Bản dịch công chứng có thời hạn bao lâu? Về nguyên tắc, pháp luật về chứng thực hiện hành không quy định một thời hạn chung rằng bản dịch công chứng chỉ có giá trị 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm. Nếu giấy tờ gốc không thay đổi và cơ quan tiếp nhận không yêu cầu hồ sơ phải được cấp hoặc dịch trong một khoảng thời gian nhất định, bản dịch đã được chứng thực trước đó vẫn có thể tiếp tục sử dụng.
Tuy nhiên, điều này không có nghĩa một bản dịch có thể dùng cho mọi hồ sơ và dùng mãi mãi. Trong thực tế 20 năm xử lý tài liệu công chứng, BKMOS thường gặp trường hợp khách hàng phải dịch lại không phải vì “con dấu hết hạn”, mà vì giấy tờ gốc đã hết thời hạn sử dụng, thông tin đã thay đổi hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu tài liệu mới hơn.
Bản dịch công chứng có hết hạn không?
Trước hết cần hiểu đúng bản chất của thủ tục thường được gọi là dịch thuật công chứng.
Trong nhiều trường hợp, thủ tục pháp lý thực tế là chứng thực chữ ký người dịch. Cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên bản dịch theo quy định tại thời điểm thực hiện chứng thực. Pháp luật về chứng thực không quy định rằng sau 3 tháng hoặc 6 tháng thì dấu chứng thực này tự mất giá trị.
Vì vậy, nếu một bằng tốt nghiệp được dịch và chứng thực năm trước, năm nay bằng tốt nghiệp đó vẫn giữ nguyên nội dung và nơi nhận hồ sơ chấp nhận bản dịch cũ thì không có lý do chỉ vì bản dịch đã “quá 6 tháng” mà bắt buộc phải dịch lại.
Điều cần kiểm tra không phải chỉ là ngày đóng dấu trên bản dịch, mà là tài liệu gốc và yêu cầu của hồ sơ hiện tại.
Cần phân biệt 3 loại “thời hạn” khác nhau
Đây là điểm khách hàng thường nhầm nhất. Khi hỏi “bản dịch còn hạn không?”, nên kiểm tra ba vấn đề riêng biệt.
1. Thời hạn của bản dịch được chứng thực
Không có một thời hạn chung áp dụng cho tất cả bản dịch như 3 tháng hoặc 6 tháng.
2. Thời hạn hoặc độ mới của giấy tờ gốc
Một số loại tài liệu phải còn hiệu lực hoặc phải được cấp trong một khoảng thời gian nhất định tính đến ngày nộp hồ sơ. Khi giấy tờ gốc không còn đáp ứng điều kiện đó, bản dịch cũ dù được thực hiện chính xác cũng không thể làm cho giấy tờ gốc “còn hạn” trở lại.
3. Yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận
Đại sứ quán, trường học, cơ quan lao động, cơ quan di trú hoặc tổ chức nước ngoài có thể yêu cầu hồ sơ phải mới, được cấp gần ngày nộp hoặc được dịch theo một hình thức cụ thể.
Đây thường là nguyên nhân thực tế khiến khách hàng phải làm lại bản dịch.
Những giấy tờ nào thường không cần dịch lại chỉ vì bản dịch cũ?
Những giấy tờ có nội dung ổn định, đã được cấp và không thay đổi theo thời gian thường có khả năng sử dụng lại bản dịch cao hơn, chẳng hạn:
- Bằng tốt nghiệp;
- Bảng điểm đã hoàn thành chương trình học;
- Giấy khai sinh;
- Quyết định ly hôn đã có hiệu lực;
- Quyết định hoặc văn bằng được cấp một lần;
- Một số giấy chứng nhận có nội dung không thay đổi.
Ví dụ, một khách hàng đã dịch công chứng bằng đại học hai năm trước. Nếu hiện nay vẫn sử dụng đúng bằng đó, nội dung không thay đổi và cơ quan tiếp nhận không yêu cầu bản dịch mới thì không nhất thiết phải trả tiền dịch lại chỉ vì bản dịch đã hai năm tuổi.
Trong thực tế, BKMOS thường khuyên khách hàng gửi ảnh bản dịch cũ và cho biết nơi chuẩn bị nộp hồ sơ. Chỉ nên làm lại khi thực sự cần.
Khi nào bản dịch công chứng phải làm lại?
1. Giấy tờ gốc đã được cấp lại hoặc thay đổi nội dung
Đây là trường hợp rõ nhất.
