Không phải giấy tờ nào cũng có thể dịch rồi yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch. Theo quy định hiện hành, có 5 nhóm giấy tờ, văn bản không được dùng để thực hiện thủ tục này, chủ yếu gồm tài liệu bị sửa chữa không hợp lệ, hư hỏng không xác định được nội dung, tài liệu mật hoặc bị hạn chế dịch, tài liệu có nội dung pháp luật không cho phép chứng thực và một số giấy tờ nước ngoài chưa đáp ứng yêu cầu về Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc hình thức xác thực tương ứng.
Trong thực tế, vấn đề thường không nằm ở việc “có dịch được nội dung hay không”, mà là tài liệu nguồn có đủ điều kiện pháp lý để hoàn thiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch hay không.
Từ ngày 11/09/2026, khi Công ước Apostille được thực thi tại Việt Nam theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, việc kiểm tra giấy tờ nước ngoài cần phân biệt rõ: trường hợp áp dụng Apostille, trường hợp vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự và trường hợp được miễn hoặc không yêu cầu thủ tục xác thực này.
Vì vậy, với những hồ sơ quan trọng, BKMOS thường kiểm tra giấy tờ trước khi nhận dịch. Cách này giúp tránh trường hợp đã dịch xong nhưng đến bước chứng thực hoặc nộp hồ sơ mới phát hiện tài liệu chưa đáp ứng điều kiện cần thiết.
5 nhóm giấy tờ không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch
Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực quy định 5 nhóm giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch. Khi áp dụng hiện nay cần đồng thời lưu ý các quy định sửa đổi, hướng dẫn liên quan và cơ chế Apostille theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP.
1. Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ
Đây là trường hợp khá thường gặp.
Ví dụ:
- Ngày tháng được sửa bằng bút;
- Họ tên bị gạch rồi viết lại;
- Số văn bản bị sửa;
- Một phần nội dung được dán đè;
- Thông tin được thêm sau khi giấy tờ đã được cấp nhưng không có xác nhận hợp lệ.
Nếu việc sửa chữa đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận theo đúng quy định thì cần xem xét tài liệu cụ thể. Nhưng nếu giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ thì không thể chỉ dịch nội dung hiện có rồi yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
Kinh nghiệm BKMOS: nếu phát hiện tài liệu có phần sửa tay, đóng dấu bổ sung hoặc thông tin khác với bản gốc trước đó, chúng tôi thường yêu cầu khách hàng kiểm tra lại với cơ quan cấp giấy tờ trước khi dịch.
2. Giấy tờ bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung
Một tài liệu cũ không đồng nghĩa với việc không thể dịch. Vấn đề nằm ở chỗ còn xác định chính xác được nội dung hay không.
Ví dụ, một giấy khai sinh cấp cách đây nhiều năm nhưng chữ, số, con dấu vẫn đọc rõ thì về nguyên tắc không bị loại chỉ vì giấy đã cũ.
Ngược lại, hồ sơ có thể không đủ điều kiện nếu:
- Mất một phần trang;
- Chữ bị nhòe hoàn toàn;
- Không xác định được họ tên;
- Ngày tháng hoặc số văn bản không đọc được;
- Con dấu hoặc phần xác nhận quan trọng đã mất;
- Tài liệu bị cháy, rách hoặc ngấm nước làm mất nội dung.
Người dịch không được tự đoán phần chữ bị mất để hoàn thiện bản dịch.
Nếu tài liệu quá hư hỏng, giải pháp an toàn thường là xin trích lục hoặc cấp lại giấy tờ trước khi thực hiện dịch thuật.
3. Tài liệu đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được dịch
Giấy tờ, văn bản có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thuộc nhóm không được dịch để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
Quy định này cũng áp dụng với tài liệu dù không đóng dấu mật nhưng trên văn bản ghi rõ không được dịch.
Vì vậy, việc khách hàng có bản gốc trong tay hoặc gửi được bản scan không đồng nghĩa đơn vị dịch thuật có thể tiếp nhận theo quy trình dịch công chứng thông thường.
