Trong hồ sơ lao động, hồ sơ nhân sự hoặc hồ sơ xin visa, đơn xin nghỉ phép có thể được yêu cầu dịch sang tiếng Anh để chứng minh việc nghỉ làm đã được công ty chấp thuận. Tùy hình thức văn bản, đơn xin nghỉ phép có thể dịch là Leave Application, Application for Leave, Leave Request Form hoặc Leave of Absence Letter.
Trong bài viết này, chuyên gia dịch thuật với hơn 20 năm kinh nghiệm dịch thuật công chứng tại BKMOS sẽ giúp bạn hiểu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì, khi nào dùng Leave Application, Application for Leave, Leave Request Form, Leave Application Letter hoặc Leave of Absence Letter, cách dịch các loại nghỉ phép thường gặp và những lỗi cần tránh khi dịch đơn xin nghỉ phép sang tiếng Anh.
1. Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, đơn xin nghỉ phép có thể được dịch là Leave Application, Application for Leave, Leave Request hoặc Leave Request Form tùy hình thức văn bản.
Nếu là đơn viết dạng thư, có thể dùng Leave Application Letter hoặc Leave of Absence Letter.
Nếu là biểu mẫu nhân sự có sẵn trong công ty, cách dịch Leave Request Form hoặc Leave Application Form thường phù hợp hơn.
So sánh các tùy chọn
| Tiếng Việt | Tiếng Anh nên dùng | Ghi chú khi dịch |
|---|---|---|
| Đơn xin nghỉ phép | Leave Application | Cách dịch ngắn gọn, phổ biến, phù hợp khi nói chung |
| Đơn xin nghỉ phép | Application for Leave | Cách dịch trang trọng, phù hợp tiêu đề văn bản |
| Đơn/biểu mẫu xin nghỉ phép | Leave Request Form | Phù hợp nếu bản gốc là biểu mẫu nhân sự có sẵn |
| Đề nghị nghỉ phép | Leave Request | Dùng khi nói về yêu cầu xin nghỉ phép nói chung |
| Thư xin nghỉ phép | Leave Application Letter / Leave of Absence Letter | Dùng khi văn bản có hình thức thư hoặc email |
| Đơn xin nghỉ phép năm | Annual Leave Application / Annual Leave Request | Dùng cho nghỉ phép năm |
| Đơn xin nghỉ ốm | Sick Leave Application / Sick Leave Request | Dùng cho nghỉ ốm, nghỉ vì lý do sức khỏe |
| Đơn xin nghỉ không lương | Unpaid Leave Application / Unpaid Leave Request | Dùng khi người lao động xin nghỉ không hưởng lương |
| Đơn xin nghỉ việc | Resignation Letter / Letter of Resignation | Không phải đơn xin nghỉ phép |
2. Nên dùng Leave Application, Application for Leave hay Leave Request Form?
Các cụm Leave Application, Application for Leave và Leave Request Form đều có thể liên quan đến “đơn xin nghỉ phép”, nhưng không hoàn toàn giống nhau. Khi dịch hồ sơ, cần chọn thuật ngữ theo hình thức văn bản và mục đích sử dụng.
Leave Application
Leave Application là cách dịch ngắn gọn, phổ biến, thường dùng khi nói chung về đơn xin nghỉ phép. Cụm này phù hợp khi văn bản thể hiện yêu cầu xin nghỉ của người lao động và không cần nhấn mạnh hình thức là thư hay biểu mẫu.
Ví dụ:
Đơn xin nghỉ phép -> Leave Application
Application for Leave
Application for Leave có sắc thái trang trọng hơn và phù hợp khi dịch tiêu đề văn bản hành chính hoặc biểu mẫu nội bộ. Cụm này thể hiện rõ đây là một đơn đề nghị được nghỉ phép.
Ví dụ:
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP -> APPLICATION FOR LEAVE
Leave Request
Leave Request thường dùng khi nói về yêu cầu xin nghỉ phép nói chung. Trong môi trường công ty, phần mềm nhân sự hoặc quy trình nội bộ, “leave request” có thể là yêu cầu nghỉ phép được gửi để quản lý hoặc phòng nhân sự phê duyệt.
