Dịch thuật tài liệu y tế tại Hải Phòng

Một bản dịch y tế không chỉ cần đúng nghĩa của từng thuật ngữ. Họ tên người bệnh, ngày khám, vị trí tổn thương, tên thuốc, hàm lượng, liều dùng, chỉ số xét nghiệm và đơn vị đo đều phải được thể hiện nhất quán với hồ sơ gốc.

BKMOS cung cấp dịch thuật tài liệu y tế tại Hải Phòng cho khách hàng cá nhân, bệnh viện, phòng khám, doanh nghiệp dược phẩm, đơn vị bảo hiểm và nhà cung cấp thiết bị y tế. Hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp tại 172A Đình Đông, Lê Chân, Hải Phòng hoặc xử lý online cho khách hàng ở xa.

Trước khi triển khai, BKMOS kiểm tra loại tài liệu, chuyên khoa, ngôn ngữ, chất lượng bản scan, mục đích sử dụng, yêu cầu công chứng và thời hạn cần bàn giao. Việc đánh giá từ đầu giúp lựa chọn đúng nhân sự, xác định phạm vi kiểm tra và hạn chế phát sinh trong quá trình dịch.

Gửi hồ sơ để kiểm tra Gọi 0931 931 616

BKMOS thực hiện chuyển ngữ nội dung trong tài liệu nguồn. Bản dịch không thay thế hoạt động khám bệnh, chẩn đoán, kê đơn, tư vấn điều trị hoặc kết luận của bác sĩ và cơ sở y tế có thẩm quyền.

Bốn luồng hồ sơ y tế thường được dịch tại Hải Phòng

Tài liệu y tế có thể phục vụ điều trị, thủ tục hành chính, hoạt động dược phẩm hoặc vận hành thiết bị. Mỗi mục đích sử dụng đòi hỏi một trọng tâm kiểm soát khác nhau.

1. Hồ sơ người bệnh và quá trình điều trị

Nhóm này thường được sử dụng khi người bệnh chuyển viện, khám chữa bệnh ở nước ngoài, xin ý kiến chuyên môn hoặc cần cung cấp lịch sử điều trị cho bác sĩ mới.

Tài liệu thường gặp gồm:

  • Bệnh án và tóm tắt bệnh án;
  • Phiếu khám và thư chuyển viện;
  • Giấy nhập viện, giấy ra viện;
  • Biên bản phẫu thuật và thủ thuật;
  • Tiền sử bệnh và tiền sử dị ứng;
  • Phác đồ hoặc kế hoạch điều trị;
  • Đơn thuốc và danh sách thuốc đã sử dụng;
  • Giấy hẹn tái khám;
  • Báo cáo diễn biến điều trị;
  • Giấy xác nhận của bệnh viện hoặc bác sĩ.

Với bộ hồ sơ gồm nhiều đợt khám, BKMOS cần xác định đúng trình tự thời gian. Ngày nhập viện, ngày phẫu thuật, thời điểm lấy mẫu, ngày trả kết quả và ngày ra viện không nên bị đảo lẫn giữa các tài liệu.

2. Xét nghiệm và chẩn đoán cận lâm sàng

Đây là nhóm tài liệu có mật độ chữ số, ký hiệu và thuật ngữ cao. Một kết quả xét nghiệm có thể chứa tên chỉ số, giá trị đo, đơn vị, khoảng tham chiếu, dấu hiệu cao – thấp và ghi chú của cơ sở thực hiện.

BKMOS tiếp nhận:

  • Xét nghiệm huyết học và sinh hóa;
  • Xét nghiệm vi sinh, miễn dịch và nội tiết;
  • Kết quả xét nghiệm di truyền;
  • Phiếu giải phẫu bệnh và mô bệnh học;
  • Báo cáo siêu âm;
  • Kết quả X-quang;
  • Báo cáo CT và MRI;
  • Điện tim, điện não và các kết quả thăm dò chức năng;
  • Phiếu nội soi;
  • Phiếu đo chức năng hô hấp.

BKMOS dịch phần báo cáo, kết luận, chú thích và dữ liệu bằng văn bản được cung cấp. Chúng tôi không đọc phim CT, MRI, X-quang, không phân tích hình ảnh y khoa và không đưa ra kết luận chẩn đoán.

3. Giấy tờ y tế phục vụ thủ tục hành chính

Giấy tờ y tế có thể là một thành phần của hồ sơ xin visa, du học, lao động, định cư, bảo hiểm hoặc giải quyết chế độ. Tùy nơi tiếp nhận, khách hàng có thể cần bản dịch thông thường, bản có xác nhận hoặc bản dịch công chứng.