Trong trường hợp tài liệu phục vụ công việc của cơ quan, tổ chức và có hạn chế về khai thác hoặc dịch thuật, cần xác định trước thẩm quyền và hình thức xử lý phù hợp.
4. Giấy tờ có nội dung thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực
Nhóm này dễ bị hiểu quá rộng.
Theo quy định về chứng thực, đây là những giấy tờ, văn bản có nội dung thuộc các trường hợp như:
- Trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội;
- Tuyên truyền, kích động chiến tranh;
- Xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam;
- Xúc phạm danh dự, nhân phẩm hoặc uy tín của cá nhân, tổ chức;
- Vi phạm quyền công dân.
Đây không phải nhóm hồ sơ hành chính thông thường mà khách hàng BKMOS thường gặp, nhưng vẫn là một trong các trường hợp pháp luật quy định không được sử dụng để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.
5. Giấy tờ nước ngoài chưa đáp ứng yêu cầu về Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc hình thức xác thực cần thiết
Đây là nhóm cần đặc biệt lưu ý từ ngày 11/09/2026.
Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Tuy nhiên, từ khi Việt Nam thực thi Công ước Apostille, không nên hiểu quy định này theo hướng mọi giấy tờ nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Tùy quốc gia cấp giấy tờ, loại giấy tờ và mục đích sử dụng, có thể xảy ra một trong các trường hợp sau:
- Áp dụng Apostille: đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam;
- Vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự: đối với trường hợp không thuộc cơ chế Apostille, chẳng hạn giấy tờ lưu thông với quốc gia không phải thành viên hoặc giữa Việt Nam và quốc gia mà Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa hai nước;
- Được miễn hoặc không yêu cầu xác thực: nếu điều ước quốc tế, pháp luật hoặc quy định áp dụng đối với loại giấy tờ đó có quy định khác.
Nói đơn giản, trước khi dịch và thực hiện chứng thực, không nên chỉ hỏi:
“Giấy tờ này đã hợp pháp hóa lãnh sự chưa?”
Mà cần kiểm tra:
“Giấy tờ này thuộc diện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự, được miễn hay không cần thủ tục xác thực?”
Ví dụ các tài liệu nước ngoài thường cần kiểm tra gồm:
- Lý lịch tư pháp nước ngoài;
- Giấy xác nhận kinh nghiệm;
- Giấy tờ hộ tịch;
- Giấy đăng ký kết hôn;
- Giấy khai sinh;
- Giấy tờ của doanh nghiệp;
- Một số giấy tờ phục vụ hồ sơ giấy phép lao động;
- Các giấy tờ công khác được cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam.
Nếu tài liệu thuộc diện phải Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nhưng chưa thực hiện thì việc dịch chính xác nội dung không tự làm cho tài liệu đáp ứng điều kiện pháp lý cần thiết.
Một số giấy tờ nước ngoài có ngoại lệ khi chứng thực
Cũng cần tránh hiểu rằng tất cả giấy tờ nước ngoài chưa Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đều không thể thực hiện chứng thực chữ ký người dịch.
Theo thủ tục hành chính về chứng thực hiện hành do Bộ Tư pháp công bố, nhóm giấy tờ nước ngoài có ngoại lệ gồm:
- Hộ chiếu;
- Thẻ căn cước;
- Thẻ thường trú;
- Thẻ cư trú;
- Giấy phép lái xe;
- Bằng tốt nghiệp;
- Chứng chỉ;
- Bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.
Lưu ý: ngoại lệ đối với thủ tục chứng thực chữ ký người dịch không đồng nghĩa giấy tờ đó chắc chắn được mọi cơ quan tiếp nhận hồ sơ chấp nhận mà không cần Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Cơ quan nhận hồ sơ có thể có yêu cầu riêng đối với tính hợp lệ của tài liệu nước ngoài theo thủ tục chuyên ngành.
Vì vậy cần phân biệt hai câu hỏi:
- Giấy tờ có đủ điều kiện để chứng thực chữ ký người dịch hay không?