Ví dụ:
Yêu cầu nghỉ phép của nhân viên đã được phê duyệt -> The employee’s leave request has been approved.
Leave Request Form
Leave Request Form phù hợp khi bản gốc là biểu mẫu có sẵn, có các mục như họ tên, phòng ban, loại nghỉ phép, thời gian nghỉ, lý do nghỉ, chữ ký người lao động và phê duyệt của quản lý.
Ví dụ:
Phiếu/biểu mẫu xin nghỉ phép -> Leave Request Form
Leave Application Letter / Leave of Absence Letter
Nếu bản gốc có hình thức thư hoặc email, có lời chào, nội dung trình bày lý do nghỉ, lời đề nghị phê duyệt và lời cảm ơn, có thể dùng Leave Application Letter hoặc Leave of Absence Letter.
Ví dụ:
Thư xin nghỉ phép -> Leave Application Letter
3. Bảng so sánh các cách dịch đơn xin nghỉ phép
| Cách dịch tiếng Anh | Nghĩa tiếng Việt | Khi nào nên dùng? | Mức độ khuyến nghị |
|---|---|---|---|
| Leave Application | Đơn xin nghỉ phép | Khi nói chung về đơn xin nghỉ phép | Rất nên dùng |
| Application for Leave | Đơn xin nghỉ phép | Khi dịch tiêu đề văn bản trang trọng | Rất phù hợp |
| Leave Request | Yêu cầu xin nghỉ phép | Khi nói về yêu cầu nghỉ phép trong quy trình nhân sự | Nên dùng theo ngữ cảnh |
| Leave Request Form | Biểu mẫu xin nghỉ phép | Khi bản gốc là form có sẵn của công ty | Rất phù hợp nếu là biểu mẫu |
| Leave Application Form | Mẫu đơn xin nghỉ phép | Khi văn bản là mẫu đơn/biểu mẫu xin nghỉ phép | Có thể dùng |
| Leave Application Letter | Thư xin nghỉ phép | Khi bản gốc là thư hoặc email xin nghỉ | Phù hợp nếu văn bản dạng thư |
| Leave of Absence Letter | Thư xin nghỉ phép/vắng mặt | Khi xin nghỉ vắng mặt trong một khoảng thời gian rõ ràng | Dùng tốt trong văn phong thư từ |
| Resignation Letter | Đơn xin nghỉ việc | Khi người lao động xin thôi việc/chấm dứt công việc | Không dùng cho đơn xin nghỉ phép |
4. Đơn xin nghỉ phép khác đơn xin nghỉ việc như thế nào?
Đây là điểm rất quan trọng khi dịch hồ sơ lao động. Trong tiếng Việt, “nghỉ phép” và “nghỉ việc” chỉ khác nhau một chữ, nhưng trong tiếng Anh là hai nhóm thuật ngữ hoàn toàn khác nhau.
| Tiêu chí | Đơn xin nghỉ phép | Đơn xin nghỉ việc |
|---|---|---|
| Tiếng Anh | Leave Application / Application for Leave / Leave Request Form | Resignation Letter / Letter of Resignation |
| Bản chất | Xin nghỉ tạm thời trong một khoảng thời gian | Xin chấm dứt công việc hoặc quan hệ lao động |
| Quan hệ lao động | Vẫn tiếp tục sau thời gian nghỉ | Có thể chấm dứt sau thời hạn báo trước |
| Ví dụ lý do | Nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, nghỉ không lương | Nghỉ việc vì lý do cá nhân, thay đổi công việc, kết thúc hợp đồng |
| Lỗi cần tránh | Không dịch thành Resignation Letter | Không dịch thành Leave Application |
Nếu bản gốc là đơn xin nghỉ phép, không nên dịch thành Resignation Letter. Ngược lại, nếu bản gốc là đơn xin nghỉ việc, không nên dịch là Leave Application.
