Trong hồ sơ lao động, hồ sơ nhân sự hoặc hồ sơ xin visa, đơn xin nghỉ phép đôi khi phải dịch sang tiếng Anh để chứng minh người lao động được doanh nghiệp chấp thuận nghỉ tạm thời. Văn bản này không có một tên tiếng Anh cố định cho mọi trường hợp; cách dịch phụ thuộc vào việc bản gốc là đơn tự do, thư, email hay biểu mẫu nội bộ.
Trả lời nhanh: “Đơn xin nghỉ phép” thường được dịch là Leave Application. Nếu dùng làm tiêu đề văn bản trang trọng, có thể chọn Application for Leave; nếu là biểu mẫu của công ty, dùng Leave Request Form. Với thư hoặc email xin vắng mặt, có thể dùng Leave Request Letter hoặc Leave of Absence Letter. Không dịch thành Resignation Letter, vì cụm này có nghĩa là đơn xin nghỉ việc.
Nội dung được biên soạn và rà soát chuyên môn bởi Nguyễn Đình Phúc – Founder/CEO BKMOS, chuyên gia dịch thuật với hơn 20 năm kinh nghiệm.
Chọn cách dịch đơn xin nghỉ phép theo loại văn bản
Thay vì dịch máy móc từng từ, nên quan sát bố cục và chức năng của tài liệu. Bảng dưới đây giúp chọn thuật ngữ phù hợp theo từng trường hợp.
| Trường hợp | Cách dịch nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tên gọi chung | Leave Application | Cách gọi ngắn gọn và phổ biến. |
| Tiêu đề đơn trang trọng | Application for Leave | Phù hợp văn bản hành chính hoặc hồ sơ chính thức. |
| Biểu mẫu nhân sự có sẵn | Leave Request Form / Leave Application Form | Dùng khi tài liệu có các ô điền và phần phê duyệt. |
| Thư hoặc email xin nghỉ | Leave Request Letter / Leave Request Email | Tự nhiên khi văn bản có lời chào và nội dung trình bày. |
| Thư xin vắng mặt chính thức | Leave of Absence Letter | Thường dùng khi xin vắng mặt trong một khoảng thời gian xác định. |
Leave Application khác Leave Request và Leave of Absence thế nào?
Leave Application
Leave Application là lựa chọn an toàn khi nói chung về đơn xin nghỉ phép. Thuật ngữ này tập trung vào tài liệu mà người lao động nộp để đề nghị được nghỉ trong một thời gian nhất định.
Leave Request
Leave Request nhấn mạnh “yêu cầu xin nghỉ” hơn là hình thức của tài liệu. Cụm này thường gặp trong quy trình nhân sự, phần mềm chấm công hoặc thông báo trạng thái, chẳng hạn: Your leave request has been approved.
Leave of Absence
Leave of Absence nói về việc vắng mặt chính thức khỏi công việc trong một khoảng thời gian. Với đơn nghỉ một vài ngày thông thường, Leave Application hoặc Leave Request thường gọn và tự nhiên hơn. Vì vậy, không nên mặc định mọi “đơn xin nghỉ phép” đều là Leave of Absence Letter.
Các loại nghỉ phép thường gặp bằng tiếng Anh
| Tiếng Việt | Tiếng Anh | Cách dùng |
|---|---|---|
| Nghỉ phép năm | Annual Leave | Ngày nghỉ hằng năm theo chế độ. |
| Nghỉ có hưởng lương | Paid Leave | Thời gian nghỉ vẫn được trả lương. |
| Nghỉ không lương | Unpaid Leave | Thời gian nghỉ không hưởng lương. |
| Nghỉ ốm | Sick Leave | Nghỉ vì lý do sức khỏe. |
| Nghỉ việc riêng | Personal Leave | Nghỉ để giải quyết công việc cá nhân. |
| Nghỉ khẩn cấp | Emergency Leave | Nghỉ do sự việc đột xuất. |
| Nghỉ thai sản | Maternity Leave | Nghỉ liên quan đến sinh con của lao động nữ. |
| Nghỉ của cha / nghỉ chăm con | Paternity Leave / Parental Leave | Chọn theo đối tượng và chính sách áp dụng. |
| Nghỉ tang | Bereavement Leave / Compassionate Leave | Dùng khi có thân nhân qua đời hoặc việc gia đình đặc biệt. |
| Nghỉ bù | Compensatory Leave / Time Off in Lieu | Cần thống nhất với hệ thuật ngữ của doanh nghiệp. |
Khi đặt tiêu đề, có thể kết hợp tên loại nghỉ với Application hoặc Request, ví dụ: Annual Leave Application, Sick Leave Request hoặc Unpaid Leave Application.
Các mục thường có trong đơn xin nghỉ phép
| Nội dung tiếng Việt | Cách dịch tiếng Anh tham khảo |
|---|---|
| Họ và tên | Full Name |
| Mã nhân viên | Employee ID |
| Chức danh | Job Title / Position |
| Phòng ban | Department |
| Loại nghỉ phép | Type of Leave |
| Lý do nghỉ | Reason for Leave |
| Thời gian nghỉ | Leave Period / Period of Leave |
| Số ngày nghỉ | Number of Leave Days |
| Bàn giao công việc | Work Handover |
| Người phụ trách thay | Colleague Covering the Duties / Person in Charge During the Absence |
| Người làm đơn | Applicant / Employee |
| Quản lý trực tiếp | Direct Manager / Immediate Supervisor |
| Phòng Nhân sự | Human Resources Department / HR Department |
| Phê duyệt | Approval |
Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh ngắn gọn
Mẫu dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Khi dịch tài liệu để nộp hồ sơ chính thức, cần giữ đúng bố cục, nội dung và thông tin của bản gốc.