Các tài liệu phổ biến gồm:

  • Giấy khám sức khỏe;
  • Chứng nhận tiêm chủng;
  • Phiếu xét nghiệm theo yêu cầu xuất nhập cảnh;
  • Giấy xác nhận điều trị;
  • Giấy nghỉ ốm hoặc nghỉ hưởng bảo hiểm;
  • Hóa đơn và chứng từ viện phí;
  • Đơn yêu cầu thanh toán bảo hiểm;
  • Giấy chứng nhận thương tật;
  • Hồ sơ sức khỏe nghề nghiệp;
  • Hồ sơ khám sức khỏe người lao động.

Khách hàng sử dụng giấy khám sức khỏe trong hồ sơ xuất nhập cảnh có thể kết hợp với dịch vụ dịch thuật hồ sơ visa tại Hải Phòng. Trường hợp nơi nhận yêu cầu xác nhận, BKMOS sẽ tư vấn thêm về dịch thuật công chứng tại Hải Phòng.

4. Tài liệu dành cho doanh nghiệp y tế và dược phẩm

Ngoài hồ sơ cá nhân, BKMOS tiếp nhận tài liệu phục vụ sản xuất, phân phối, đào tạo, nghiên cứu và kinh doanh trong lĩnh vực y tế.

  • Tờ hướng dẫn sử dụng thuốc;
  • Thông tin sản phẩm và chuyên luận dược phẩm;
  • Nhãn thuốc, nhãn thiết bị và bao bì;
  • Tài liệu đào tạo nhân viên y tế;
  • Quy trình thao tác chuẩn – SOP;
  • Đề cương và biểu mẫu nghiên cứu;
  • Tài liệu đồng thuận tham gia nghiên cứu;
  • Báo cáo an toàn và báo cáo biến cố;
  • Catalogue vật tư, thiết bị y tế;
  • Hướng dẫn sử dụng, vận hành và bảo trì thiết bị;
  • Hồ sơ kỹ thuật, chứng nhận và tài liệu đăng ký sản phẩm;
  • Tài liệu mua sắm và đấu thầu y tế.

Tài liệu thiết bị thường có cả nội dung y khoa và kỹ thuật. Dự án có thông số máy, sơ đồ, quy trình lắp đặt hoặc hướng dẫn bảo trì có thể cần phối hợp với dịch thuật tài liệu kỹ thuật tại Hải Phòng. Hồ sơ mua sắm thuốc, vật tư hoặc máy móc có thể kết nối với dịch thuật hồ sơ thầu tại Hải Phòng.

Năm vùng rủi ro cần kiểm soát trong bản dịch y tế

Bản dịch y tế có thể đọc tự nhiên nhưng vẫn không sử dụng được nếu sai một chi tiết quan trọng. BKMOS tập trung kiểm tra năm vùng dữ liệu có nguy cơ gây nhầm lẫn cao.

Thông tin định danh và thời gian

Họ tên, ngày sinh, giới tính, mã bệnh nhân, số hộ chiếu, cơ sở điều trị và ngày tháng cần được đối chiếu giữa các trang. Đặc biệt, định dạng ngày tháng phải được thể hiện rõ để tránh nhầm ngày và tháng khi hồ sơ được sử dụng ở nước ngoài.

Chẩn đoán, vị trí và mức độ bệnh

Người dịch cần giữ đúng vị trí giải phẫu, bên trái – bên phải, mức độ, giai đoạn và tính chắc chắn trong nhận định của bác sĩ. Không được biến nội dung “nghi ngờ”, “theo dõi” hoặc “chưa loại trừ” thành một chẩn đoán đã được khẳng định.

Thuốc, hàm lượng và cách sử dụng

Đơn thuốc và y lệnh cần kiểm soát:

  • Tên hoạt chất và tên biệt dược;
  • Hàm lượng hoặc nồng độ;
  • Số lượng;
  • Liều dùng;
  • Đường dùng;
  • Tần suất sử dụng;
  • Thời gian điều trị;
  • Cảnh báo và tiền sử dị ứng.

BKMOS không tự sửa tên thuốc hoặc liều lượng dù nội dung có vẻ bất thường. Trường hợp tài liệu không rõ, khách hàng sẽ được đề nghị cung cấp bản tốt hơn hoặc xác nhận lại với cơ sở y tế.

Chỉ số xét nghiệm và đơn vị đo

Giá trị xét nghiệm phải đi cùng đúng tên chỉ số, đơn vị và khoảng tham chiếu. BKMOS giữ nguyên số liệu theo tài liệu nguồn, không tự quy đổi sang hệ đơn vị khác và không diễn giải chỉ số là bình thường hay bất thường thay cho bác sĩ.