5. Các loại nghỉ phép thường gặp trong tiếng Anh
Trong đơn xin nghỉ phép, phần “loại nghỉ phép” hoặc “lý do nghỉ” cần được dịch đúng vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi lao động, tiền lương, bảo hiểm và quy định nội bộ của công ty.
| Tiếng Việt | Tiếng Anh tham khảo | Ghi chú khi dịch |
|---|---|---|
| Nghỉ phép năm | Annual Leave | Dùng cho ngày nghỉ phép năm theo chế độ |
| Nghỉ phép có hưởng lương | Paid Leave | Dùng khi thời gian nghỉ vẫn được trả lương |
| Nghỉ không lương | Unpaid Leave | Dùng khi không được hưởng lương trong thời gian nghỉ |
| Nghỉ ốm | Sick Leave | Dùng khi nghỉ vì lý do sức khỏe |
| Nghỉ việc riêng | Personal Leave | Dùng cho lý do cá nhân |
| Nghỉ khẩn cấp | Emergency Leave | Dùng khi nghỉ vì việc đột xuất, khẩn cấp |
| Nghỉ thai sản | Maternity Leave | Dùng cho lao động nữ nghỉ thai sản |
| Nghỉ chăm con / nghỉ của cha | Paternity Leave / Parental Leave | Cần xem ngữ cảnh cụ thể |
| Nghỉ tang chế | Bereavement Leave / Compassionate Leave | Dùng khi nghỉ vì thân nhân mất hoặc việc gia đình đặc biệt |
| Nghỉ kết hôn | Marriage Leave | Có thể dùng trong nội quy/quy chế nhân sự |
| Nghỉ bù | Compensatory Leave / Time Off in Lieu | Cần xem công ty dùng hệ thuật ngữ nào |
| Nghỉ nửa ngày | Half-day Leave | Dùng cho nghỉ phép trong nửa ngày làm việc |
6. Nội dung thường có trong đơn xin nghỉ phép
Một đơn xin nghỉ phép hoặc biểu mẫu xin nghỉ phép có thể khác nhau tùy từng công ty, nhưng thường có các thông tin cơ bản sau:
| Nội dung tiếng Việt | Cách dịch tiếng Anh tham khảo |
|---|---|
| Đơn xin nghỉ phép | Leave Application / Application for Leave |
| Kính gửi | To / Dear / Respectfully submitted to |
| Họ và tên | Full Name |
| Mã nhân viên | Employee ID |
| Chức danh | Position / Job Title |
| Phòng ban | Department |
| Loại nghỉ phép | Type of Leave |
| Lý do nghỉ phép | Reason for Leave |
| Thời gian nghỉ | Leave Period / Period of Leave |
| Từ ngày | From |
| Đến ngày | To / Until |
| Số ngày nghỉ | Number of Leave Days |
| Bàn giao công việc | Work Handover |
| Người nhận bàn giao | Handover Recipient / Person in Charge During Absence |
| Cam kết hoàn thành công việc | Commitment to Complete Work |
| Người làm đơn | Applicant / Employee |
| Quản lý trực tiếp | Direct Manager / Immediate Supervisor |
| Phòng Nhân sự | Human Resources Department / HR Department |
| Phê duyệt | Approval |
| Đã được phê duyệt | Approved |
| Không được phê duyệt | Not Approved / Rejected |
7. Cách dịch tiêu đề đơn xin nghỉ phép theo từng trường hợp
| Tiêu đề tiếng Việt | Cách dịch tiếng Anh tham khảo |
|---|---|
| Đơn xin nghỉ phép | Leave Application / Application for Leave |
| Đơn xin nghỉ phép năm | Annual Leave Application |
| Đơn xin nghỉ ốm | Sick Leave Application |
| Đơn xin nghỉ không lương | Unpaid Leave Application |
| Đơn xin nghỉ việc riêng | Personal Leave Application |
| Đơn xin nghỉ thai sản | Maternity Leave Application |
| Đơn xin nghỉ phép khẩn cấp | Emergency Leave Application |
| Phiếu xin nghỉ phép | Leave Request Form |
| Mẫu đơn xin nghỉ phép | Leave Application Form |
| Email xin nghỉ phép | Leave Request Email |
8. Ví dụ dịch một số câu trong đơn xin nghỉ phép
Ví dụ 1
Tiếng Việt: Tôi làm đơn này để xin nghỉ phép từ ngày 10/07/2026 đến ngày 12/07/2026.