Ví dụ:
- Hộ chiếu đã được cấp mới;
- Thông tin cư trú thay đổi;
- Giấy đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh;
- Giấy tờ hộ tịch được cải chính;
- Họ tên, ngày sinh hoặc thông tin nhân thân được điều chỉnh;
- Trường học cấp lại bảng điểm hoặc văn bằng với thông tin mới.
Bản dịch cũ phản ánh tài liệu cũ nên không còn phù hợp. Khi đó cần dịch theo giấy tờ mới.
2. Giấy tờ gốc phải được cấp trong một thời hạn nhất định
Đây là trường hợp rất thường gặp trong hồ sơ hành chính.
Ví dụ với hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định hiện hành, Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương phải được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Một số giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp cũng có yêu cầu về thời hạn sử dụng.
Nếu Phiếu lý lịch tư pháp đã quá thời gian được hồ sơ chấp nhận thì khách hàng phải xin giấy mới. Khi có giấy mới, ngày cấp và đôi khi nội dung cũng thay đổi, nên đương nhiên phải thực hiện bản dịch tương ứng với giấy mới.
Không nên hiểu đây là bản dịch hết hạn sau 6 tháng. Thực tế là tài liệu nguồn không còn đáp ứng điều kiện của bộ hồ sơ.
3. Cơ quan tiếp nhận yêu cầu tài liệu mới
Có những loại giấy tờ pháp luật không quy định một “hạn sử dụng” chung, nhưng cơ quan tiếp nhận cần thông tin phản ánh tình trạng hiện tại.
Ví dụ, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy xác nhận cư trú hoặc giấy xác nhận công tác được sử dụng để chứng minh một tình trạng tại một thời điểm nhất định.
Nếu tài liệu được cấp quá lâu so với thời điểm nộp hồ sơ, cơ quan nhận có thể yêu cầu giấy xác nhận mới. Khi khách hàng xin giấy mới thì nên dịch lại theo đúng tài liệu mới đó.
4. Bản dịch cũ có sai sót hoặc không còn phù hợp
Không nên tiếp tục sử dụng một bản dịch chỉ vì nó đã được đóng dấu nếu có lỗi về:
- Họ tên;
- Ngày tháng;
- Số hộ chiếu, số giấy tờ;
- Tên cơ quan;
- Chức danh;
- Thuật ngữ pháp lý;
- Tên bằng cấp hoặc chuyên ngành;
- Nội dung bị thiếu so với bản gốc.
Trong trường hợp này, vấn đề không phải thời hạn mà là độ chính xác của bản dịch. Nếu lỗi có khả năng ảnh hưởng đến hồ sơ thì nên xử lý lại ngay.
5. Bản dịch cũ không đáp ứng yêu cầu của quốc gia hoặc cơ quan mới
Một bản dịch từng dùng để xin visa ở quốc gia A chưa chắc phù hợp khi sử dụng cho quốc gia B.
Cơ quan mới có thể yêu cầu:
- Dịch sang ngôn ngữ khác;
- Chứng thực theo hình thức khác;
- Chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự;
- Bản dịch do đơn vị hoặc người dịch đáp ứng điều kiện riêng;
- Tài liệu được trình bày theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Do đó, trước khi dùng lại bản dịch cũ cho hồ sơ nước ngoài, nên kiểm tra yêu cầu mới. Xem thêm bài Bản dịch giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài có cần chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự không?.
Kinh nghiệm BKMOS: đừng vội dịch lại chỉ vì bản dịch đã quá 6 tháng
Khách hàng thường gọi cho BKMOS và hỏi: “Bản dịch này làm cách đây 8 tháng rồi, có phải dịch lại không?”.
Câu hỏi đầu tiên của chúng tôi thường không phải “bản dịch làm ngày nào?” mà là:
- Giấy tờ gốc là giấy gì?
- Giấy tờ gốc có thay đổi hoặc được cấp lại không?
- Bản dịch sẽ nộp cho cơ quan nào?
- Cơ quan đó có yêu cầu giấy tờ hoặc bản dịch mới không?
Nếu bằng đại học được cấp năm 2018, dịch năm 2024 và năm 2026 vẫn dùng chính bằng đó thì về mặt nội dung không có lý do để tự động dịch lại.
Ngược lại, một Phiếu lý lịch tư pháp được dịch rất đẹp và chứng thực đầy đủ nhưng giấy gốc không còn đáp ứng thời gian mà thủ tục yêu cầu thì bản dịch đó cũng không giải quyết được vấn đề.
Vì vậy, tuổi của bản dịch không quan trọng bằng tình trạng của giấy tờ gốc và yêu cầu của nơi nhận hồ sơ.
Bản dịch cũ còn tốt nhưng mất bản gốc thì sao?