Viết tắt và chữ viết tay

Một chữ viết tắt y khoa có thể mang nhiều nghĩa tùy chuyên khoa và bối cảnh. Người dịch chỉ mở rộng chữ viết tắt khi có đủ căn cứ từ tiêu đề, nội dung xung quanh hoặc tài liệu tham chiếu.

Đối với chữ viết tay không thể đọc chắc chắn, BKMOS không suy đoán tên thuốc, chẩn đoán hoặc chỉ định. Phần chưa rõ sẽ được đánh dấu để khách hàng xin bản in, bản chụp rõ hơn hoặc xác nhận từ bác sĩ.

BKMOS xử lý hồ sơ y tế theo từng “điểm sử dụng”

Cùng một bộ bệnh án nhưng bản dịch gửi bác sĩ nước ngoài sẽ được tổ chức khác với hồ sơ nộp bảo hiểm hoặc hồ sơ xin visa. Vì vậy, BKMOS xác định người sử dụng cuối trước khi lựa chọn hình thức trình bày.

Điểm sử dụng Nội dung nên ưu tiên Cách bàn giao phù hợp
Bệnh viện hoặc bác sĩ nước ngoài Tóm tắt bệnh án, chẩn đoán, phẫu thuật, kết quả quan trọng, thuốc và diễn biến điều trị. Sắp xếp theo thời gian hoặc chuyên khoa, kèm bản gốc để đối chiếu.
Doanh nghiệp bảo hiểm Ngày điều trị, chẩn đoán, thủ thuật, hóa đơn, chi phí, thuốc và xác nhận của bệnh viện. Sắp xếp theo danh mục chứng từ và yêu cầu của đơn vị bảo hiểm.
Cơ quan hành chính hoặc lãnh sự Thông tin định danh, nội dung xác nhận, cơ sở cấp, ngày cấp, chữ ký và con dấu. Bản dịch đúng mẫu; công chứng hoặc xác nhận khi nơi tiếp nhận yêu cầu.
Doanh nghiệp dược và thiết bị Thuật ngữ sản phẩm, phiên bản, chỉ định, cảnh báo, thông số và quy trình sử dụng. File Word, Excel, PowerPoint hoặc bản song ngữ để kiểm tra và cập nhật.

Ba phương án bàn giao tài liệu

Bản dịch tách riêng

Nội dung bản dịch được trình bày thành một tài liệu độc lập, có tiêu đề và thứ tự tương ứng với bản gốc. Phương án này phù hợp với giấy khám sức khỏe, đơn thuốc, giấy ra viện và tài liệu hành chính ngắn.

Bản giữ gần với bố cục gốc

BKMOS tái tạo bảng biểu, tiêu đề, ô thông tin và vị trí nội dung ở mức phù hợp với chất lượng file nguồn. Hình thức này giúp bác sĩ, bệnh viện hoặc bảo hiểm dễ đối chiếu giữa bản gốc và bản dịch.

Khả năng giữ định dạng phụ thuộc vào file Word, Excel, PDF, ảnh chụp hoặc bản scan. Tài liệu mờ, mất góc, có nhiều chữ viết tay hoặc bảng phức tạp sẽ được đánh giá trước khi báo giá.

Bản song ngữ để rà soát

Nội dung gốc và bản dịch được đặt cạnh nhau hoặc theo từng đoạn. Phương án này thường phù hợp với tài liệu dược phẩm, nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng, biểu mẫu và dự án cần khách hàng hoặc chuyên gia rà soát thuật ngữ.

Cách chuẩn bị hồ sơ trước khi gửi dịch

Khách hàng có thể rút ngắn thời gian kiểm tra và hạn chế bỏ sót bằng một số bước đơn giản:

  1. Chụp hoặc scan đủ trang: Bao gồm mặt sau nếu có chữ, dấu, ghi chú hoặc kết quả.
  2. Đặt tên file rõ ràng: Có thể sử dụng ngày khám, tên bệnh viện và loại tài liệu.
  3. Sắp xếp theo thời gian: Đặc biệt với hồ sơ điều trị dài ngày hoặc nhiều lần nhập viện.
  4. Đánh dấu tài liệu ưu tiên: Ví dụ tóm tắt bệnh án, kết quả giải phẫu bệnh hoặc giấy khám sức khỏe cần nộp trước.
  5. Cung cấp yêu cầu của nơi nhận: Ngôn ngữ, mẫu trình bày, công chứng, số bản và thời hạn.
  6. Gửi bản dịch cũ nếu có: Giúp thống nhất tên bệnh, thuốc, thủ thuật và thuật ngữ đã được sử dụng.
  7. Thông báo nội dung cần bảo mật: BKMOS có thể trao đổi NDA và phương thức gửi nhận phù hợp.