APPLICATION FOR LEAVE
Full Name: Nguyen Van A
Employee ID: 0123
Department: Sales Department
Type of Leave: Annual Leave
Leave Period: From July 10 to July 12, 2026
Reason for Leave: To attend to personal matters
Colleague Covering the Duties: Tran Thi B
I am writing to request annual leave from July 10 to July 12, 2026. During my absence, Ms. Tran Thi B will cover my duties. I confirm that I will return to work as scheduled.
I respectfully request your approval.
Applicant Direct Manager
Ví dụ dịch câu thường gặp
- Tôi làm đơn này để xin nghỉ phép từ ngày 10/07/2026 đến ngày 12/07/2026.
I am writing to request leave from July 10 to July 12, 2026. - Lý do nghỉ phép: giải quyết việc cá nhân.
Reason for leave: To attend to personal matters. - Trong thời gian nghỉ, tôi đã bàn giao công việc cho bà Trần Thị B.
During my leave, I have handed over my duties to Ms. Tran Thi B. - Tôi cam kết trở lại làm việc đúng thời gian quy định.
I confirm that I will return to work as scheduled. - Đề nghị quản lý trực tiếp xem xét và phê duyệt.
This leave request is subject to approval by the employee’s direct manager.
5 lỗi cần tránh khi dịch đơn xin nghỉ phép
1. Nhầm nghỉ phép với nghỉ việc
Resignation Letter là đơn xin nghỉ việc, tức đề nghị chấm dứt công việc. Đơn xin nghỉ phép chỉ thể hiện việc nghỉ tạm thời và quan hệ lao động vẫn tiếp tục.
2. Dùng Vacation cho mọi loại nghỉ
Vacation thường gắn với kỳ nghỉ hoặc nghỉ dưỡng. Không nên dùng từ này thay cho Sick Leave, Personal Leave, Unpaid Leave hay Emergency Leave.
3. Dịch Annual Leave thành tên của cả văn bản
Annual Leave là loại nghỉ phép năm, không phải tên chung của đơn. Chỉ dùng Annual Leave Application khi nội dung xác định rõ đây là đơn xin nghỉ phép năm.
4. Làm sai ngày tháng hoặc số ngày nghỉ
Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số ngày nghỉ và ngày trở lại làm việc phải thống nhất. Với hồ sơ quốc tế, nên sử dụng một định dạng ngày tháng xuyên suốt để tránh nhầm lẫn.
5. Không đồng bộ với các giấy tờ lao động khác
Họ tên, chức danh, phòng ban, tên công ty và thời gian làm việc cần khớp với hợp đồng lao động tiếng Anh, giấy xác nhận công tác tiếng Anh, quyết định bổ nhiệm tiếng Anh và các tài liệu liên quan. Bạn có thể xem toàn bộ nhóm giấy tờ tại bài hồ sơ lao động tiếng Anh là gì.
Đơn xin nghỉ phép có cần dịch công chứng không?
Không phải mọi đơn xin nghỉ phép đều cần dịch công chứng. Yêu cầu phụ thuộc vào cơ quan tiếp nhận và mục đích sử dụng. Trong hồ sơ visa, công tác nước ngoài, đào tạo quốc tế hoặc hồ sơ pháp lý chính thức, nơi tiếp nhận có thể yêu cầu bản dịch kèm xác nhận hoặc công chứng.
Đơn xin nghỉ phép thường được nộp cùng các giấy tờ chứng minh công việc như hợp đồng lao động, xác nhận công tác, quyết định bổ nhiệm, bảng lương hoặc sổ bảo hiểm xã hội tiếng Anh. Khi dịch cả bộ hồ sơ, nên dùng thống nhất tên doanh nghiệp, chức danh và thuật ngữ nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?
Cách dịch phổ biến nhất là Leave Application. Tùy hình thức văn bản, có thể dùng Application for Leave, Leave Request Form hoặc Leave Request Letter.
Leave Request Form là gì?
Leave Request Form là biểu mẫu xin nghỉ phép có sẵn của doanh nghiệp, thường gồm loại nghỉ, thời gian nghỉ, lý do, người bàn giao và phần phê duyệt.
Đơn xin nghỉ phép năm tiếng Anh là gì?
Có thể dịch là Annual Leave Application hoặc Annual Leave Request. Nếu là biểu mẫu, có thể dùng Annual Leave Request Form.
Đơn xin nghỉ phép có phải Resignation Letter không?
Không. Resignation Letter là đơn xin nghỉ việc. Đơn xin nghỉ phép chỉ đề nghị được nghỉ tạm thời trong khi quan hệ lao động vẫn tiếp tục.
Có nên tự viết lại lý do nghỉ khi dịch không?
Không nên. Người dịch cần trung thành với bản gốc, không tự thêm, bớt hoặc diễn giải lý do nghỉ, đặc biệt khi tài liệu được dùng trong hồ sơ chính thức.
Dịch đơn xin nghỉ phép sang tiếng Anh tại BKMOS
BKMOS hỗ trợ dịch đơn xin nghỉ phép và các giấy tờ liên quan trong hồ sơ lao động, hồ sơ visa, công tác hoặc đào tạo. Nội dung được rà soát theo loại văn bản, loại nghỉ, thời gian nghỉ, người nhận bàn giao, người phê duyệt và hệ thuật ngữ của toàn bộ hồ sơ.
Khách hàng có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật công chứng hồ sơ lao động hoặc gửi bản scan, file Word, PDF hay hình chụp rõ nét để BKMOS kiểm tra. Xem thêm báo giá dịch thuật hoặc liên hệ BKMOS để được tư vấn theo mục đích sử dụng tài liệu.
