Hợp đồng lao động tiếng Anh là gì? Cách dịch chuẩn trong hồ sơ lao động

Trong nhiều bộ hồ sơ xin visa, du học, định cư, chứng minh công việc hoặc làm việc với đối tác nước ngoài, hợp đồng lao động là giấy tờ thường được yêu cầu dịch sang tiếng Anh. Tuy nhiên, khi dịch tài liệu này, nhiều người băn khoăn không biết nên dùng Labor Contract, Employment Contract hay một cách diễn đạt khác cho đúng ngữ cảnh.

Với kinh nghiệm hơn 20 năm xử lý hồ sơ dịch thuật công chứng tại BKMOS, chúng tôi nhận thấy “hợp đồng lao động” không chỉ cần dịch đúng tên gọi, mà còn cần dịch chính xác các điều khoản về chức danh, thời hạn hợp đồng, mức lương, phụ cấp, bảo hiểm, quyền và nghĩa vụ của các bên. Một bản dịch hợp đồng lao động tốt phải vừa đúng thuật ngữ pháp lý – lao động, vừa dễ đối chiếu với bản gốc khi nộp hồ sơ.

Trong bài viết này, BKMOS sẽ giải thích hợp đồng lao động tiếng Anh là gì, khi nào nên dùng Labor Contract, khi nào có thể dùng Employment Contract, đồng thời gợi ý các thuật ngữ thường gặp để bạn sử dụng đúng trong hồ sơ thực tế.

1. Hợp đồng lao động tiếng Anh là gì?

Hợp đồng lao động tiếng Anh thường được dịch là Labor Contract hoặc Employment Contract. Trong đó, khi dịch hồ sơ lao động, hồ sơ pháp lý, hồ sơ xin visa, hồ sơ chứng minh công việc hoặc tài liệu doanh nghiệp tại Việt Nam, cách dịch Labor Contract thường được dùng phổ biến và phù hợp với văn phong pháp lý Việt Nam hơn.

Tuy nhiên, trong môi trường tiếng Anh quốc tế, đặc biệt tại các nước sử dụng tiếng Anh như Anh, Úc, Canada, Singapore hoặc trong văn bản nhân sự của doanh nghiệp đa quốc gia, cụm Employment Contract cũng rất thông dụng và tự nhiên.

Vì vậy, không nên hiểu máy móc rằng chỉ có một cách dịch duy nhất. Cách dịch phù hợp cần dựa vào mục đích sử dụng hồ sơ, loại tài liệu, quốc gia tiếp nhận và văn phong của toàn bộ bộ hồ sơ.

Nếu cần dịch tiêu đề văn bản “HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG”, BKMOS thường ưu tiên dịch là: LABOR CONTRACT

Cách dịch này ngắn gọn, rõ nghĩa, phù hợp với văn phong hợp đồng lao động được lập tại Việt Nam và dễ hiểu khi nộp trong các bộ hồ sơ pháp lý, lao động, visa, du học, định cư hoặc doanh nghiệp.

Đây là giấy tờ thuộc nhóm hồ sơ lao động Tiếng Anh dùng để nộp hồ sơ quốc tế, thường đi kèm Xác nhận công tác, thư xin việc và nhiều hồ sơ khác.

2. Nên dùng Labor Contract hay Employment Contract?

Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất khi dịch “hợp đồng lao động” sang tiếng Anh. Trên thực tế, cả Labor Contract và Employment Contract đều có thể được dùng, nhưng sắc thái và ngữ cảnh sử dụng có khác nhau.

Labor Contract

Labor Contract là cách dịch sát với thuật ngữ “hợp đồng lao động” trong văn bản pháp luật và hồ sơ lao động tại Việt Nam. Cụm này thường phù hợp khi dịch:

• hợp đồng lao động của công ty Việt Nam;
• hồ sơ xin visa cần chứng minh việc làm;
• hồ sơ lao động nộp cho cơ quan, tổ chức;
• hồ sơ doanh nghiệp có yếu tố nhân sự;
• hợp đồng lao động cần dịch công chứng;
• phụ lục hợp đồng lao động;
• quyết định, công văn, bảng lương, giấy xác nhận liên quan đến quan hệ lao động.

Employment Contract

Employment Contract là cách dịch tự nhiên trong tiếng Anh quốc tế, đặc biệt trong tài liệu nhân sự, doanh nghiệp nước ngoài, môi trường multinational company hoặc khi hồ sơ được dùng tại những quốc gia quen sử dụng thuật ngữ này.