Ở bước hỏi giá, khách hàng có thể che một phần thông tin định danh nếu chưa muốn gửi toàn bộ hồ sơ. Tuy nhiên, file chính thức dùng để dịch phải thể hiện đầy đủ phần nội dung thuộc phạm vi cần chuyển ngữ.

Quy trình dịch tài liệu y tế tại BKMOS Hải Phòng

  1. Tiếp nhận tài liệu: Kiểm tra ngôn ngữ, số trang, loại hồ sơ, chất lượng file và mục đích sử dụng.
  2. Phân luồng chuyên môn: Xác định hồ sơ bệnh nhân, xét nghiệm, dược phẩm, thiết bị hay tài liệu hành chính.
  3. Xác nhận phạm vi: Thống nhất nội dung cần dịch, định dạng, công chứng, tiến độ, chi phí và yêu cầu bảo mật.
  4. Biên dịch: Phân công nhân sự phù hợp với ngôn ngữ và nhóm tài liệu.
  5. Hiệu đính nội dung: Rà soát thuật ngữ, quan hệ giữa các câu, chữ viết tắt và tính nhất quán.
  6. Kiểm tra dữ liệu: Đối chiếu tên, ngày, chẩn đoán, thuốc, liều, chỉ số, đơn vị và số trang.
  7. Dàn trang: Trình bày bản tách riêng, gần với bố cục gốc hoặc song ngữ theo thỏa thuận.
  8. Bàn giao: Gửi bản mềm online; bản giấy hoặc bản công chứng được nhận trực tiếp hoặc chuyển phát.

Dự án chỉ được triển khai sau khi khách hàng xác nhận phạm vi công việc, chi phí và thời gian thực hiện.

Bảo mật bệnh án và dữ liệu sức khỏe

Hồ sơ y tế thường chứa thông tin định danh, lịch sử bệnh, kết quả xét nghiệm, thuốc, dữ liệu bảo hiểm và thông tin gia đình. Vì vậy, việc kiểm soát người tiếp cận và phiên bản tài liệu là một phần của quy trình xử lý.

Tùy dự án, BKMOS có thể:

  • Ký thỏa thuận bảo mật theo yêu cầu;
  • Giới hạn tài liệu cho nhân sự trực tiếp thực hiện;
  • Thống nhất đầu mối gửi và nhận hồ sơ;
  • Đặt mã hoặc tên dự án thay cho tên người bệnh trong quá trình nội bộ;
  • Quản lý phiên bản để tránh sử dụng nhầm tài liệu cũ;
  • Thống nhất thời gian lưu trữ hoặc xóa file sau bàn giao.

Dịch tài liệu y tế có cần công chứng không?

Không phải mọi hồ sơ y tế đều phải công chứng. Bệnh án gửi bác sĩ tham khảo, tài liệu đào tạo nội bộ hoặc hướng dẫn sản phẩm có thể chỉ cần bản dịch chuyên ngành.

Công chứng thường được xem xét khi giấy khám sức khỏe, xác nhận điều trị, chứng nhận tiêm chủng hoặc tài liệu y tế được nộp trong hồ sơ visa, du học, lao động, định cư hay thủ tục hành chính.

Khách hàng nên kiểm tra với nơi tiếp nhận về:

  • Có bắt buộc bản dịch công chứng hay không;
  • Cần dịch toàn bộ hay chỉ một số tài liệu;
  • Có yêu cầu bản giấy hoặc dấu giáp lai không;
  • Cần bao nhiêu bản;
  • Có giới hạn thời gian cấp giấy khám hoặc xét nghiệm không;
  • Có cần thực hiện thêm thủ tục lãnh sự không.

BKMOS căn cứ yêu cầu thực tế để tư vấn phương án, không mặc định công chứng toàn bộ hồ sơ.

Báo giá dịch tài liệu y tế tại Hải Phòng

BKMOS tính phí dựa trên số trang có nội dung của tài liệu gốc. Chi phí cụ thể phụ thuộc vào:

  • Ngôn ngữ và chiều dịch;
  • Loại hồ sơ và chuyên khoa;
  • Mật độ chữ, bảng biểu và số liệu;
  • Chất lượng ảnh hoặc bản scan;
  • Khối lượng chữ viết tay;
  • Yêu cầu giữ nguyên định dạng;
  • Mức độ hiệu đính và kiểm tra dữ liệu;
  • Công chứng và số lượng bản;
  • Thời gian cần hoàn thành;
  • Phương thức giao nhận.