- Giấy tờ có đáp ứng yêu cầu pháp lý của cơ quan nơi hồ sơ sẽ được nộp hay không?
Hai vấn đề này liên quan với nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Xem chi tiết tại bài Giấy tờ nước ngoài có cần Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch và chứng thực không?.
Apostille có thay thế bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch không?
Không.
Chứng nhận Apostille về cơ bản xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, như tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ.
Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ và cũng không tự thay thế việc dịch tài liệu sang tiếng Việt khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản dịch.
Vì vậy, một hồ sơ có thể phải trải qua các bước khác nhau tùy trường hợp:
- Kiểm tra giấy tờ nguồn;
- Thực hiện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xác định trường hợp được miễn nếu cần;
- Dịch sang ngôn ngữ yêu cầu;
- Chứng thực chữ ký người dịch nếu thủ tục yêu cầu;
- Nộp cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Không phải mọi hồ sơ đều phải thực hiện đầy đủ cả 5 bước trên.
Bản scan mờ có thuộc trường hợp không được chứng thực không?
Cần phân biệt bản scan dùng để dịch trước và tài liệu nguồn dùng để hoàn thiện thủ tục.
Nếu bản gốc hoàn toàn rõ ràng nhưng khách gửi cho đơn vị dịch thuật một file scan hơi mờ, BKMOS có thể yêu cầu khách chụp hoặc scan lại để dịch chính xác. Điều đó không có nghĩa giấy tờ gốc bị mất giá trị.
Ngược lại, nếu chính tài liệu gốc đã hư hỏng đến mức không xác định được nội dung thì vấn đề không thể giải quyết bằng cách chụp ảnh rõ hơn.
Xem thêm: Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không? Bản scan, photo có được không?.
Giấy tờ có lỗi chính tả hoặc sai thông tin có dịch được không?
Đây là tình huống khác với tài liệu bị tẩy xóa hoặc sửa chữa.
Nếu cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ với một thông tin nhất định thì người dịch về nguyên tắc phải dịch đúng nội dung thể hiện trên tài liệu, không được tự sửa thông tin theo suy đoán.
Ví dụ, họ tên trên bằng tốt nghiệp khác một ký tự so với hộ chiếu. Người dịch không nên tự thay tên trên bằng theo hộ chiếu chỉ để hồ sơ “đồng nhất”.
Khách hàng cần xác định xem sai khác đó:
- Có phải lỗi của cơ quan cấp không;
- Có cần cải chính hoặc cấp lại giấy tờ không;
- Cơ quan nhận hồ sơ có chấp nhận giải trình không.
Dịch thuật không phải là bước sửa nội dung của giấy tờ gốc.
Tài liệu tự lập có dịch chứng thực được không?
Không nên đánh đồng tất cả tài liệu tự lập với nhóm giấy tờ bị cấm dịch.
Thư xác nhận, thư giải trình, CV, đơn cá nhân hoặc một số tài liệu do cá nhân, doanh nghiệp lập có thể được xử lý theo mục đích sử dụng và thủ tục phù hợp.
Điều quan trọng là phải xác định khách hàng đang cần:
- Dịch thông thường;
- Chứng thực chữ ký người dịch;
- Chứng thực chữ ký người lập tài liệu;
- Công chứng hoặc chứng thực một giao dịch;
- Hay chỉ cần bản dịch để nộp kèm hồ sơ.
Không nên áp dụng một thủ tục cho tất cả các loại tài liệu.
Nếu giấy tờ không đủ điều kiện thì BKMOS xử lý thế nào?
Nguyên tắc của BKMOS là không cố hoàn thiện chứng thực bằng mọi giá nếu tài liệu nguồn chưa đáp ứng điều kiện cần thiết.
Khi nhận hồ sơ, chúng tôi thường xử lý theo các hướng sau:
Tài liệu chỉ có vấn đề về chất lượng file
Khách hàng được yêu cầu scan hoặc chụp lại rõ hơn. Sau khi đọc được đầy đủ nội dung, hồ sơ có thể tiếp tục xử lý.