Cụm này thường phù hợp khi dịch trong các ngữ cảnh:

• hợp đồng tuyển dụng;
• hồ sơ nhân sự quốc tế;
• thư mời làm việc;
• thỏa thuận làm việc;
• chính sách nhân sự;
• hợp đồng làm việc theo chuẩn doanh nghiệp nước ngoài.

Ví dụ:

Employment Contract between ABC Company and Mr. Nguyen Van A

Lời khuyên của chuyên gia BKMOS: Nếu dịch một hợp đồng lao động lập tại Việt Nam để nộp hồ sơ chính thức, BKMOS thường khuyên dùng Labor Contract cho tiêu đề chính.  Nếu dịch tài liệu nhân sự theo văn phong quốc tế hoặc viết lại nội dung cho doanh nghiệp nước ngoài, có thể dùng Employment Contract.  Quan trọng nhất là phải thống nhất trong toàn bộ bộ hồ sơ. Không nên lúc đầu dịch là Labor Contract, phần sau lại đổi thành Employment Contract nếu không có lý do rõ ràng.

3. Vì sao không nên dịch là “Work Contract”?

Nhiều người khi dịch từng chữ có thể nghĩ “hợp đồng lao động” là Work Contract. Tuy nhiên, đây không phải là cách dịch chuẩn trong hồ sơ pháp lý và nhân sự.

Work Contract nghe chung chung, dễ bị hiểu là hợp đồng công việc, hợp đồng thực hiện một việc cụ thể hoặc thỏa thuận làm việc không nhất thiết phản ánh đầy đủ quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Vì vậy, khi dịch “Hợp đồng lao động”, không nên dùng:

• Work Contract;
• Working Contract;
• Labour Agreement nếu tài liệu gốc là hợp đồng lao động;
• Labor Agreement nếu không cần thiết;
• Contract of Working.

Cách dịch an toàn và chuyên nghiệp hơn vẫn là:

Labor Contract
hoặc
Employment Contract

4. “Labor” hay “Labour” khác nhau thế nào?

Labor là cách viết theo tiếng Anh Mỹ.
Labour là cách viết theo tiếng Anh Anh.

Ví dụ:

• Labor Contract – tiếng Anh Mỹ;
• Labour Contract – tiếng Anh Anh;
• Labor Code – tiếng Anh Mỹ;
• Labour Code – tiếng Anh Anh.

Trong dịch thuật hồ sơ tại Việt Nam, cách viết Labor thường được dùng phổ biến hơn trong nhiều bản dịch pháp luật, hợp đồng và hồ sơ lao động. Tuy nhiên, nếu hồ sơ nộp cho Anh, Úc, New Zealand hoặc một tổ chức dùng tiếng Anh Anh, Labour cũng có thể được chấp nhận.

Điều quan trọng là không nên dùng lẫn lộn trong cùng một bộ hồ sơ. Nếu đã chọn Labor Contract, nên dùng thống nhất:

• Labor Contract;
• Labor Code;
• labor relationship;
• labor discipline.

Nếu chọn văn phong Anh – Anh, nên thống nhất:

• Labour Contract;
• Labour Code;
• labour relationship;
• labour discipline.

5. Các loại hợp đồng lao động thường gặp bằng tiếng Anh

Khi dịch hợp đồng lao động, không chỉ tiêu đề “Hợp đồng lao động” cần chính xác. Các loại hợp đồng cũng cần được dịch đúng để tránh hiểu sai thời hạn và bản chất quan hệ lao động.

Trong thực tế dịch thuật, cần xem kỹ tiêu đề và nội dung văn bản gốc. Không phải tài liệu nào có chữ “thỏa thuận” cũng dịch là agreement, và không phải văn bản nào liên quan lao động cũng là labor contract.

6. Bảng thuật ngữ thường gặp trong hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động thường có nhiều thuật ngữ pháp lý, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm và quyền nghĩa vụ của các bên. Dưới đây là bảng thuật ngữ thường gặp khi dịch hợp đồng lao động sang tiếng Anh.

Lưu ý của chuyên gia BKMOS: Khi dịch hợp đồng lao động, nên ưu tiên tính thống nhất. Ví dụ, nếu người lao động đã dịch là Employee, không nên lúc khác đổi thành Worker nếu không có lý do. Nếu người sử dụng lao động đã dịch là Employer, không nên đổi thành Company trong các điều khoản pháp lý quan trọng.

7. Cách dịch tiêu đề hợp đồng lao động trong hồ sơ thực tế

Tùy từng văn bản, tiêu đề có thể được dịch khác nhau.

1. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Cách dịch nên dùng:

LABOR CONTRACT

Hoặc:

EMPLOYMENT CONTRACT

Nếu hồ sơ do doanh nghiệp Việt Nam lập và cần dịch công chứng, nên ưu tiên Labor Contract.

2. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG XÁC ĐỊNH THỜI HẠN

Cách dịch nên dùng:

FIXED-TERM LABOR CONTRACT

Có thể dùng:

FIXED-TERM EMPLOYMENT CONTRACT

3. HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG KHÔNG XÁC ĐỊNH THỜI HẠN

Cách dịch nên dùng:

INDEFINITE-TERM LABOR CONTRACT

Hoặc:

INDEFINITE-TERM EMPLOYMENT CONTRACT

4. PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Cách dịch nên dùng:

LABOR CONTRACT APPENDIX

Hoặc nếu phụ lục dùng để sửa đổi/bổ sung điều khoản:

ADDENDUM TO LABOR CONTRACT

Trong thực tế, Appendix thường dùng cho phụ lục đính kèm, còn Addendum thường dùng cho văn bản bổ sung/sửa đổi hợp đồng. Khi dịch, cần xem nội dung phụ lục để chọn từ phù hợp.

Ví dụ dịch một số cụm trong hợp đồng lao động

Ví dụ 1

Tiếng Việt:
Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng.

Tiếng Anh:
The Employee works under a fixed-term labor contract of 12 months.

Ví dụ 2

Tiếng Việt:
Mức lương chính: 15.000.000 đồng/tháng.

Tiếng Anh:
Base salary: VND 15,000,000 per month.

Ví dụ 3

Tiếng Việt:
Địa điểm làm việc: Văn phòng Công ty tại Đà Nẵng.

Tiếng Anh:
Workplace: The Company’s office in Da Nang.

Ví dụ 4

Tiếng Việt:
Người lao động có trách nhiệm bảo mật thông tin kinh doanh của Công ty.

Tiếng Anh:
The Employee is responsible for maintaining the confidentiality of the Company’s business information.

Ví dụ 5

Tiếng Việt:
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Tiếng Anh:
This Contract takes effect from the date of signing.

Ví dụ 6

Tiếng Việt:
Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Tiếng Anh:
Each party shall keep one copy of equal legal validity.

Những cụm trên tưởng đơn giản nhưng nếu dịch thiếu chính xác có thể làm thay đổi sắc thái pháp lý của hợp đồng. Đặc biệt với hợp đồng dùng để chứng minh quan hệ lao động, chứng minh thu nhập, hồ sơ visa, hồ sơ định cư hoặc hồ sơ làm việc với đối tác nước ngoài, bản dịch cần vừa đúng thuật ngữ vừa đúng văn phong hợp đồng.

Dịch thuật BKMOS đã chuẩn bị một bản dịch mẫu hợp đồng lao động để mọi người có thể hình dung rõ hơn cách trình bày, cách dịch các thuật ngữ pháp lý phù hợp

Tải miễn phí bản dịch mẫu hợp đồng lao động bằng tiếng Anh!

8. Hợp đồng lao động thường dùng trong những hồ sơ nào?

Bản dịch hợp đồng lao động thường được yêu cầu trong nhiều loại hồ sơ khác nhau, không chỉ trong nội bộ doanh nghiệp.

Hồ sơ xin visa

Khi xin visa du lịch, công tác, thăm thân hoặc một số loại visa dài hạn, hợp đồng lao động có thể được dùng để chứng minh công việc, thu nhập, ràng buộc nghề nghiệp và khả năng quay về Việt Nam.

Trong trường hợp này, hợp đồng lao động thường đi kèm:

• giấy xác nhận công tác;
• giấy xác nhận thu nhập;
• bảng lương;
• sao kê tài khoản;
• quyết định bổ nhiệm;
• đơn xin nghỉ phép;
• bảo hiểm xã hội nếu có.

Hồ sơ du học

Đối với phụ huynh hoặc người bảo trợ tài chính, hợp đồng lao động có thể là một phần trong bộ hồ sơ chứng minh công việc và năng lực tài chính.

Khi đó, bản dịch cần thống nhất với:

• giấy xác nhận công tác tiếng Anh;
• giấy xác nhận thu nhập;
• bảng lương;
• sao kê ngân hàng;
• giấy đăng ký kinh doanh nếu người bảo trợ là chủ doanh nghiệp.

Hồ sơ định cư hoặc bảo lãnh

Trong một số hồ sơ định cư, bảo lãnh hoặc đoàn tụ gia đình, hợp đồng lao động có thể được dùng để chứng minh tình trạng việc làm, thu nhập và mối quan hệ lao động ổn định.

