp tên dự án, hạng mục, thiết bị, chức danh, chữ viết tắt và tài liệu tham chiếu.
5. Biên dịch theo nhóm chuyên môn: Phân công nhân sự phù hợp với nội dung xây dựng, kỹ thuật, pháp lý, tài chính hoặc thương mại.
6. Hiệu đính và đồng bộ hóa: Rà soát thuật ngữ, tên riêng, logic nội dung và tính nhất quán giữa các phần do nhiều người thực hiện.
7. QA số liệu, biểu mẫu và phiên bản: Đối chiếu số liệu, đơn vị, mã hạng mục, số mục, phụ lục, biểu mẫu và danh sách file.
8. DTP, bàn giao và hỗ trợ: Hoàn thiện định dạng, kiểm tra trực quan, bàn giao theo lịch và xử lý phản hồi thuộc phạm vi dịch vụ.

Xem thêm toàn bộ quy trình dịch thuật 8 bước tại BKMOS.

Bảo mật hồ sơ và thông tin gói thầu bằng NDA

Hồ sơ thầu có thể chứa giá chào, giải pháp kỹ thuật, chiến lược thương mại, danh sách đối tác, năng lực tài chính và thông tin dự án chưa công bố. BKMOS triển khai bảo mật từ giai đoạn tiếp nhận và thẩm định:

• Sẵn sàng ký Thỏa thuận không tiết lộ thông tin – Non-Disclosure Agreement (NDA) theo yêu cầu của khách hàng.
• Giới hạn quyền truy cập đối với nhân sự trực tiếp tham gia dự án.
• Ràng buộc trách nhiệm bảo mật với nhân viên, cộng tác viên và các bên liên quan trong phạm vi công việc.
• Không tự ý sử dụng hồ sơ mời thầu, bảng giá, bản vẽ hoặc tài liệu của khách hàng làm mẫu truyền thông.
• Quản lý danh sách file, phiên bản và các đợt bàn giao theo đầu mối dự án.
• Thực hiện lưu trữ hoặc xóa dữ liệu sau bàn giao theo chính sách và thỏa thuận cụ thể.
• Khách hàng có thể tham khảo chính sách bảo mật tài liệu của BKMOS.

Vì sao doanh nghiệp lựa chọn BKMOS cho hồ sơ thầu?

Chi phí dịch thuật hồ sơ thầu được xác định như thế nào?

BKMOS tính giá dựa trên số trang tài liệu thực tế và mức độ xử lý của dự án. Chi phí cụ thể phụ thuộc vào:

• Cặp ngôn ngữ và số ngôn ngữ đích cần thực hiện.
• Số trang, số file và mật độ chữ trong tài liệu.
• Tỷ lệ nội dung pháp lý, tài chính, kỹ thuật và bảng biểu.
• Chất lượng file nguồn: Word, Excel, PDF, bản scan hoặc bản vẽ.
• Mức độ cần dàn trang, xử lý bảng, hình ảnh và biểu mẫu.
• Khối lượng tài liệu tham chiếu, số phiên bản và số đợt bàn giao.
• Thời hạn thông thường, dịch khẩn hoặc yêu cầu tổ chức nhiều nhân sự.
• Nhu cầu đóng dấu xác nhận, công chứng, in ấn hoặc giao nhận hồ sơ.

Khách hàng có thể tham khảo bảng giá dịch thuật theo trang tại BKMOS. Báo giá chính thức được lập sau khi kiểm tra hồ sơ và thống nhất phạm vi công việc.

Nội dung chuyên môn được kiểm duyệt bởi Nguyễn Đình Phúc

Nguyễn Đình Phúc

Founder/CEO BKMOS – Người phụ trách định hướng chuyên môn

Ông Nguyễn Đình Phúc tốt nghiệp Đại học Ngoại ngữ Huế, Khoa Tiếng Anh, chuyên ngành biên phiên dịch tiếng Anh và có hơn 15 năm kinh nghiệm trong dịch thuật chuyên ngành, dịch thuật công chứng và xử lý hồ sơ doanh nghiệp.