Tiếng Anh: I am writing this application to request leave from July 10, 2026 to July 12, 2026.
Ví dụ 2
Tiếng Việt: Lý do nghỉ phép: giải quyết việc cá nhân.
Tiếng Anh: Reason for leave: To attend to personal matters.
Ví dụ 3
Tiếng Việt: Tôi xin nghỉ phép năm trong 03 ngày làm việc.
Tiếng Anh: I would like to apply for annual leave for 03 working days.
Ví dụ 4
Tiếng Việt: Trong thời gian nghỉ, tôi đã bàn giao công việc cho bà Trần Thị B.
Tiếng Anh: During my leave, I have handed over my work to Ms. Tran Thi B.
Ví dụ 5
Tiếng Việt: Kính đề nghị Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.
Tiếng Anh: I respectfully request the Board of Directors to consider and approve this application.
Ví dụ 6
Tiếng Việt: Tôi cam kết trở lại làm việc đúng thời gian quy định.
Tiếng Anh: I undertake to return to work on the scheduled date.
Ví dụ 7
Tiếng Việt: Đơn xin nghỉ phép này có hiệu lực sau khi được quản lý trực tiếp phê duyệt.
Tiếng Anh: This leave application shall take effect upon approval by the direct manager.
9. Đơn xin nghỉ phép thường dùng trong hồ sơ nào?
Hồ sơ lao động và hồ sơ nhân sự
Đơn xin nghỉ phép là một phần trong quy trình quản lý nhân sự, đặc biệt khi doanh nghiệp cần lưu hồ sơ về ngày nghỉ, loại nghỉ phép, người phê duyệt và tình trạng bàn giao công việc. Trong một bộ hồ sơ lao động tiếng Anh, đơn xin nghỉ phép có thể đi kèm hợp đồng lao động, bảng lương, giấy xác nhận công tác, quyết định bổ nhiệm, sổ bảo hiểm xã hội hoặc các tài liệu nội bộ khác.
Hồ sơ xin visa
Trong một số hồ sơ xin visa, đặc biệt là hồ sơ du lịch, công tác hoặc thăm thân, đơn xin nghỉ phép có thể được dùng để chứng minh người lao động được công ty cho phép nghỉ tạm thời và vẫn có ràng buộc công việc tại Việt Nam.
Tài liệu này thường đi kèm Quyết định bổ nhiệm Tiếng Anh, giấy xác nhận công tác tiếng Anh, Hợp đồng lao động Tiếng Anh, bảng lương, giấy xác nhận thu nhập và các giấy tờ cá nhân khác theo yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Hồ sơ công tác, đào tạo hoặc học tập
Đối với người lao động đi công tác, tham gia khóa đào tạo, hội thảo hoặc chương trình học ngắn hạn, đơn xin nghỉ phép có thể được dùng để chứng minh việc nghỉ làm đã được cơ quan hoặc công ty chấp thuận.
Hồ sơ nội bộ doanh nghiệp
Trong quản trị nhân sự, đơn xin nghỉ phép giúp doanh nghiệp theo dõi ngày nghỉ, quyền lợi nghỉ phép, lương, phụ cấp và tình trạng bàn giao công việc. Nếu tài liệu này được dịch cho đối tác nước ngoài, công ty mẹ, kiểm toán hoặc hồ sơ nội bộ quốc tế, cần dùng thuật ngữ nhất quán với quy chế nhân sự của doanh nghiệp.