Giấy tờ nước ngoài cần hoàn thành bước xác thực trước
BKMOS kiểm tra trước giấy tờ thuộc trường hợp:
- Cần Apostille;
- Cần hợp pháp hóa lãnh sự;
- Được miễn;
- Hoặc thuộc trường hợp không yêu cầu thủ tục này.
Nếu cần hoàn thành thủ tục pháp lý trước, khách hàng sẽ được thông báo để thực hiện đúng trình tự rồi mới tiến hành bước dịch/chứng thực phù hợp.
Tài liệu gốc không còn đủ điều kiện sử dụng
Nếu giấy tờ hư hỏng, tẩy xóa hoặc không xác định được nội dung, khách hàng có thể phải liên hệ cơ quan cấp để xin trích lục, cấp lại hoặc điều chỉnh.
Cách làm này thường nhanh hơn việc dịch trước rồi đến bước cuối mới bị từ chối.
Người dịch có được biết tài liệu không đủ điều kiện nhưng vẫn dịch không?
Cần phân biệt dịch nội dung cho mục đích tham khảo và dịch để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
Đối với thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, giấy tờ thuộc các trường hợp pháp luật quy định không được dịch để chứng thực thì không thể chỉ hoàn thành bản dịch rồi yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
Đây cũng là lý do một đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp không chỉ nhận file và tính số trang. Trước khi làm hồ sơ, cần xem cả tình trạng giấy tờ, cơ quan cấp, quốc gia cấp, mục đích sử dụng và thủ tục mà cơ quan nhận hồ sơ yêu cầu.
Nếu muốn hiểu đầy đủ thủ tục, xem bài Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch 2026: hồ sơ, quy trình, nơi làm, phí.
Kiểm tra nhanh trước khi gửi dịch
Trước khi gửi hồ sơ, bạn có thể kiểm tra 6 điểm:
- Tài liệu có bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt bất thường không?
- Nội dung có còn đọc đầy đủ và xác định chính xác được không?
- Tài liệu có đóng dấu mật hoặc ghi hạn chế dịch không?
- Nếu là giấy tờ nước ngoài, tài liệu có thuộc diện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự, được miễn hoặc không yêu cầu xác thực không?
- Nếu thuộc diện Apostille, quốc gia cấp giấy tờ có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam tại thời điểm sử dụng không?
- Bản scan có đầy đủ tất cả các trang và hai mặt cần thiết không?
Nếu các điểm trên đều phù hợp, phần lớn giấy tờ hành chính thông thường có thể chuyển sang bước kiểm tra dịch thuật và thủ tục chứng thực tương ứng.
Căn cứ pháp lý cần lưu ý
Bài viết được cập nhật theo các quy định hiện hành liên quan đến chứng thực và việc sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, trong đó đáng chú ý gồm:
- Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về các giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch;
- Các quy định sửa đổi, bổ sung và thủ tục hành chính hiện hành trong lĩnh vực chứng thực;
- Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/07/2026 hướng dẫn thực thi Công ước Apostille, có hiệu lực từ ngày 11/09/2026.
Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, đối với giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam, cơ chế Apostille được áp dụng thay cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thông thường. Với quốc gia không thuộc quan hệ áp dụng, việc chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự vẫn được thực hiện theo quy định tương ứng. Trường hợp điều ước quốc tế hoặc quy định áp dụng có thủ tục đơn giản hơn hoặc miễn xác thực thì áp dụng quy định đó.
Kết luận
Không phải giấy tờ nào cũng có thể dịch rồi chứng thực chữ ký người dịch.
Những nhóm cần đặc biệt lưu ý gồm tài liệu bị sửa chữa không hợp lệ, hư hỏng không xác định được nội dung, tài liệu mật hoặc bị cấm dịch, tài liệu có nội dung pháp luật không cho phép chứng thực và một số giấy tờ nước ngoài chưa đáp ứng yêu cầu xác thực cần thiết.
Từ ngày 11/09/2026, đối với giấy tờ nước ngoài không nên mặc định rằng bước cần thực hiện luôn là hợp pháp hóa lãnh sự. Tùy quốc gia, loại giấy tờ và mục đích sử dụng, hồ sơ có thể thuộc diện Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự, được miễn hoặc không yêu cầu xác thực.