Khách hàng có thể tham khảo đơn giá tại trang báo giá dịch thuật tại Hải Phòng. Báo giá chính thức được xác nhận sau khi BKMOS kiểm tra tài liệu thực tế.

Tiếp nhận trực tiếp và online tại Hải Phòng

Giao dịch trực tiếp tại Lê Chân

Khách hàng có hồ sơ bản giấy, cần dịch công chứng hoặc muốn trao đổi trực tiếp có thể đến:

Công ty TNHH Dịch thuật BKMOS
172A Đình Đông, Lê Chân, Hải Phòng

Khách hàng nên gửi ảnh hoặc file trước khi đến để BKMOS kiểm tra ngôn ngữ, số trang, chuyên khoa và khả năng đáp ứng thời hạn.

Tiếp nhận hoàn toàn online

Khách hàng tại các quận, huyện của Hải Phòng hoặc ở tỉnh thành khác có thể thực hiện toàn bộ quy trình từ xa:

  1. Gửi tài liệu qua Zalo hoặc email;
  2. Nhận đánh giá phạm vi và báo giá;
  3. Xác nhận phương án thực hiện;
  4. Nhận bản dịch để kiểm tra khi cần;
  5. Nhận file hoàn thiện online;
  6. Nhận bản giấy hoặc bản công chứng qua chuyển phát.

Mô hình online phù hợp với khách hàng đang điều trị, người nhà bệnh nhân, doanh nghiệp có nhiều tài liệu hoặc người không thuận tiện tới văn phòng.

Câu hỏi thường gặp

BKMOS có dịch bệnh án sang tiếng Anh không?

Có. BKMOS tiếp nhận bệnh án, tóm tắt điều trị, xét nghiệm, đơn thuốc, giấy ra viện và các tài liệu liên quan bằng tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc ngược lại.

Có cần dịch toàn bộ hồ sơ khi khám bệnh ở nước ngoài không?

Phụ thuộc vào yêu cầu của bệnh viện và mục tiêu tư vấn. Khách hàng nên hỏi nơi nhận về danh mục cần thiết. BKMOS có thể hỗ trợ kiểm kê và sắp xếp tài liệu nhưng không quyết định thay bác sĩ phần hồ sơ cần cho chuyên môn.

BKMOS có dịch chữ viết tay của bác sĩ không?

Có thể dịch khi nội dung đủ rõ và có căn cứ xác định. BKMOS không tự đoán tên thuốc, liều hoặc chẩn đoán trong phần chữ viết tay khó đọc.

Kết quả xét nghiệm có được đổi đơn vị không?

BKMOS mặc định giữ nguyên giá trị và đơn vị trong tài liệu gốc. Việc quy đổi chỉ nên thực hiện khi có yêu cầu rõ ràng và được người có chuyên môn xác nhận.

Có thể dịch hồ sơ y tế gấp không?

Một số tài liệu ngắn, rõ và thuộc ngôn ngữ phổ biến có thể được bố trí ưu tiên. Thời gian chính thức chỉ được xác nhận sau khi kiểm tra số trang, chuyên khoa, chất lượng file và mức độ kiểm soát cần thiết.

Khách hàng ở xa có cần gửi bản gốc không?

Nhiều tài liệu có thể dịch từ bản scan hoặc ảnh rõ nét. Việc cần bản gốc hay bản giấy phụ thuộc yêu cầu công chứng và quy định của nơi tiếp nhận.

Có thể ký NDA trước khi gửi hồ sơ không?

Có. Khách hàng cá nhân, bệnh viện, doanh nghiệp dược phẩm và đơn vị nghiên cứu có thể đề nghị ký thỏa thuận bảo mật trước khi cung cấp tài liệu đầy đủ.

Gửi tài liệu để BKMOS kiểm tra

Để nhận báo giá, khách hàng vui lòng cung cấp:

  • File hoặc ảnh tài liệu rõ nét;
  • Ngôn ngữ cần dịch;
  • Mục đích sử dụng;
  • Chuyên khoa hoặc loại tài liệu;
  • Thời hạn cần nhận;
  • Yêu cầu định dạng;
  • Nhu cầu công chứng, bản giấy hoặc NDA.

Gửi hồ sơ qua Zalo Gọi 0931 931 616 Liên hệ BKMOS

Địa chỉ tiếp nhận: 172A Đình Đông, Lê Chân, Hải Phòng.
Hotline/Zalo: 0931 931 616.
Email: dichthuat@bkmos.com.

BKMOS – Chuyên gia dịch thuật của bạn.