10. Những lỗi thường gặp khi dịch đơn xin nghỉ phép sang tiếng Anh
Trong quá trình xử lý hồ sơ dịch thuật công chứng, BKMOS nhận thấy đơn xin nghỉ phép là tài liệu tưởng đơn giản nhưng vẫn dễ sai nếu người dịch không hiểu đúng bản chất của từ “nghỉ phép”. Dưới đây là những lỗi thường gặp cần tránh.
Dịch đơn xin nghỉ phép thành Resignation Letter
Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Resignation Letter là đơn xin nghỉ việc, không phải đơn xin nghỉ phép. Nếu bản gốc là đơn xin nghỉ tạm thời vài ngày, nên dùng Leave Application, Application for Leave hoặc Leave Request Form.
Dùng Vacation cho mọi trường hợp nghỉ phép
Vacation thường liên quan đến kỳ nghỉ, nghỉ dưỡng hoặc nghỉ phép theo nghĩa nghỉ kỳ nghỉ. Nếu bản gốc là đơn xin nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ không lương hoặc nghỉ khẩn cấp, không nên dịch tất cả thành Vacation. Cần chọn đúng loại nghỉ như Personal Leave, Sick Leave, Unpaid Leave hoặc Emergency Leave.
Nhầm Annual Leave với Leave Application
Annual Leave là nghỉ phép năm, còn Leave Application là đơn xin nghỉ phép. Nếu tiêu đề bản gốc là “Đơn xin nghỉ phép”, không nên dịch chỉ là Annual Leave trừ khi nội dung xác định rõ đây là nghỉ phép năm.
Dịch thiếu thời gian nghỉ
Đơn xin nghỉ phép thường có thời gian nghỉ từ ngày nào đến ngày nào, số ngày nghỉ và ngày quay lại làm việc. Đây là thông tin cần dịch chính xác, đặc biệt trong hồ sơ visa, công tác hoặc hồ sơ nhân sự.
Dịch sai người phê duyệt và người nhận bàn giao
Các mục như quản lý trực tiếp, phòng nhân sự, người nhận bàn giao hoặc người phê duyệt cần được dịch rõ ràng. Nếu dịch sai, bản dịch có thể làm sai quy trình phê duyệt nội bộ.
Không thống nhất với hồ sơ lao động khác
Đơn xin nghỉ phép có thể được đối chiếu với hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, bảng lương, giấy xác nhận thu nhập hoặc quyết định bổ nhiệm. Các thông tin như họ tên, chức danh, phòng ban, thời gian làm việc và tên công ty cần được dịch thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
11. Dịch đơn xin nghỉ phép cần lưu ý gì?
Xác định đúng loại nghỉ
Trước khi dịch, cần xác định bản gốc là nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, nghỉ không lương, nghỉ thai sản hay nghỉ khẩn cấp. Mỗi loại nghỉ có thuật ngữ tiếng Anh riêng.
Xác định đúng hình thức văn bản
Nếu văn bản là đơn viết theo mẫu tự do, có thể dùng Leave Application hoặc Application for Leave. Nếu là biểu mẫu công ty, nên dùng Leave Request Form. Nếu là email hoặc thư, có thể dùng Leave Application Letter hoặc Leave Request Email.
Giữ chính xác ngày tháng và số ngày nghỉ
Ngày bắt đầu nghỉ, ngày kết thúc nghỉ, số ngày nghỉ và ngày quay lại làm việc cần được dịch chính xác. Nếu hồ sơ nộp quốc tế, nên thống nhất định dạng ngày tháng trong toàn bộ hồ sơ.
Giữ đúng tên công ty, chức danh và phòng ban
Tên công ty, phòng ban, chức danh người lao động, quản lý trực tiếp và phòng nhân sự cần được dịch nhất quán với các giấy tờ khác trong cùng bộ hồ sơ.
Không tự ý thêm hoặc bớt lý do nghỉ
Người dịch không nên tự diễn giải lý do nghỉ nếu bản gốc chỉ ghi ngắn gọn. Bản dịch cần trung thành với nội dung gốc, đặc biệt khi tài liệu dùng trong hồ sơ chính thức.