Hồ sơ doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể cần dịch hợp đồng lao động khi làm việc với đối tác nước ngoài, kiểm toán, hồ sơ nhân sự quốc tế, hồ sơ đầu tư, hồ sơ lao động nước ngoài hoặc báo cáo nội bộ bằng tiếng Anh.

Hồ sơ lao động nước ngoài

Với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc người Việt Nam làm việc cho tổ chức nước ngoài, hợp đồng lao động có thể cần dịch để phục vụ thủ tục lao động, giấy phép lao động, giải trình hồ sơ hoặc lưu trữ nhân sự.

9. Những lỗi thường gặp khi dịch hợp đồng lao động sang tiếng Anh

Dịch sai “người lao động” và “người sử dụng lao động”

Một lỗi phổ biến là dịch người lao động thành Laborer trong mọi trường hợp. Từ Laborer thường chỉ người lao động chân tay, công nhân lao động phổ thông, không phù hợp cho mọi hợp đồng.

Trong hợp đồng lao động, nên dùng:

• Employee = người lao động;
• Employer = người sử dụng lao động.

Dịch “mức lương” không thống nhất

“Mức lương” có thể dịch là salary hoặc wage tùy ngữ cảnh. Với nhân viên văn phòng, quản lý, chuyên viên, hồ sơ công ty, salary thường tự nhiên hơn. Với công việc trả công theo giờ/ngày/sản phẩm, wage có thể phù hợp hơn.

Không nên dùng lẫn lộn salary, wage, remuneration, income nếu không hiểu rõ ngữ cảnh.

Dịch sai thời hạn hợp đồng

“Xác định thời hạn” nên dịch là fixed-term.
“Không xác định thời hạn” nên dịch là indefinite-term.

Không nên dịch máy móc là:

• determined-term contract;
• undetermined labor contract;
• contract without determined time.

Dịch sai “phụ lục hợp đồng”

“Phụ lục hợp đồng” có thể là appendix, annex hoặc addendum tùy trường hợp. Nếu là phụ lục đính kèm, có thể dùng Appendix hoặc Annex. Nếu là văn bản bổ sung/sửa đổi điều khoản, Addendum thường phù hợp hơn.

Vì vậy, khi dịch Phụ lục hợp đồng lao động, cần đọc nội dung chứ không chỉ dịch tiêu đề.

Không thống nhất tên riêng và thông tin cá nhân

Hợp đồng lao động thường có nhiều thông tin như họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân, hộ chiếu, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản, chức danh, phòng ban. Những thông tin này phải thống nhất với hộ chiếu, căn cước công dân, giấy xác nhận công tác, bảng lương và các giấy tờ khác trong hồ sơ.

Giữ sai định dạng hợp đồng

Hợp đồng lao động thường có điều khoản, khoản, mục, bảng lương, chữ ký, dấu công ty, thông tin hai bên. Nếu bản dịch không giữ định dạng hợp đồng, người tiếp nhận hồ sơ có thể khó đối chiếu với bản gốc.

Vì vậy, bản dịch nên giữ:

• tiêu đề hợp đồng;
• số hợp đồng;
• thông tin các bên;
• điều khoản;
• bảng lương/phụ cấp nếu có;
• chữ ký;
• dấu;
• ngày tháng;
• cách đánh số điều khoản.

10. Có cần dịch công chứng hợp đồng lao động không?

Không phải trường hợp nào cũng cần dịch công chứng hợp đồng lao động. Việc có cần công chứng hay không phụ thuộc vào nơi tiếp nhận hồ sơ.

Nếu bản dịch dùng cho mục đích tham khảo nội bộ, trao đổi với đối tác hoặc lưu hồ sơ doanh nghiệp, có thể chỉ cần bản dịch chuyên nghiệp.

Nếu bản dịch dùng để nộp cho đại sứ quán, cơ quan di trú, trường học, cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính hoặc đối tác yêu cầu hồ sơ pháp lý, có thể cần bản dịch công chứng hoặc bản dịch có xác nhận phù hợp.

Trước khi dịch, nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận. Nếu chưa rõ, khách hàng có thể gửi hồ sơ cho đơn vị dịch thuật để được tư vấn nên dịch thường, dịch công chứng hay cần thêm bước chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.