Đồng thời, một số loại giấy tờ nước ngoài như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo có ngoại lệ trong thủ tục chứng thực hiện hành. Tuy nhiên, vẫn cần kiểm tra yêu cầu riêng của cơ quan nơi hồ sơ sẽ được sử dụng.
Từ kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế, BKMOS khuyên khách hàng nên gửi bản scan để kiểm tra trước khi dịch. Chỉ mất vài phút kiểm tra ban đầu nhưng có thể tránh việc dịch xong rồi mới phát hiện hồ sơ chưa thể hoàn thiện.
Nếu chưa rõ giấy tờ của mình thuộc trường hợp nào, có thể xem bài tổng quan Dịch thuật công chứng là gì?, bài Có thể tự dịch giấy tờ rồi yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch không? hoặc gửi tài liệu để BKMOS kiểm tra trước khi sử dụng dịch vụ dịch thuật công chứng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ bị rách một góc có dịch công chứng được không?
Có thể nếu phần hư hỏng không làm mất nội dung và tài liệu vẫn xác định được đầy đủ thông tin. Nếu giấy tờ hư hỏng đến mức không xác định được nội dung thì không đủ điều kiện để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
Giấy tờ có sửa bằng bút có dịch chứng thực được không?
Cần kiểm tra việc sửa chữa có hợp lệ và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận hay không. Tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ thuộc nhóm không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch.
Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự có dịch chứng thực được không?
Không thể chỉ căn cứ vào việc giấy tờ “đã hợp pháp hóa lãnh sự hay chưa”.
Từ ngày 11/09/2026 cần kiểm tra tài liệu thuộc trường hợp Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự, được miễn hoặc không yêu cầu xác thực. Ngoài ra, thủ tục chứng thực hiện hành có ngoại lệ đối với một số giấy tờ như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo.
Giấy tờ có Apostille rồi có cần hợp pháp hóa lãnh sự nữa không?
Nếu đó là giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước, được cấp Apostille hợp lệ và lưu thông giữa Việt Nam với quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam thì áp dụng cơ chế Apostille, không thực hiện thêm quy trình hợp pháp hóa lãnh sự thông thường cho cùng mục đích xác nhận nguồn gốc giấy tờ.
Tuy nhiên, Apostille không thay thế bản dịch hoặc các yêu cầu khác của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Có phải mọi quốc gia thành viên Công ước Apostille đều tự động áp dụng Apostille với Việt Nam không?
Không nên mặc định như vậy. Cần kiểm tra tại thời điểm sử dụng xem Công ước có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và quốc gia liên quan hay không. Nếu Công ước không có hiệu lực giữa hai nước thì giấy tờ vẫn được xử lý theo cơ chế chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự hoặc quy định khác có liên quan.
Bằng tốt nghiệp nước ngoài chưa Apostille có dịch chứng thực được không?
Theo thủ tục chứng thực hiện hành, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo thuộc nhóm ngoại lệ đối với yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự khi thực hiện chứng thực.
Tuy nhiên, việc bản dịch được chứng thực không đồng nghĩa cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ miễn Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bằng gốc. Cần kiểm tra yêu cầu của thủ tục cụ thể mà văn bằng sẽ được sử dụng.
Bản scan mờ nhưng còn bản gốc rõ thì có làm được không?
Có thể. Khách hàng chỉ cần cung cấp lại hình ảnh rõ hơn hoặc xuất trình tài liệu phù hợp khi thủ tục yêu cầu. Vấn đề nằm ở tình trạng của tài liệu nguồn, không phải việc file đầu tiên gửi qua Zalo bị mờ.
BKMOS có kiểm tra giấy tờ trước khi nhận dịch không?
Có. Với hồ sơ cần chứng thực, BKMOS có thể kiểm tra sơ bộ tài liệu nguồn, quốc gia cấp, mục đích sử dụng và các bước cần hoàn thiện trước khi tiến hành dịch.