Cần xem từng trường hợp.
Nếu cơ quan tiếp nhận chỉ yêu cầu bản dịch đã được chứng thực và không yêu cầu đối chiếu bản chính thì bản dịch cũ có thể vẫn sử dụng được. Nhưng nếu thủ tục hiện tại yêu cầu xuất trình bản chính, bản sao chứng thực hoặc cần thực hiện lại một bước chứng thực thì việc không còn bản gốc có thể phát sinh vấn đề.
Bạn có thể xem chi tiết tại bài Dịch thuật công chứng có cần bản gốc không? Bản scan, photo có được không?.
Giấy tờ nước ngoài thì thời hạn được tính thế nào?
Với tài liệu nước ngoài, ngoài độ mới của tài liệu còn phải kiểm tra điều kiện pháp lý khi sử dụng tại Việt Nam.
Tùy loại giấy tờ và quốc gia cấp, tài liệu có thể phải thực hiện chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch và chứng thực, trừ trường hợp được miễn.
Do đó không nên chỉ nhìn ngày của bản dịch. Cần kiểm tra toàn bộ chuỗi:
Giấy tờ gốc → thời hạn của giấy tờ → hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần → bản dịch → chứng thực → yêu cầu của hồ sơ.
Xem thêm: Giấy tờ nước ngoài có cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi dịch và chứng thực không?.
Cách kiểm tra nhanh một bản dịch cũ có cần làm lại không
Trước khi đặt dịch lại, hãy kiểm tra 4 câu hỏi:
- Tài liệu gốc có còn đúng và còn giá trị sử dụng không?
- Thông tin trên giấy tờ có thay đổi không?
- Cơ quan tiếp nhận có giới hạn ngày cấp của giấy tờ không?
- Hình thức chứng thực của bản dịch cũ có được nơi nhận chấp nhận không?
Nếu cả bốn câu trả lời đều ổn, bản dịch cũ thường không cần làm lại chỉ vì đã được dịch từ vài tháng hoặc vài năm trước.
Kết luận
Không có quy định chung rằng bản dịch công chứng hết hạn sau 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm. Điều quyết định khả năng sử dụng của bản dịch chủ yếu nằm ở giấy tờ gốc và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Khách hàng thường phải dịch lại khi giấy tờ được cấp mới, thông tin thay đổi, giấy tờ gốc không còn đáp ứng thời hạn của thủ tục hoặc nơi nhận yêu cầu tài liệu mới.
Sau 20 năm xử lý hồ sơ dịch thuật, nguyên tắc BKMOS áp dụng rất đơn giản:
Đừng hỏi bản dịch đã bao nhiêu tháng trước tiên. Hãy kiểm tra giấy tờ gốc còn dùng được hay không và nơi nhận hồ sơ đang yêu cầu gì.
Nếu chưa chắc bản dịch cũ có sử dụng lại được hay không, khách hàng có thể gửi ảnh tài liệu và cho biết mục đích sử dụng để BKMOS kiểm tra trước. Thông tin về quy trình có thể xem thêm tại dịch vụ dịch thuật công chứng BKMOS.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch công chứng quá 6 tháng có dùng được không?
Có thể. Không có quy định chung rằng mọi bản dịch hết giá trị sau 6 tháng. Cần kiểm tra giấy tờ gốc và yêu cầu của cơ quan nhận hồ sơ.
Bằng đại học dịch công chứng cách đây 2 năm có phải dịch lại không?
Không nhất thiết. Nếu bằng không thay đổi và cơ quan tiếp nhận chấp nhận bản dịch cũ thì có thể tiếp tục sử dụng.
Lý lịch tư pháp dịch cách đây 7 tháng có dùng làm giấy phép lao động được không?
Cần kiểm tra ngày cấp của Phiếu lý lịch tư pháp. Đối với hồ sơ lao động nước ngoài, quy định hiện hành yêu cầu giấy này được cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ trong trường hợp áp dụng. Nếu phải xin Phiếu mới thì cần dịch theo tài liệu mới.
Có thể đóng dấu lại vào bản dịch cũ thay vì dịch lại không?
Không nên mặc định như vậy. Cần kiểm tra bản dịch, giấy tờ nguồn và thủ tục chứng thực hiện tại. Nếu tài liệu nguồn đã thay đổi thì phải xử lý bản dịch theo tài liệu mới.
Dịch thuật công chứng mất bao lâu nếu phải làm lại?
Phụ thuộc ngôn ngữ, số lượng giấy tờ và thủ tục cần hoàn thiện. Xem thêm bài Dịch thuật công chứng mất bao lâu? Có lấy trong ngày được không?.