11. Dịch hợp đồng lao động cần lưu ý gì?

Nên gửi đầy đủ toàn bộ hợp đồng

Không nên chỉ gửi trang đầu hoặc trang cuối. Người dịch cần xem toàn bộ nội dung để hiểu quan hệ lao động, thời hạn, lương, phụ cấp, bảo hiểm, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Nên gửi kèm phụ lục nếu có

Nếu hợp đồng có phụ lục về lương, chức danh, thời hạn, vị trí công việc hoặc điều chỉnh điều khoản, nên gửi kèm để bản dịch thống nhất.

Nên báo rõ mục đích sử dụng

Bản dịch dùng để xin visa, du học, định cư, làm việc với đối tác, nộp cho cơ quan nhà nước hay lưu hồ sơ doanh nghiệp sẽ có yêu cầu khác nhau về thuật ngữ và hình thức.

Kiểm tra kỹ tên riêng và số liệu

Người nhận bản dịch nên kiểm tra kỹ:

• họ tên;
• số căn cước công dân;
• số hộ chiếu;
• ngày sinh;
• chức danh;
• mức lương;
• thời hạn hợp đồng;
• ngày ký;
• tên công ty;
• mã số thuế;
• địa chỉ công ty.

Thống nhất với các giấy tờ lao động khác

Nếu hợp đồng lao động nằm trong một bộ hồ sơ, bản dịch cần thống nhất với:

• giấy xác nhận công tác;
• giấy xác nhận thu nhập;
• bảng lương;
• quyết định bổ nhiệm;
• quyết định tăng lương;
• sổ bảo hiểm xã hội;
• đơn xin nghỉ phép;
• thư xác nhận của công ty.
• Đơn xin việc Tiếng Anh

Đây là lý do dịch hồ sơ lao động không nên làm rời rạc từng giấy tờ nếu hồ sơ dùng để nộp chính thức.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng lao động tiếng Anh là gì?

Hợp đồng lao động tiếng Anh thường được dịch là Labor Contract hoặc Employment Contract. Trong hồ sơ pháp lý/lao động tại Việt Nam, Labor Contract thường được dùng nhiều hơn cho tiêu đề văn bản.

Labor Contract và Employment Contract khác nhau thế nào?

Labor Contract sát với thuật ngữ hợp đồng lao động trong bối cảnh pháp luật và hồ sơ lao động tại Việt Nam. Employment Contract là cách dùng phổ biến trong tiếng Anh quốc tế và môi trường nhân sự doanh nghiệp. Cần chọn cách dịch phù hợp với mục đích sử dụng hồ sơ.

Có nên dịch hợp đồng lao động là Work Contract không?

Không nên. Work Contract không phải là cách dịch chuẩn cho “hợp đồng lao động” trong hồ sơ pháp lý và nhân sự. Cách dịch phù hợp hơn là Labor Contract hoặc Employment Contract.

Hợp đồng lao động xác định thời hạn tiếng Anh là gì?

Hợp đồng lao động xác định thời hạn tiếng Anh là Fixed-term Labor Contract hoặc Fixed-term Employment Contract.

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn tiếng Anh là gì?

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn tiếng Anh là Indefinite-term Labor Contract hoặc Indefinite-term Employment Contract.

Phụ lục hợp đồng lao động tiếng Anh là gì?

Phụ lục hợp đồng lao động có thể dịch là Labor Contract Appendix, Appendix to Labor Contract hoặc Addendum to Labor Contract. Nếu phụ lục dùng để sửa đổi/bổ sung điều khoản, Addendum to Labor Contract thường phù hợp hơn.

Dịch hợp đồng lao động có cần công chứng không?

Tùy yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ. Nếu dùng cho visa, định cư, du học, thủ tục pháp lý hoặc nộp cho cơ quan/tổ chức yêu cầu hồ sơ chính thức, có thể cần dịch thuật công chứng. Nếu dùng nội bộ hoặc để tham khảo, có thể chỉ cần bản dịch chuyên nghiệp.

Dịch hợp đồng lao động cần gửi những gì?

Nên gửi đầy đủ toàn bộ hợp đồng, phụ lục nếu có, giấy tờ liên quan nếu cần thống nhất thông tin và nói rõ mục đích sử dụng bản dịch. Bản scan/chụp nên rõ nét, đủ trang, không bị mất chữ ký, dấu hoặc thông tin quan trọng.

Nếu bạn cần dịch hợp đồng lao động sang tiếng Anh để nộp hồ sơ visa, du học, định cư, làm việc với đối tác nước ngoài hoặc sử dụng trong doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ gửi bản scan/chụp rõ nét cho BKMOS để được kiểm tra tài liệu, tư vấn thuật ngữ và báo giá trước khi thực hiện.