Đối với hồ sơ thầu, ông tham gia định hướng phương án nhân sự, quản trị thuật ngữ và tổ chức kiểm soát chất lượng cho các dự án gồm tài liệu kỹ thuật, pháp lý, tài chính, hồ sơ năng lực và biểu mẫu dự thầu.

Trọng tâm kiểm duyệt là đảm bảo tên dự án, hạng mục, thiết bị, số liệu, biểu mẫu, dẫn chiếu và các phiên bản tài liệu được duy trì nhất quán trong toàn bộ bộ hồ sơ.

Xem hồ sơ năng lực chuyên gia Nguyễn Đình Phúc →

Câu hỏi thường gặp về dịch thuật hồ sơ thầu

BKMOS có nhận dịch hồ sơ thầu khối lượng lớn trong thời gian gấp không?

Có, nếu sau khi thẩm định BKMOS xác định có thể bố trí đủ nhân sự, hiệu đính và QA trong thời hạn yêu cầu. Với dự án lớn, hồ sơ có thể được chia theo nhóm chuyên môn và bàn giao cuốn chiếu theo thứ tự ưu tiên.

Doanh nghiệp nên gửi những tài liệu nào để nhận báo giá chính xác?

Nên gửi toàn bộ danh sách file hoặc ít nhất một nhóm tài liệu đại diện, cặp ngôn ngữ, thời hạn đóng thầu, yêu cầu định dạng và tài liệu tham chiếu. Nếu có hồ sơ mời thầu, glossary, catalogue hoặc bản dịch kỳ trước, doanh nghiệp nên gửi kèm để BKMOS đánh giá chính xác hơn.

BKMOS có dịch cả hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu không?

Có. BKMOS tiếp nhận hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu, đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính và các tài liệu làm rõ, sửa đổi hoặc bổ sung liên quan.

Có thể giữ nguyên bảng giá và công thức trong file Excel không?

BKMOS có thể dịch nội dung trong Excel và giữ bố cục trong phạm vi file cho phép. Công thức, macro, liên kết giữa các sheet và dữ liệu ẩn chỉ được kiểm tra hoặc duy trì khi nội dung này nằm trong phạm vi công việc đã thống nhất.

BKMOS có dịch bản vẽ, BOQ và biện pháp thi công không?

Có. BKMOS có thể xử lý bảng khối lượng, biện pháp thi công, yêu cầu kỹ thuật, bản vẽ và tài liệu thiết bị. Với bản vẽ chuyên dụng, cần kiểm tra file mẫu trước khi xác nhận phương án và định dạng đầu ra.

Hồ sơ thầu có cần công chứng không?

Không phải mọi tài liệu trong hồ sơ thầu đều cần công chứng. Yêu cầu phụ thuộc vào hồ sơ mời thầu, bên tiếp nhận và mục đích sử dụng. BKMOS có thể kết hợp với dịch thuật công chứng hoặc hình thức xác nhận phù hợp khi khách hàng cung cấp yêu cầu cụ thể.

BKMOS có ký NDA trước khi nhận bảng giá và giải pháp kỹ thuật không?

Có. Với hồ sơ chứa giá chào, phương án kỹ thuật, danh sách đối tác hoặc thông tin dự án chưa công bố, BKMOS có thể ký NDA trước khi tiếp nhận toàn bộ tài liệu.

BKMOS có bảo đảm hồ sơ sau dịch sẽ trúng thầu không?

Không. Kết quả lựa chọn nhà thầu phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngoài phạm vi dịch thuật. BKMOS chịu trách nhiệm đối với nội dung dịch, kiểm soát chất lượng và định dạng theo phạm vi công việc đã thống nhất; không cam kết kết quả đánh giá hoặc lựa chọn nhà thầu.

Có thể cập nhật các file sửa đổi sát ngày đóng thầu không?

Có thể, tùy khối lượng bổ sung và nguồn lực tại thời điểm tiếp nhận. Khách hàng nên đánh dấu rõ file mới, phần thay đổi và thời hạn cần bàn giao để BKMOS kiểm soát phiên bản và tránh xử lý nhầm tài liệu cũ.