12. Câu hỏi thường gặp
Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?
Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh có thể là Leave Application, Application for Leave hoặc Leave Request Form tùy hình thức văn bản. Nếu là thư xin nghỉ phép, có thể dùng Leave Application Letter hoặc Leave of Absence Letter.
Leave Application là gì?
Leave Application là đơn xin nghỉ phép, tức văn bản người lao động gửi cho công ty, quản lý hoặc phòng nhân sự để xin nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định.
Application for Leave là gì?
Application for Leave là cách diễn đạt trang trọng của đơn xin nghỉ phép. Cụm này phù hợp khi dịch tiêu đề văn bản hoặc biểu mẫu xin nghỉ phép trong hồ sơ lao động.
Leave Request Form là gì?
Leave Request Form là biểu mẫu xin nghỉ phép. Cụm này phù hợp khi bản gốc là mẫu form có sẵn của công ty, có các mục như loại nghỉ, thời gian nghỉ, lý do nghỉ và phần phê duyệt.
Đơn xin nghỉ phép năm tiếng Anh là gì?
Đơn xin nghỉ phép năm tiếng Anh có thể dịch là Annual Leave Application hoặc Annual Leave Request. Nếu là biểu mẫu, có thể dùng Annual Leave Request Form.
Đơn xin nghỉ ốm tiếng Anh là gì?
Đơn xin nghỉ ốm tiếng Anh có thể dịch là Sick Leave Application hoặc Sick Leave Request. Nếu có giấy xác nhận y tế kèm theo, cần dịch đúng các tài liệu y tế liên quan.
Đơn xin nghỉ không lương tiếng Anh là gì?
Đơn xin nghỉ không lương tiếng Anh có thể dịch là Unpaid Leave Application hoặc Unpaid Leave Request.
Đơn xin nghỉ phép có phải Resignation Letter không?
Không. Resignation Letter là đơn xin nghỉ việc, dùng khi người lao động muốn chấm dứt công việc. Đơn xin nghỉ phép chỉ là xin nghỉ tạm thời và nên dịch là Leave Application, Application for Leave hoặc Leave Request Form.
Đơn xin nghỉ phép có cần dịch công chứng không?
Tùy yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ. Nếu đơn xin nghỉ phép dùng trong hồ sơ visa, công tác nước ngoài, đào tạo quốc tế hoặc hồ sơ chính thức, tài liệu này có thể cần dịch thuật công chứng.
13. Dịch đơn xin nghỉ phép sang tiếng Anh tại BKMOS
Nếu bạn cần dịch đơn xin nghỉ phép sang tiếng Anh để nộp hồ sơ visa, hồ sơ công tác, hồ sơ đào tạo, hồ sơ lao động, hồ sơ doanh nghiệp hoặc làm việc với đối tác nước ngoài, BKMOS có thể hỗ trợ kiểm tra tài liệu và tư vấn cách dịch phù hợp trước khi thực hiện.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch thuật công chứng, BKMOS chú trọng dịch chính xác các thông tin quan trọng như loại nghỉ phép, thời gian nghỉ, lý do nghỉ, số ngày nghỉ, người bàn giao công việc, người phê duyệt, chức danh, phòng ban và tên công ty. Bản dịch cũng được rà soát để thống nhất với các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, giấy xác nhận công tác, bảng lương, giấy xác nhận thu nhập hoặc quyết định bổ nhiệm nếu các tài liệu này nằm trong cùng một bộ hồ sơ.
Bạn có thể gửi bản scan, file Word, file PDF hoặc hình chụp rõ nét đơn xin nghỉ phép cho BKMOS để được kiểm tra nội dung, tư vấn hình thức dịch phù hợp và báo giá chi tiết.
Liên hệ BKMOS ngay để được hỗ trợ dịch đơn xin nghỉ phép sang tiếng Anh chính xác, đúng thuật ngữ và phù hợp với mục đích sử dụng hồ sơ của bạn và báo giá dịch thuật nhanh nhất.
